Publicystyka - ngo.pl

Punkt Informacji Turystycznej w Ustce od wielu lat był prowadzony przez Lokalną Organizację Turystyczną Ustka i Ziemia Słupska (LOT). Miasto podpisywało z organizacją umowę i przekazywało ok. 70 - 75 tys. zł rocznie na prowadzenie usług dla turystów odwiedzających Ustkę. Jednak ani jedna, ani druga strona nie były w pełni zadowolone z tego układu.

Usługi nieopisane

– Urzędnicy w zasadzie nie mieli podstaw, aby powiedzieć wprost, że nie podoba im się sposób realizacji tej usługi, bo organizacja wywiązywała się z tego, do czego zobowiązywała się w umowie. A że umowa była dość lapidarnie sformułowana, to i wymagania trudne do zweryfikowania. Z kolei Lokalna Organizacja Turystyczna miała przeświadczenie, że w ramach dwóch etatów, które są w stanie sfinansować z otrzymywanej dotacji i tak robią bardzo dużo, ale nie miała poczucia, że urząd to widzi i docenia – opowiada Marta Makuch, szefowa słupskiego Centrum Inicjatyw Obywatelskich, która doradzała usteckiemu urzędowi w przygotowaniu nowego modelu zlecania, realizacji tego zadania. Działo się to w ramach innowacyjnego projektu „Od partnerstwa do kooperacji”.

Nowa siedziba, nowy operator, nowe wymagania

Miasto Ustka, jako partner tego projektu, zobowiązała się do zlecenia zadania publicznego w formule w nim wypracowanej. Zbiegło się to z innym projektem, realizowanym przez miasto. Ustka z Regionalnego Programu Operacyjnego otrzymała pieniądze na budowę Centrum Informacji Turystycznej (CIT).

– W założeniach tego projektu był także wybór operatora, który miał poprowadzić tę instytucję – mówi Hanna Pela z Wydziału Rozwoju Lokalnego i Integracji Europejskiej Urzędu Miasta Ustka. – Nie chcieliśmy realizować tego zadania we własnym zakresie. Mieliśmy pewne doświadczenia ze współpracy z Lokalną Organizacją Turystyczną, ale ponieważ projekt finansowany ze środków unijnych musiał spełniać dodatkowe wymogi wyboru operatora, więc poszukiwaliśmy takiej formuły zlecenia tego zadania, która pogodziłaby różne interesy.

Po rozmowach z doradczynią, podjęto decyzję, aby zlecić do prowadzenia całą instytucję, wraz z przekazaniem nowej infrastruktury, ale na nowo i bardziej precyzyjnie określić, jakie usługi ma oferować turystom (i nie tylko im) zleceniobiorca.

Najpierw badanie rynku, potem zamówienie

W określeniu tych wymagań pomagała Marta Makuch, która koordynowała badanie rynku.

– Lokalna Organizacja Turystyczna, która do tej pory świadczyła usługi informacji turystycznej w Ustce, miała swoje wewnętrzne standardy, ale one nie do końca nam odpowiadały – mówi Makuch.

Poprzez ankiety i wywiady bezpośrednie z przedsiębiorcami z Ustki, turystami oraz przedstawicielami organizacji pozarządowych udało się ustalić, w jaki sposób powinna działać Centrum Informacji Turystycznej i jakie zadania wypełniać.

– Badanie rynku pokazało nam, że zarówno infrastruktura, jak i usługi informacji turystycznej adresowane do odbiorców nie były w pełni dostosowane do ich potrzeb – przyznaje Hanna Pela. – Ta wiedza to pierwszy, wymierny efekt zmiany w podejściu do zlecania zadań publicznych.

Wyniki badania posłużyły przede wszystkim do sformułowania warunków zamówienia, a później samej umowy na realizację zadania publicznego.

Nie tylko cena się liczy

Ponieważ inwestycja była finansowana ze środków unijnych, więc zlecenie prowadzenia Centrum Informacji Turystycznej musiało się odbyć na podstawie przetargu nieograniczonego, a nie w trybie konkursowym przewidzianym w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

– Jedyne, co mogliśmy zrobić, to tak sformułować kryteria wyboru oferty w przetargu, aby miały one uspołeczniony charakter – mówi Marta Makuch i dodaje, że wiele czasu zajęło jej przekonanie urzędników, aby nie stosowali wyłącznie kryterium ceny. – Początkowo usłyszałam, że nie ma innej możliwości, bo „tak się robi przetargi”. Dla urzędu racjonalność wydatkowania środków publicznych była równoznaczna z wyborem najtańszej oferty. Było to duże wyzwanie, żeby tak opisać kryteria wyboru oferty, aby jednak uwzględnić w nich także aspekt jakościowy.

Ostatecznie się udało. Urząd przystał, aby kryterium ceny stanowiło 85% oceny oferty. Pozostałe 15% to „doświadczenie wykonawcy w prowadzeniu informacji turystycznej miejscowości turystycznej posiadającej status uzdrowiska”.

Wspólnie wypracowane standardy

Potencjalny zleceniobiorca miał prowadzić w przekazanym obiekcie informację turystyczną (według wskazanego harmonogramu), zapewnić obsługę turystów przychodzących do CIT, dzwoniących lub zadających pytania pocztą elektroniczna (również obcojęzycznych), pomagać w rezerwacji noclegów w hotelach, pensjonatach, kwaterach i ośrodkach znajdujących się na terenie Ustki, udzielać informacji o punktach gastronomicznych, miejscach parkingowych, lekarzach, szpitalach, pogotowiu, głównych atrakcjach Ustki i regionu, komunikacji publicznej i prywatnej, miejscach i usługach przyjaznych osobom niepełnosprawnym oraz rodzinom z dziećmi, pomagać w turystom w przygotowywaniu programów zwiedzania Ustki, sprzedawać wydawnictwa i pamiątki z Ustki, bezpłatnie drukować dla turystów mapy, kalendarze imprez i dane teleadresowe.

Jednym z istotnych wymagań, które zostały zawarte w zamówieniu, a później w umowie, jest także prowadzenie statystyk liczby turystów odwiedzających CIT, prowadzenie bazy klientów, opracowanie ankiet badających potrzeby klientów CIT oraz przeprowadzanie tych ankiet wśród min. 100 osób. W ten sposób monitorowane potrzeby turystów mają być co pół roku przedstawiane w sprawozdaniu Wydziałowi Promocji i Komunikacji Społecznej UM Ustka.

– To wszystko są standardy, które udało nam się wypracować wspólnie na podstawie wyników badań – mówi Marta Makuch.

Dodatkowe źródło pieniędzy

Za sukces negocjacji Marta Makuch uznaje także to, że urząd zgodził się, aby zleceniobiorca prowadził w przekazanym mu obiekcie własną działalność gospodarczą. Cieszy się z tego również Włodzimierz Wolski, szef LOT Ustka i Ziemia Słupecka. To ta organizacja wygrała przetarg i od maja 2014 roku zarządza CIT w Ustce przy ul. Marynarki Polskiej.

– Miesięcznie na utrzymanie i prowadzenie CIT otrzymujemy 10 886 zł brutto (8850,68 netto). Nie są to jakieś oszałamiające pieniądze, a koszty utrzymania obiektu spore – przyznaje Wolski. – Dlatego możliwość prowadzenia działalności gospodarczej jest dla nas bardzo ważna.

Włodzimierz Wolski szacuje, że koszty utrzymania budynku i obsługi ruchu turystycznego wynoszą ok. 200 – 220 tys. zł rocznie. W tym są m.in. wynagrodzenia dla pracowników obsługujących CIT, opłaty za ogrzewanie, wodę, prąd, podatki, wywóz śmieci, środki czystości, tonery do drukarek (CIT bezpłatnie drukuje dla turystów mapy, kalendarium imprez lub informacje teleadresowe). Poza tym organizacja odpowiada także za utrzymanie obiektu (wybudowanego za prawie milion złotych) w dobrym stanie technicznym, a więc ponosi także wydatki związane z wszelkimi naprawami (nie objętymi gwarancją) i sprzątaniem lokalu.

– Staramy się być na tyle przedsiębiorczy, aby pozyskać pieniądze na pokrywanie tych kosztów – mówi Wolski. LOT sprzedaje zatem w nowej siedzibie swoje wydawnictwa, bilety komunikacyjne, wynajmuje salę konferencyjną, prowadzi także wypożyczalnię rowerów, a ostatnio – zainwestował w dron i chce sprzedawać zdjęcia lotnicze Ustki i okolic.

– Zainteresowani nimi są np. developerzy – wyjaśnia szef usteckiej organizacji.

Przestrzeń dla lokalnych organizacji

Działalność gospodarcza to także sposób na zdobycie środków potrzebnych na utrzymanie CIT poza sezonem. LOT został bowiem zobowiązany do udostępniania części pomieszczeń nowo wybudowanego budynku na potrzeby lokalnych organizacji pozarządowych. To był jeden z wymogów wynikających z unijnego projektu, który znalazł się w umowie na prowadzenie CIT.

– Nie mamy w zasobach miasta lokali, które moglibyśmy przekazywać organizacjom na ich potrzeby, dlatego chcieliśmy zobowiązać operatora CIT do tego, aby stworzył taką możliwość w przekazanym mu obiekcie – tłumaczy Hanna Pela.

Teraz usteckie organizacje mogą spotykać się w CIT. I chętnie z tej możliwości korzystają. Odbywają się tu regularnie spotkania Uniwersytetu III wieku, były też szkolenia żeglarskie czy spotkania Słowińskiej Grupy Rybackiej.

Stabilizacja dla LOT

Ze zmiany sposobu zlecania i realizacji usługi informacji turystycznej zadowolone są obie strony.

– Uważam, że to ogromna zmiana jakościowa, tak dla naszych klientów, jak i dla nas – mówi Włodzimierz Wolski. – Osiągnęliśmy dzięki temu pewną stabilizację, zyskaliśmy prawie 300-metrowe, wyposażone pomieszczenie. Dzięki temu, że mamy 3-letnią umowę na prowadzenie CIT, możemy inaczej zarządzać naszymi pracownikami, zatrudnić więcej osób. Możemy się rozwijać, być bardziej kreatywni i otwarci na potrzeby turystów i branży turystycznej w Ustce.

Między innymi dzięki nowej siedzibie, w ostatnim roku Lokalna Organizacja Turystyczna „Ustka I Ziemia Słupska” dostała certyfikat 4 gwiazdek (najwyższy z możliwych) Polskiego Systemu Certyfikacji Punktów Informacji Turystycznej oraz prestiżowe wyróżnienie „Aktualności Turystycznych” w konkursie na najlepszą Informację Turystyczną w Polsce.

Wielką zaletą zmienionej procedury – zdaniem Wolskiego – było to, że umowa została przygotowana w sposób transparentny, chociaż może nie we wszystkich punktach jest przyjazna organizacji. Jak choćby w tym, który przewiduje, że operator na ustną prośbę musi w ciągu 15 minut udostępnić dokumenty potrzebne do przeprowadzenia kontroli przez organ nadzoru.

Pytany o radę dla organizacji, które chciałyby podjąć się zadania zlecanego w podobnej formule, Włodzimierz Wolski mówi, że taka organizacja musi mieć przede wszystkim doświadczenie w prowadzeniu działalności gospodarczej.

– Chyba że urząd zapewni 100% dofinansowania tego zadania – zastrzega.

Korzyści ekonomiczne dla urzędu

Zmianę dobrze ocenia także przedstawicielka usteckiego urzędu.

– Chociaż na początku wszyscy byli przerażeni nową procedurą, to teraz jesteśmy zadowoleni – mówi Hanna Pela. – Dostrzegamy obopólne korzyści. Dla urzędu mają one wymiar m.in ekonomiczny. Oprócz lepszych jakościowo usług, które oferujemy turystom, przekazanie Lokalnej Organizacji Turystycznej lokalu zmniejszyło dla nas koszty jego utrzymania. LOT z kolei zyskała lokal, wyposażony na wysokim poziomie, w którym realizuje swoje cele statutowe.

Zdaniem Hanny Peli model zlecania instytucji przetestowany w Ustce może być stosowany także w innych samorządach, ale musi być dostosowany do ich potrzeb i specyfiki. W Ustce na razie nie planuje się przekazania infrastruktury z realizacją usług publicznych innej instytucji.

– Nie mamy na razie takich usług i infrastruktury, które moglibyśmy w tej formie przekazać – tłumaczy Hanna Pela, ale dodaje, że gdyby się pojawiła taka możliwość, to zapewne zrobiliby to podobnie. – Już wiemy, że to taka forma daje większe korzyści, niż gdybyśmy mieli sami takie zadania realizować.

Stawiają na efekty

Doświadczenie udziału w projekcie „Od współpracy do kooperacji” oraz przygotowania i przeprowadzenia zmiany w sposobie zlecania usług informacji turystycznej przyczyniło się także do tego, że urzędnicy w Ustce zmienili swoje podejście do współpracy z organizacjami pozarządowymi i do zlecania im zadań.

– Większa uwaga jest teraz zwracana na efekty realizowanych zadań – mówi Pela. – A nie tylko na dostarczone dokumenty i poprawność rozliczenia księgowo-finansowego.