Publicystyka - ngo.pl

Zacznijmy od planowania konkursów. 

Ogłoszenie konkursowe jest fundamentem całego procesu realizacji zadań publicznych. Ogłoszenie ma wpływ na przygotowanie ofert ich późniejszą realizację i ostatecznie wpływa na sprawozdanie z realizacji zadania. 

Zawartość ogłoszenia reguluje art. 13 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Co ważne, artykuł ten wskazuje istotne elementy ogłoszenia, jednak jest on otwarty, co pozwala regulować dodatkowe kwestie. 

Oto wybrane przeze mnie  elementy, na które należy zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu ogłoszenia konkursowego. Wskazane elementy w mojej ocenie wpływają na późniejsze wdrożenie zadania i jego ostateczne rozliczenie. 

• Opis zadania: Dokładne określenie celu zadania, grupy docelowej i oczekiwanych rezultatów. Rekomenduję wskazywanie w ogłoszeniu oczekiwanych obligatoryjnych rezultatów wraz ze wskazaniem oczekiwanych wskaźników i źródeł ich pomiaru. Takie zapisy pozwalają przygotować realne oferty oraz z góry określają jakie dokumenty organizacja musi zbierać w czasie realizacji zadania na potwierdzenie osiągnięcia rezultatów.
• Termin i miejsce realizacji zadania: Precyzyjne określenie ram czasowych od kiedy może rozpocząć się realizacja zadania i kiedy się powinna skończyć jest istotna dla określenie harmonogramu i budżetu zadania publicznego. Rekomenduję również podawanie informacji od kiedy możliwe będzie ponoszenie wydatków w ramach dotacji zgodnie z zapisami jakie mamy w ramowej umowie.
• Wysokość dotacji: Rekomenduję określenie maksymalnej kwoty dotacji, o jaką może ubiegać się oferent. Rozwiązanie takie, po pierwsze, urealnia oferty do faktycznie przyjętych wartości jakie obowiązują w danym samorządzie. Po drugie ewentualne korekty ofert przedstawione w opinii komisji konkursowej nie będą powodować, że aktualizacje ofert pod umowę będą miały zmieniony znacząco zakres rzeczowy. To uprości pracę i stronie społecznej i urzędnikom odpowiedzialnym za konkurs.
• Wkład a wkład własny: Należy pamiętać, że zgodnie ze wzorem oferty świadczenia pieniężne od odbiorców zadania nie stanowią wkładu własnego. Rekomenduję przy konkursach na wsparcie realizacji zadania publicznego zapis:  “Wymagany jest wkład w wysokości xxx%” lub “Wartość dotacji nie może przekroczyć xxx % wartości zadania”.
  Takie zapisy pozwalają zaliczyć świadczenia od odbiorców zadania do wymaganego % wkładu.
• Zasady dokonywania zmian w ofercie: Należy precyzyjnie określić zasady dokonywania zmian w trakcie realizacji zadania, zarówno tych merytorycznych, jak i finansowych. Ramowy wzór umowy w par. 5 odnosi się tylko do zasad zmian finansowych. Rekomenduję uzupełnienie zapisów umowy o wskazanie, że również zasady dokonywania zmian merytorycznych są określone w ogłoszeniu. Brak tych zapisów skutkuje, że najmniejsza zmiana wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności co rzutuje na realizację zadań (m.in. obowiązkowe aneksy) i sprawozdania (naruszenie zapisów umowy może skutkować uznaniem dotacji za pobraną w nadmiernej wysokości).
• Ryzyka: Warto zawrzeć zapis o konieczności uwzględnienia ryzyk związanych z realizacją zadania (np. ryzyko pandemiczne, pogodowe, ekonomiczne) oraz zaproponowanie działań alternatywnych. Ten punkt powinien być opisany przy rezultatach i działaniach . Uwzględnienie ryzyk pozwala na większą elastyczność przy ewentualnych zmianach rzeczowych oferty.

Inne wymogi:

• Dostępność zadań publicznych dla osób ze szczególnymi potrzebami jest obowiązkiem samorządów i organizacji pozarządowych, które przejmują realizację zadania. Należy zapewnić dostępność w obszarze architektonicznym, cyfrowym i komunikacyjno-informacyjnym. Koszty związane z zapewnieniem dostępności mogą być uwzględnione w kosztach realizacji zadania. Warto wskazać, w której części oferty należy opisać kwestie dostępności .Rekomenduję część VI oferty
• Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (tzw. "ustawa Kamilka") nakłada na organizacje realizujące zadania z udziałem małoletnich obowiązek weryfikacji osób dopuszczonych do pracy z nimi, w tym sprawdzenie ich w krajowym rejestrze karnym i rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym. Organizacja powinna złożyć oświadczenie o dokonaniu tej weryfikacji. Oświadczenie takie powinno znaleźć się w opisie zasobów kadrowych jakie będą zaangażowane w realizację zadania.

Szczegółowo kwestie ogłoszenia konkursowego omawiać będziemy na webinarach Centrum OPUS - zapraszamy do zapoznania się z aktualną ofertą na opus.org.pl

Polecamy również materiały dot. współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi w naszej Bazie Wiedzy:  opus.org.pl/baza-wiedzy