Publicystyka - ngo.pl

Przedstawiony poniżej model to wersja robocza. Może on zostać wykorzystany przez zainteresowane organizacje pozarządowe, ale także zmieniany i rozwijany. Dostęp do tekstu z przygotowanym modelem (patrz linki w tekście) jest otwarty. Zachęcamy do korzystania, kopiowania i ewaluacji. 

Projekt MODELU przygotował Przemysław Żak. Został on skonsultowany z organizacjami pozarządowymi, które angażują się w opisane tu działania.

(wersja MODELU opublikowana w artykule to wersja z 8 kwietnia 2022 roku - model w pliku, do którego odsyłają linki, może zmieniać się, jeśli organizacje będą dopisywały swoje komentarze i propozycje)

Model służyć ma pomocą w jak najbezpieczniejszym i efektywnym łączeniu osób chętnych do udzielenia prywatnego noclegu - uchodźcom z Ukrainy. Można go wykorzystać jako inspirację, w całości, w części, zmieniać, proponować zmiany, pisać komentarze. Zarówno dla tych co już działają, jak i tych co dopiero planują.

Celem głównym jest propozycja takiego działania, która pomoże przełamywać nieufność uchodźców, a jednocześnie dbać o ich bezpieczeństwo, w szczególności poprzez prewencję eliminującą ryzyko przejęcia uchodźców przez zorganizowane grupy przestępcze, lub osoby próbujące w inny sposób wykorzystać trudną sytuację uchodźców.

Organizacja nie udziela noclegów. Organizacja łączy prywatnych oferentów lokali z potrzebującymi ich uchodźcami. Kluczowe jest by organizacja w jasny sposób widziała swoją rolę. W takim ujęciu jak powyżej zakres działań/usługi organizacji to:

1. weryfikacja danych i wiarygodności oferującego prywatny lokal
2. ustalenie danych uchodźców
3. połączenie obu stron
4. transport gości do noclegu (opcjonalnie)
5. udokumentowanie i archiwizacja ustaleń między oferującym a korzystającym z noclegu lub dostarczenie im wzorów odpowiednich umów (najmu / użyczenia lokalu) w języku polskim i ukraińskim.

A. wolontariusze bezpośrednio i stale działający z uchodźcami

1. Wolontariusze muszą przed podjęciem współpracy zostać zweryfikowani i powinna zostać potwierdzona współpraca.
2. Zalecane elementy w ramach weryfikacji. Kolejność dowolna ale przed rozpoczęciem działania.
   a) zobacz wolontariusza na żywo
   b) zobacz jego dowód osobisty lub inny dokument tożsamości^[1]
   c) spisz jego dane: Imię, Nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, telefon / mail, odnotuj jaki dokument tożsamości był przedstawiony
   d) konieczna minimalna umowa: potwierdźcie zakres współpracy może być prosto: mailem / pisemnie / skany
3. Alternatywa dla powyższych z wykorzystaniem profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
   a) sporządzacie dokument PDF z danymi kontaktowymi i zakresem współpracy i wskazaniem organizacji
   b) wolontariusz podpisuje ww. podpisem
   c) nie odpuszczaj zobaczenia się na żywo ;)

^[1] ma to znaczenie, choć jak wiele środków podobnych, nie daje gwarancji pewności. Jest za to dobrym “środkiem” weryfikacji tożsamości między brakiem próby jej potwierdzenia a kopiowaniem i archiwizowaniem dokumentów osobistych.

B. wolontariusze kierowcy

1. Przed dopuszczeniem do współpracy przeprowadzić trzeba proces weryfikacji. Zasadniczo tak jak powyżej. Ze względu jednak na to, że specyfika takich pomagających powoduje często, że nie są na miejscu a ich wsparcie jest “ruchome”, warto skorzystać z opcji weryfikacji opartej o profil zaufany / kwalifikowany podpis elektroniczny.
2. Zalecane jest by dodać wskazanie auta i tablic rejestracyjnych (!).

C. wspólne zalecenia

1. Wolontariusze powinni być oznakowani tj. posiadać co najmniej identyfikatory, wskazujące ich dane, organizację, najlepiej zdjęcie. Kamizelki z nazwą organizacji / wolontariusz mogą mieć dodatkowy atut organizacyjno-uwiarygodniający, z określeniem po ukraińsku.
2. Rekomenduje się wprowadzenie list wolontariuszy na stronie organizacji, dotyczy to kierowców.
3. Alternatywnie wprowadzenie na identyfikatorach i na stronie - telefonów / maili / innych szybkich metod weryfikacji tożsamości wolontariusza - dla uchodźcy.

1. Standard dot. uchodźców

1.1. Dane uchodźców, wraz z danymi kontaktowymi, którzy mają skorzystać z noclegu powinny zostać spisane przez organizację.
1.2. Organizacja powinna w swojej bazie dokonać potwierdzenia, którzy uchodźcy trafili do którego noclegu.
1.3. Uchodźców warto poinformować o możliwości kontaktu z organizacją w razie problemów.
1.4. Warto odnotowywać którzy wolontariusze - kierowcy transferowali uchodźców do danych noclegów.
1.5. Przed transferem uchodźców do danego noclegu, konieczna jest weryfikacja noclegu i oferującego.

2. Standard weryfikacji oferującego

2.1. Oferującego trzeba zobaczyć na żywo.
2.2. Dane oferującego imię, nazwisko, pesel, adres zamieszkania, adres i zakres oferowanego noclegu, deklaracja tytułu do miejsca noclegowego, deklaracja ilości dni i osób, którym oferowana jest pomoc - powinny zostać zebrane.
2.3. Tożsamość oferującego powinna zostać zweryfikowana:
2.3.1. poprzez wgląd w dokument tożsamości z odnotowaniem.
2.3.2. wykorzystanie profilu zaufanego / kwalifikowanego podpisu elektronicznego do potwierdzenia ww. danych i oferty noclegowej.
2.4. Powyższe powinno zostać udokumentowane w postaci elektronicznej, formie elektronicznej, lub formie pisemnej. W przypadku formy pisemnej - warto by weryfikacja tożsamości nastąpiła przy jednoczesnym podpisie dokumentu. 

3. Kiedy powinna nastąpić weryfikacja oferującego:

3.1. całość przed udostępnieniem - wersja na spokojnie
3.2. przy dowiezieniu uchodźców do miejsca noclegu - w trakcie realizacji weryfikacji na miejscu, niemniej powinno to dotyczyć potwierdzenia ww. w formie pisemnej, wariant potwierdzenia elektronicznego powinien nastąpić wcześniej, by kierowca nie był obarczony potrzebą sprawdzania na smartphonie podpisów

4. Standard weryfikacji “na miejscu”

4.1 Powinien to być standard zawsze zachowany. Jest to ostatni moment weryfikacji. 
4.2. Kierowca-wolontariusz, przygotowany przez organizację, powinien na miejscu:
4.2.1. mieć dostęp do informacji o adresie, oferującym, uchodźcach.
4.2.2. upewnić się, że to ten adres, i ten oferujący, który wcześniej był w bazie organizacji (lub innej formule agregacji ofert noclegowych).
4.2.3. upewnić się, czy osoba przeszła już weryfikację, czy mają przeprowadzić, upewnia się w organizacji, nie u oferującego.
4.2.4. upewnić się, że wszystkie strony wiedzą kto, co i dlaczego, w tym na ile dni, i że bezpłatnie.
4.2.5. poprosić o dostęp do lokalu/pokoi w których mają być uchodźców, upewnić się, że to jest to co było oferowane, i że uchodźcy w tej ilości mogą się tam zakwaterować.
4.2.6. upewnić się, że obie strony mają informacje kontaktowe do punktów z pomocą żywnościową, do organizacji, do punktów z pomocą materialną, jak i do właściwych urzędów zajmujących się rejestracją uchodźców / udzielaniem pomocy medycznej etc.
4.2.7. upewnić się, że oferujący rozumie i wie, że w razie problemów w tym utraty możliwości dalszego udzielania noclegu, należy koniecznie powiadomić organizację, i nie można pozbawić uchodźców z chwili na chwilę schronienia.
4.2.8. potwierdzić do organizacji zakończenie weryfikacji, wysłać dodatkowe uwagi jeśli ma, w tym rekomendację czy i kiedy przeprowadzić weryfikację ex post.
4.3. W przypadku gdy kierowcą jest oferent lub ktoś od niego, dobrze by wolontariusz organizacji został delegowany do obecności przy akomodacji uchodźców, czyli do przeprowadzenia czynności z pkt 4.2.

5. Archiwizacja ustaleń 

Organizacja ma interes prawny w tym by ze względu na cele swojego działania (nie tylko łączenie ale też wspieranie uchodźców i prewencji wykorzystywania ich trudnej sytuacji) archiwizować informacje o połączeniu oferenta z danymi uchodźcami w tym adresie. Takie działanie pełnić będzie dodatkową funkcję prewencyjną. 

6. Standard umów

To głównie ułatwienie w ustaleniu warunków dla oferenta i uchodźców. Wskazanym jest by organizacja dostarczała nieodpłatnie projektu umów w obu językach (standard dwóch kolumn dla porównywalności postanowień) polskim i ukraińskim, najmu lub użyczenia (rekomenduje się tylko użyczenia) lokalu. To również prewencja dla sytuacji konfliktowych ale również dla większej wiarygodności podpisywanych dokumentów dla uchodźców.

1. Służy ochronie uchodźców przed sytuacjami niebezpiecznymi, jak i potencjalnie może służyć rozładowywaniu ewentualnych napięć pomiędzy oferującym a gośćmi.
2. Organizacja wysyła wolontariuszy, wskazane by było, by byłby to kierowca, który odwiózł uchodźców do tego miejsca, w okresie ok. tygodnia od transferu.
3. Na miejscu przeprowadza się rozmowy z oferującym jak i uchodźcami, sprawdzając lokal i przestrzeń w której mieszkają.
4. W razie ujawnionych problemów warto rozważyć albo próbę wyjaśnienia na miejscu, albo zgłoszenie do organizacji, by przysłała osoby mające umiejętności potrzebne do ich przeprowadzenia.

1. Zasadniczo organizacja nie powinna nadto wchodzić w sytuacje sporne, chyba że podejmie świadomie decyzję by pełnić rolę rzecznika uchodźców w relacjach z udostępniającymi lokal. To może wpływać na ocenę relacji prawnej i odpowiedzialności organizacji.
2. Organizacja nie może gwarantować lokalu zastępczego, chyba że ma realnie takie możliwości i decyzję by to robić.
3. Organizacja powinna jednak, jak wskazano powyżej, być otwartą i zadeklarować obu stronom gotowość do kontaktu w przypadkach spornych. Informacyjnie działając, przeciwdziałać sytuacjom w których udostępniający lokal, będzie próbować pozbyć się korzystających w sytuacji konfliktowej bez pewności zapewnienia innego lokalu.
4. Organizacja wskazane jest by planowała / przewidywała swoje działanie interwencyjne w takich sytuacjach. Działania mediacyjne, perswazyjne, poszukiwanie innego lokalu, powstrzymując próby eksmisji, to kwestia oceny możliwości i decyzji organizacji. Trzeba jednak w mojej ocenie koniecznie to rozważyć przed podjęciem się działania łączenia oferentów z uchodźcami. Przewidzieć swoje wzorcowe reakcje w oparciu o realne możliwości.
5. Realizację tego standardu warto zoperacjonalizować i zaplanować w związku z realizacją standardu weryfikacji noclegów ex post. W zasadzie weryfikacja ex post jest jedną z formuł dla standardu reakcji na sytuacje sporne poprzez prewencję i wykrywanie ich zawczasu.

1. Organizacja ma umowy z wolontariuszami. To ważne. Organizacja zasadniczo nie zawiera osobno dokumentowanych umów ani z uchodźcami ani z oferującymi lokale.
2. Udostępnienie noclegu to relacja cywilna pomiędzy oferującym nocleg a uchodźcami - gośćmi. Prywatne noclegi są świadczone nieodpłatnie i prywatnie w ramach osobistej aktywności oferującego. Choć w modelu założyliśmy, że może być też sytuacja odpłatności ale to musi być świadomy wybór organizacji czy wspiera również łączenie takich oferentów i uchodźców, którzy gotowi są na odpłatny najem.
3. Rolą organizacji jest bycie pośrednikiem oraz depozytariuszem ustaleń, których moc obowiązująca jest de facto między oferującym nocleg a gośćmi.
4. Świadczenie organizacji jest bezpłatne, stanowi nieodpłatną, statutową działalność pożytku publicznego organizacji pozarządowej. 
5. Nie oznacza to jednak, że nie ma tu na 100% stosunku umownego. Nie przesądzając na dziś, kluczowe jest rozumieć, jaki zakres jest działań/usługi organizacji:
    a. weryfikacja danych i wiarygodności oferującego
    b. ustalenie danych uchodźców
    c. połączenie obu stron
    d. transport gości do noclegu
    e. udokumentowanie i archiwizacja ustaleń między oferującym a korzystającym z noclegu
6. RODO - należy ustalić podstawy prawne. W mojej ocenie będzie to w zależności od tego jak rozstrzygnąć pkt 5 - zgoda lub umowa/czynności służące jej zawarciu.
7. W tak zarysowanych ramach organizacji noclegów, oferujący, którzy:
    a. zażądają opłaty - popełniają potencjalnie przestępstwo oszustwa
    b. wyrzucą uchodźców, pozbawiając ich schronienia - narażają życie i zdrowie tych osób, a siebie na odpowiedzialność karną i cywilną.