Bezpieczne przechowywanie dokumentów jest nie tylko obowiązkiem, ale i priorytetem. Po przejściu procesu cyfryzacji należy podjąć odpowiednie kroki, które zapewnią bezpieczeństwo Twoim plikom. Zabezpieczenie danych organizacji to proces wymagający ciągłej uwagi i aktualizacji metod ochrony, aby nadążyć za szybko zmieniającym się środowiskiem cyfrowym. Wybór odpowiednich narzędzi powinien być przemyślany i dostosowany do Twojej działalności.
Bezpieczeństwo rozwiązań chmurowych
Przechowywanie dokumentów w chmurze to temat, który budzi wiele pytań, zwłaszcza tych związanych z bezpieczeństwem. Czy są jednak one uzasadnione? Chociaż technologia chmury jest uważana za bezpieczną, istnieje ryzyko, że przechowywane w niej pliki mogą stać się celem ataków cybernetycznych lub wycieku danych. Dlatego ważne jest zrozumienie, czy stosowane przez Ciebie środki bezpieczeństwa odpowiadają Twoim potrzebom w zakresie ochrony danych.
Jako użytkownik portali społecznościowych, często spotykasz się z zaleceniami dotyczącymi zabezpieczania konta przez uwierzytelnianie dwuetapowe. Dlaczego więc nie zastosować tej samej metody do przechowywania dokumentów w chmurze? W przypadku chmury Microsoft OneDrive, po wpisaniu hasła, otrzymujesz jednorazowy kod na swój e-mail, numer telefonu lub przez specjalną aplikację. Ten kod jest wymagany przy każdej próbie logowania. To znacząco zwiększa bezpieczeństwo Twoich dokumentów. To proste rozwiązanie może znacznie zmniejszyć ryzyko nieautoryzowanego dostępu do Twoich cennych danych.
Dodatkowo OneDrive zapewnia wsparcie w bezpieczeństwie plików z którymi chcesz się podzielić. Pomyśl o sytuacji, w której chcesz podzielić się z zespołem zdjęciami z waszego ostatniego wyjazdu integracyjnego. Jak zawsze wrzucasz je do swojej chmury Microsoft OneDrive, jednak tym razem chcesz, żeby dostęp do nich był ograniczony czasowo – za niedługo wstawisz tam jeszcze swoje prywatne zdjęcia, których nie chcesz by widzieli współpracownicy. Dzięki opcji wygasania linku w ustawieniach bezpieczeństwa, możesz sprawić, że dostęp do tych zdjęć będzie możliwy tylko przez określony okres. Po tym terminie link automatycznie przestanie działać. To sprawia, że Twoje zdjęcia pozostają bezpieczne i dostępne tylko dla wybranych osób przez czas, który sam ustalisz.
Jak zabezpieczyć dokumenty w Word, Power Point i w Outlook?
W naszym zespole funkcja zabezpieczania dokumentów w Wordzie jest jednym z kluczowych aspektów bezpieczeństwa plików zawierających dane stowarzyszenia, klientów czy wolontariuszy. Używając funkcji „Poufność”, możemy ograniczyć dostęp do plików tylko do konkretnych zespołów, stanowisk czy osób. Dzięki tej funkcji, dokument jest zabezpieczony tak, że osoba z adresem e-mail spoza naszej organizacji (czyli z inną końcówką niż zarezerwowana dla naszego stowarzyszenia) nie jest w stanie odczytać zaszyfrowanego pliku. Jest to niezwykle cenne w ochronie najważniejszych danych przed dostępem osób trzecich. Jak to zrobić? Krok po kroku opisujemy to w naszym artykule na naszej stronie.
Bezpieczne przechowywanie i wysyłanie dokumentów
Najłatwiejszym sposobem na przechowywanie cyfrowych dokumentów jest wrzucenie ich do SharePoint'a. Jest to rozwiązanie, które znacząco ułatwia zarządzanie plikami. Kluczowe jest jednak zapewnienie im odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Co zrobić, aby pliki które przechowujesz w SharePoint były naprawdę bezpieczne? Odpowiednia konfiguracja uprawnień dostępu do folderów i dokumentów to pierwszy krok do ochrony przed nieautoryzowanym dostępem i wyciekiem danych. Odpowiednie zarządzanie uprawnieniami i regularne przeglądy bezpieczeństwa są niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu ochrony przechowywanych w SharePoint dokumentów.
Jeśli Twoja organizacja przeszła już proces cyfryzacji, z pewnością zastanawiasz się, jak bezpiecznie przechowywać wszystkie swoje dokumenty. Nie chcesz narazić siebie ani swojej organizacji na wyciek wrażliwych danych. W takim przypadku, warto przyjrzeć się rozwiązaniom bezpieczeństwa, które oferuje SharePoint. Dzięki temu narzędziu możesz na przykład udostępniać foldery z najważniejszymi plikami tylko wybranym osobom – na przykład współpracownikom pracującym nad tym samym projektem. Taka selektywność w dostępie do dokumentów jest efektywnym sposobem na ich ochronę, pomagając unikać ryzyka wycieku danych.
Wybierz odpowiednie narzędzia!
Bezpieczeństwo danych i dokumentów to kluczowy aspekt w działalności stowarzyszenia czy fundacji. Odpowiedni dobór narzędzi do przechowywania dokumentów jest niezbędny, aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno Twoje, jak i Twoich partnerów czy wolontariuszy. Pamiętaj, że dzięki temu nie tylko chronisz dane przed nieautoryzowanym dostępem, ale również budujesz zaufanie.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat narzędzi, które będą najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb w zakresie przechowywania dokumentów, warto skonsultować się z ekspertem. Konsultacja jest całkowicie darmowa, a upewni Cię, jak ważne jest dbanie o bezpieczeństwo danych.
