Publicystyka - ngo.pl

Poniżej – w dziesięciu krótkich punktach – podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę, planując organizację imprezy lokalnej.

Na początku zastanów się, dla kogo chcesz zorganizować piknik: mieszkańców dzielnicy, dzieci i młodzieży, seniorów, właścicieli jamników czy np. miłośników przyrody.

Gdy ustalisz już grupę docelową, sprawdź czy nikt inny w twojej okolicy nie organizuje podobnej imprezy. Informacje o planowanych wydarzeniach można uzyskać w urzędzie dzielnicy, centrach aktywności lokalnej lub biurze urzędu miasta.

Jeśli okaże się, że ktoś wpadł na podobny pomysł, warto rozważyć wspólne poprowadzenie imprezy. Pamiętaj, że współpraca to dwa razy więcej: głów do kreatywnego myślenia nad programem, zasobów i rąk do pracy.

Skoro już jesteśmy przy głowach i rękach do pracy: im ich więcej, tym większa szansa na powodzenie przedsięwzięcia. Nie wszystko jesteś w stanie zrobić samodzielnie – i z pewnością nie musisz. Warto wyznaczyć osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary organizacji wydarzenia.

Zaproś też do współpracy inne organizacje i instytucje. Na pewno w naszej okolicy znajdą się podmioty, które chciałyby zaprezentować swoją działalność społeczności lokalnej.

Przed przystąpieniem do wspólnych prac warto przemyśleć strukturę organizacyjną – kto będzie głównodowodzącym całego przedsięwzięcia, kto poprowadzi spotkania organizacyjne, kto będzie odpowiadał za kwestie formalne, pozwolenia i promocję, a kto skoordynuje działania wolontariuszy.

Przedyskutuj w gronie organizatorów całą koncepcję wydarzenia. W trakcie burzy mózgów do wstępnie zarysowanego programu imprezy może dojść wiele nowych, ciekawych pomysłów, inne zaś mogą zostać zweryfikowane negatywnie.

Takich spotkań warto przeprowadzić kilka; na każdym z nich koordynatorzy działań powinni opowiedzieć o postępach prac w obszarach, za które opowiadają. Pamiętajcie, że najlepsze efekty przynoszą spotkania stacjonarne – nie wszystko da się bowiem sprawnie załatwić zdalnie czy przez telefon.

Na organizację imprezy w przestrzeni publicznej trzeba uzyskać niezbędne pozwolenia – przede wszystkim od zarządcy terenu, który wyda zgodę na realizację przedsięwzięcia w określonej przestrzeni. Dlatego też krok pierwszy to zdobycie informacji, kto odpowiada za interesujący nas teren.

Nie mniej istotne są okoliczne wspólnoty mieszkaniowe. Z nimi warto porozmawiać w pierwszej kolejności, zaprosić osobiście, zadbać o nie podczas imprezy. Jeżeli zarządzają terenem, będą również wydawać pozwolenie.

W zależności od programu możemy też potrzebować zgód na przeprowadzenie loterii, wykorzystanie muzyki czy wyświetlenie filmu. Jeśli chcemy coś sprzedawać, na to również potrzebna będzie zgoda.

Gdy już skoordynujesz prace nad uzyskaniem pozwoleń, warto pomyśleć o potencjalnych sponsorach imprezy.

Na około miesiąc przed terminem wydarzenia powinien być już przygotowany pełen program, uwzględniający kolejność poszczególnych atrakcji i rozpiskę godzinową. Umieść go na zaproszeniach – ułatwi to dotarcie do większej grupy zainteresowanych osób.

Zaproszenia w formie ulotek czy plakatów rozwieszonych na terenie dzielnicy to bardzo ważny punkt promocji. Materiały powinny być możliwie minimalistyczne – atrakcyjne graficznie, zawierające wymagane loga sponsorów i partnerów, ale nieprzeładowane. Program można przedstawić w skrótowej wersji.

Papierowe materiały promocyjne to jednak nie wszystko. Bardzo ważne jest również zamieszczenie informacji w mediach społecznościowych, z których dziś korzysta prawie każdy. Możliwość nieodpłatnego stworzenia strony wydarzenia daje m.in. Facebook.

Promocję w tym kanale społecznościowym trzeba jednak przemyśleć – posty powinny być spójne i publikowane w określonych odstępach czasu. Chętnie i właściwie zajmą się tym młodzi wolontariusze.

Na około dwa tygodnie przed imprezą każdy powinien być poinformowany, co ma robić w trakcie wydarzenia i o której powinien pojawić się na miejscu. Musisz też już wiedzieć, skąd weźmiesz prąd, czy np. urząd dzielnicy wypożyczy namioty i czy udało się załatwić wynajem sceny i nagłośnienia. Pamiętaj, że wiele rzeczy da się załatwić nieodpłatnie – np. wypożyczyć od innych organizacji czy dzielnicy w ramach partnerskiej współpracy (rozmowy trzeba jednak podjąć odpowiednio wcześniej).

Zadbaj też o dostęp do toalet i obsługi medycznej – są one niezbędne w czasie trwania imprezy. Ponadto to już ostatni dzwonek na druk plakatów i ulotek.

Przed rozpoczęciem imprezy należy wyznaczyć osobę, której zadaniem będzie koordynacja działań w sytuacjach nieprzewidzianych. Warto martwić się na zapas i pomyśleć, co zrobić, gdy nie dopisze pogoda, jeden z uczestników zasłabnie czy też zabraknie wody.

To mieszkańcy są adresatami naszych działań, dlatego przede wszystkim ich powinniśmy zapytać, jak oceniają wydarzenie. Możemy zrobić to w niestandardowej formie: np. prosząc uczestników, by wrzucili piłeczkę do jednego z dwóch koszyków ustawionych przy wyjściu (jeden informujący o tym, że impreza się podobała, drugi – że nie spełniła oczekiwań).

Innym sposobem na zebranie opinii jest umieszczenie na terenie imprezy plakatów, na których uczestnicy będą mogli dzielić się swoimi wrażeniami. Organizację i przebieg wydarzenia trzeba też omówić ze wszystkimi zaangażowanymi osobami. Zebrane w ten sposób informacje to nie tylko formalność – wyciągajmy z nich wnioski!

Na koniec podziękuj uczestnikom, sponsorom, patronom i współorganizatorom za udział w imprezie.

Życzymy powodzenia w organizacji wydarzenia!

To mieszkańcy są adresatami naszych działań, dlatego przede wszystkim ich powinniśmy zapytać, jak oceniają wydarzenie.