Publicystyka - ngo.pl

Organizacje pozarządowe często gromadzą duże ilości informacji w trakcie realizacji projektów. Systemy monitoringu śledzą działania i wskaźniki, a ewaluacje – oparte m.in. na ankietach i zebranych podczas wywiadów opiniach uczestników – dostarczają dodatkowej wiedzy o przebiegu projektów. Samo zbieranie danych nie prowadzi jednak automatycznie do wyciągania wniosków ani tym bardziej do wprowadzania usprawnień. Wiele zespołów jest na tyle pochłoniętych bieżącą realizacją działań, że brakuje im czasu na refleksję nad tym, co się sprawdziło, a co można by zrobić inaczej.

Jest to szczególnie widoczne w przypadku organizacji pracujących z ukraińskimi społecznościami w Polsce, które funkcjonują w dynamicznym i szybko zmieniającym się otoczeniu. Aby przekształcić dane w użyteczną wiedzę, organizacje mogą sięgać po proste narzędzia uczenia się, wspierające analizę zebranych informacji i refleksję nad prowadzonymi działaniami. Narzędzia te – obejmujące cały proces od monitoringu, przez ewaluację, po uczenie się – tworzą strukturę organizacyjnego uczenia się. W jej ramach zespoły wspólnie omawiają i interpretują dane oraz doświadczenia, a następnie wdrażają usprawnienia w kolejnych działaniach.

W niniejszym artykule przedstawiam dwa przykłady pokazujące, jak takie podejścia sprawdzają się w praktyce w różnych kontekstach. Program DOBRE ilustruje bardziej ustrukturyzowane podejście do uczenia się, natomiast przykład Caritas Polska pokazuje, że uczenie się może wynikać z codziennej praktyki.

O programie

Program DOBRE (ang. Decentralization Offering Better Results and Efficiency), realizowany przez firmę Global Communities, był wieloletnią inicjatywą wspierającą proces decentralizacji i rozwój samorządności lokalnej w Ukrainie w latach 2016–2025. Obejmował szeroki zakres działań – od ocen potencjału, przez szkolenia, po wzmacnianie zaangażowania społeczności – które wymagały ciągłego uczenia się i elastycznego dostosowywania podejścia.

Krótki opis narzędzia

W ramach programu organizowano cykliczne sesje podsumowujące (AAR – After Action Review), czyli krótkie spotkania refleksyjne po konkretnych działaniach lub wydarzeniach. Ich celem było zrozumienie, co się wydarzyło, dlaczego tak się stało oraz co można ulepszyć w przyszłości. W sesjach uczestniczyli specjaliści ds. monitorowania, ewaluacji i uczenia się (MEL), koordynatorzy programu oraz eksperci techniczni.Kiedy stosowano to narzędzie.

Kiedy stosowano to narzędzie

Sesje AAR przeprowadzano po kluczowych działaniach, takich jak:

·       oceny potencjału w ramach Wskaźnika Potencjału Partycypacyjnego Gmin (PMCI – Paticipatory Municipal Capacity Index),

·       szkolenia,

·       istotne etapy realizacji programu.

Spotkania odbywały się zazwyczaj bezpośrednio po zakończeniu danego działania, gdy doświadczenia uczestników były jeszcze świeże.

Zastosowanie w praktyce

Podczas sesji zespoły analizowały, co się sprawdziło, jakie pojawiły się wyzwania oraz jak działania były realizowane w praktyce. Przykładowo, w trakcie ocen PMCI zidentyfikowano trudności związane z gromadzeniem danych online oraz różnice w stosowaniu metodologii przez poszczególnych pracowników.

W odpowiedzi na te wnioski wprowadzono szereg usprawnień, m.in.:

·       prowadzenie ocen w formie bezpośredniej, tam gdzie było to możliwe,

·       organizację dodatkowych szkoleń dla zespołu,

·       doprecyzowanie wytycznych i udoskonalenie narzędzi wdrożeniowych.

Wprowadzone zmiany przyczyniły się do poprawy jakości zbieranych danych oraz ogólnej skuteczności realizacji programu.

O organizacji

Caritas Polska jest dużą organizacją charytatywną działającą w ramach sieci Caritas diecezjalnych. Prowadzi szeroki zakres działań, obejmujących m.in. wsparcie uchodźców, osób starszych oraz innych grup znajdujących się w trudnej sytuacji. Uczenie się w Caritas zachodzi na wielu poziomach – w ramach poszczególnych projektów, w odniesieniu do różnych obszarów tematycznych, między ośrodkami pomocy uchodźcom funkcjonującymi w sieci, a także poprzez wymianę doświadczeń między organizacjami Caritas w różnych krajach.

Krótki opis podejścia

W Caritas uczenie się często opiera się na codziennych doświadczeniach, informacjach zwrotnych od beneficjentów oraz wewnętrznych dyskusjach nad wynikami działań, a nie wyłącznie na sformalizowanych procesach. Jednym z kluczowych elementów tego podejścia jest Platforma Wymiany Doświadczeń w Odpowiedzi na Kryzys Uchodźczy z Ukrainy (ang. Ukraine Refugee Response Learning Platform) – ustrukturyzowany mechanizm służący dzieleniu się wiedzą, koordynacji działań oraz wyciąganiu wspólnych wniosków między różnymi krajami.

Kiedy stosuje się to podejście

Proces uczenia się ma miejsce zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji projektu, a zwłaszcza:

•        po szkoleniach i działaniach

•        podczas analizy informacji zwrotnych od beneficjentów

•        podczas wewnętrznych spotkań zespołu

Zastosowanie w praktyce

Zespoły regularnie zbierają informacje zwrotne i omawiają je podczas wewnętrznych spotkań. Proces uczenia się obejmuje także pracowników pracujących bezpośrednio z beneficjentami, w tym case managerów, i odbywa się poprzez szkolenia, superwizję oraz wymianę doświadczeń. Tego typu dyskusje pomagają lepiej zrozumieć, co sprawdza się w praktyce, a także wskazać obszary wymagające poprawy.

Dobrym przykładem jest praca z osobami starszymi. Wymieniając się doświadczeniami zaobserwowano, że samo wsparcie finansowe nie jest wystarczające, ponieważ wielu beneficjentów doświadczało samotności. W odpowiedzi na te wnioski wprowadzono zmiany, takie jak:

·       rozszerzono zaangażowanie wolontariuszy,

·       rozwinięto działania ukierunkowane na integrację społeczną,

·       wzmocniono współpracę z lokalnymi instytucjami.

Przykład ten pokazuje, w jaki sposób dane oraz wnioski omówione podczas prostych ale regularnych procesów mogą prowadzić do konkretnych usprawnień w projektowaniu i realizacji programów.

Studia przypadków pokazują, że organizacje nie potrzebują skomplikowanych systemów, aby wyciągać wnioski i usprawniać swoją pracę – kluczowa jest natomiast regularna, świadoma refleksja. Dla organizacji pozarządowych działających w Polsce, szczególnie w dynamicznych kontekstach, takich jak wsparcie społeczności ukraińskich, pomocne mogą być następujące wskazówki:

·       Stawiajcie na prostotę – krótkie spotkania refleksyjne często wystarczą, by uchwycić najważniejsze wnioski.

·       Zadawajcie konkretne pytania – koncentrujcie się na tym, co zadziałało, co nie przyniosło efektów i co można usprawnić.

·       Angażujcie zespół – włączajcie osoby bezpośrednio realizujące dane działania.

·       Twórzcie bezpieczną przestrzeń – podkreślajcie, że uczenie się nie polega na szukaniu winnych, lecz na rozwoju.

·       Wykorzystujcie dane w dyskusji – zadawajcie pytania w rodzaju: „Co to oznacza dla naszych kolejnych działań?”.

·       Przekładajcie wnioski na działanie – dbajcie o to, by zidentyfikowane usprawnienia były faktycznie wdrażane.

Regularne stosowanie prostych narzędzi organizacyjnego uczenia się pozwala przejść od samego gromadzenia danych do podejmowania trafniejszych decyzji i zwiększania realnego wpływu działań.

•        Program DOBRE – Decentralization Offering Better Results and Efficiency Ukraine;

•        Raport, Key insights and lessons from the Ukraine Refugee Response Learning Platform;

•        USAID, After-Action Review (AAR) Technical Guidance;

•        USAID, Collaborating, Learning and Adapting (CLA) Framework;

•        PACT, Adaptive management: A practical guide to mitigating uncertainty and advancing evidence-based programming.

Artykuł powstał w ramach kampanii upowszechniającej organizacyjne uczenie się: Od-ucz się tego co już nie działa, czytaj więcej.