Publicystyka - ngo.pl

Ze zdania powyżej pracownik lub współpracownik organizacji pozarządowej może wywnioskować, że rozliczać będzie PIT jako osoba fizyczna częściej niż raz w roku. Tak na szczęście nie jest. Jednak częściej pracownik NGO będzie MYŚLEĆ o płaconych podatkach i komunikować to pracodawcy. Do tej pory w większości przypadków w trakcie roku o podatkach "myślał" tylko pracodawca jako płatnik odprowadzający zaliczki.

Na początek zastrzeżenie. Opisane poniżej nowe zasady nie są "obowiązkowe". Jeśli komuś to odpowiada może zostać po staremu. Dotyczy to sytuacji, kiedy pracownicy składali już PIT-2 w ubiegłych latach swojemu pracodawcy i nie interesuje ich inne ukształtowanie płaconych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Sytuację, kiedy nie stosujemy żadnych zmian opisujemy jeszcze w dalszej części tekstu.

PIT-2 jest formularzem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów i służy do komunikacji pracownika (podatnika) z pracodawcą. Za jego pomocą wskazujemy pracodawcy jakie ulgi ma stosować (lub nie stosować) na bieżąco odprowadzając zaliczki na podatek od wynagrodzeń. Mechanizm jest następujący: podatnik może wskazać, żeby przy odprowadzaniu zaliczek uwzględniać przysługujące mu ulgi, przez co zmniejszy wielkość zaliczek, a zwiększy kwotę otrzymywaną "do ręki" ALBO podatnik nie wskazuje ulg, nie zmniejsza zaliczek i z ulg korzysta po roku przy rozliczeniu podatkowym (wtedy otrzymuje zwrot). 

PIT-2 nie jest obowiązkowym formularzem – można go wykorzystać, ale nie trzeba. Te same informacje można przekazać pracodawcy w innej formie.

Co wyróżnia nowy PIT-2 (nowy formularz) 

• duża ilość danych, które można przekazać pracodawcy
• mogą go składać osoby zatrudnione, ale także osoby wynagradzane w ramach np. umów-zleceń
• można go złożyć nie jednemu - wielu pracodawcom
• można (czasami trzeba) go składać (zmieniać) przez cały rok.

Jak wskazano wyżej, wymienione wnioski mogą być zawarte w PIT-2. Można je złożyć na początku roku lub w trakcie. Kształtowanie wysokości zaliczek przez podatnika może być więc bardzo "aktywne" – może on wpływać na ich wysokość w ciągu roku. Organizacja jest zobowiązana zastosować się do woli podatnika.

Z pewnością decyzja i odpowiedzialność jest po stronie pracownika. Organizacja może wesprzeć swoich zatrudnionych i współpracowników w podjęciu decyzji i zasugerować im bezpieczne rozwiązania. Ale to podatnik poniesie ostatecznie ich konsekwencje, więc to on tak naprawdę decyduje i w jego interesie jest dobrze poznać i ocenić swoją sytuacje podatkową. 

W praktyce od indywidualnych sytuacji zależy jak zachowa się NGO. Tam gdzie działy kadrowe i księgowe będą rozbudowane i dobrze zorientowane w temacie, ich rady i sugestie będą cenne. Ale nie w każdej organizacji jest taki zasób i w takich organizacjach wzięcie zbyt dużej odpowiedzialności za swoich pracowników byłoby nawet ryzykowne. Z pewnością w takich miejscach organizacja-pracodawca powinna zwrócić uwagę swoim pracownikom, żeby zachowywali się ostrożnie. Np. korzystanie z tzw. kwoty wolnej wydaje się bezpiecznie, ale już nad poszczególnymi zwrotami podatnik (nie pracodawca) musi się poważnie zastanowić. 

Szczególnie ryzykowny będzie udział organizacji w kształtowaniu zaliczek osób, które nie są w NGO zatrudnione (pracują dla organizacji co jakiś czas np. na podstawie umów-zleceń czy o dzieło, a ich głównym pracodawcą jest inny podmiot). 

Warto też zwrócić uwagę swoim pracownikom i współpracownikom na podstawową zasadę: to czy skorzystamy z kwoty wolnej i innych zwolnień nie wpływa na samą wysokość podatku – wpływa tylko na to kiedy są one odprowadzane/zwracane. Jeśli z jakiejś możliwości nie skorzystamy od razu (przy odprowadzaniu na bieżąco w ciągu roku zaliczek – przy ich ograniczaniu), to i tak zostanie to uwzględnione w rocznym rozliczeniu – otrzymamy zwrot. Wybór polega więc na tym, czy z możliwości korzystamy od razu (pracodawca odprowadza mniejsze zaliczki - pracownik otrzymuje większe wynagrodzenie "do ręki"), czy też odwlekamy je do rozliczenia ze skarbówką (pracodawca odprowadza większe zaliczki - pracownik dostaje większy zwrot przy rocznym rozliczeniu).

Organizacje jako pracodawcy powinny też uczulić swoich podatników na ewentualne zmiany w ich sytuacji, które wpływają na uprawnienia podatkowe. Takie zmiany muszą być zasygnalizowane w PIT-2 lub wniosku/oświadczeniu składanym w innej formie.

Czy w 2023 roku, w każdej sytuacji organizacja-pracodawca, musi otrzymać od swojego pracownika wskazówki dotyczące zaliczek? Wiele organizacji ma stałych pracowników i współpracowników. Ci, których NGO zatrudnia od jakiegoś czasu na etat (czy jego część), składali już swoje PIT-2 i pracodawca prawie na pewno ma od nich wskazówkę dotyczącą wykorzystania tzw. kwoty wolnej. W takiej sytuacji zazwyczaj nie będzie potrzeby ponownego uzyskiwania takiego wskazania. Oczywiście jeśli pracownik-podatnik nadal ma możliwość stosowania takiego sposobu rozliczenia i podtrzymuje, że  takie rozwiązanie nadal mu odpowiada.  

W wymienionych na powyższej liście oświadczeń i wniosków, stosowanym od lat, w rozliczaniu wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, jest (wymienione w p.1) upoważnienie pracodawcy do obniżenia zaliczki podatku o miesięczną kwotę zmniejszającą podatek. Jest to kwota wynikająca z kwoty wolnej od podatku, dotyczy więc wszystkich osób zatrudnionych. To od decyzji pracownika-podatnika zależy, czy pracodawca odlicza tę kwotę od miesięcznych zaliczek w ciągu roku, czy też zostanie ona rozliczona w podatku dopiero po zakończeniu roku. Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę na podatek każdego podatnika od 2022 roku wynosi 300 zł i dotychczas mogła być ona zastosowana tylko u jednego pracodawcy. Nowością 2023 roku jest możliwość podziału tej kwoty na dwa lub trzy źródła dochodu.

Pozostałe ulgi, wprowadzone w ostatnich latach, zależne są od wieku i sytuacji osobistej zatrudnionej osoby i to pracownik-podatnik musi mieć świadomość czy może którąś z nich zastosować i samodzielnie podjąć decyzję czy chce by były przysługująca ulga była uwzględniania w wyliczeniu miesięcznej zaliczki. Organizacja musi takie wskazanie zastosować.