Publicystyka - ngo.pl

Zacznijmy od krótkiego przypomnienia czym jest komisja konkursowa i na jakich zasadach działa. 

Komisja konkursowa to zespół osób, których zadaniem jest opiniowanie ofert (wniosków) złożonych przez organizacje w konkursie ofert na realizację zadania publicznego.

Ogólne zasady powoływania komisji konkursowych wynikają z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Gwarantują one równy udział przedstawicieli administracji publicznej i strony społecznej w opiniowaniu. W Warszawie zasady powoływania osób do komisji konkursowej są dookreślone w Procedurze konkursowej. 

Skład komisji konkursowej w Warszawie to:

• minimum dwóch urzędników - przedstawicieli Prezydenta
• minimum dwóch przedstawicieli organizacji pozarządowych wskazanych przez właściwe  Komisje Dialogu Społecznego (branżowe lub dzielnicowe).

W wyjątkowych sytuacjach nie stosuje się zasady równego uczestnictwa administracji i strony społecznej w komisji konkursowej:

• komisja pracuje bez osoby lub osób z organizacji pozarządowych, jeśli w ciągu 14 dni nie zostanie wskazany żaden przedstawiciel/przedstawicielka organizacji
• komisja działa w mniejszym składzie, bez zachowania równego udziału stron, jeśli wskazanych zostanie mniej przedstawicieli organizacji 
• w komisji muszą być minimum 3 osoby, jeśli zasiadają w niej wyłącznie urzędnicy/urzędniczki.

Kto NIE MOŻE zostać członkiem komisji?
W komisji konkursowej nie może zasiadać osoba, której organizacja złożyła ofertę w tym konkretnym konkursie. Wykluczone są także osoby, które:

• nie mogą złożyć oświadczenia o bezstronności i poufności (np. ze względu na pokrewieństwo lub interes osobisty z oferentem)
• nie wyraziły zgody na publikację swojego imienia i nazwiska w oficjalnym zarządzeniu Prezydenta lub uchwale zarządu dzielnicy.

Komisje oficjalnie powołuje Prezydent m.st. Warszawy w trybie zarządzenia (dotyczy konkursów ogłaszanych przez biura) lub Zarząd Dzielnicy w trybie uchwały (dotyczy konkursów ogłaszanych przez urzędy dzielnic m.st. Warszawy)

Osoba, która została powołana do komisji konkursowej opiniuje i wybiera najlepsze, jej zdaniem, oferty ona realizację danego zadania publicznego.  W komisji zbierane są te opinie i wybory wszystkich osób i wspólnie ustalana jest lista ofert rekomendowanych lub nie do finansowania/dofinansowania. Komisja wydaje swoją opinie, ale decyzję formalną zawsze podejmuje administracja – Prezydent m.st. Warszawy.

Wszyscy członkowie komisji konkursowej w m.st. Warszawie mają identyczny status. Niezależnie od tego, czy reprezentujesz stronę urzędową, czy organizacje pozarządowe, przysługują Ci te same prawa i masz te same obowiązki. Status oraz uprawnienia członków komisji reguluje Program współpracy m.st. Warszawy z organizacjami pozarządowymi oraz procedura konkursowa. 

TWOJE PRAWA

Prawo do równego głosu i udziału w dyskusji. Głos przedstawiciela organizacji pozarządowej ma dokładnie taką samą wagę, jak głos dyrektora biura czy naczelnika wydziału. Masz prawo do czynnego udziału w dyskusji nad każdą ofertą oraz swobodnego wyrażania swoich opinii.

Prawo wglądu do pełnej dokumentacji. Masz pełny dostęp do złożonych ofert, wyników oceny formalnej, kryteriów oceny oraz materiałów pomocniczych przygotowanych przez biuro lub dzielnicę.

Prawo do niezależnej oceny merytorycznej. Samodzielnie przyznajesz punkty zgodnie z własną oceną, wiedzą i oficjalnymi kryteriami.

Prawo do rezygnacji i wyłączenia się z oceny. Jeśli wśród oferentów, czyli organizacji, które złożyły oferty, znajduje się organizacja, z którą łączą Cię relacje osobiste lub zawodowe, masz prawo i obowiązek wyłączyć się z oceny całego konkursu.

Prawo do rzetelnej informacji o organizacji pracy. Musisz otrzymać informację o terminie, miejscu lub zdalnej formie posiedzenia komisji na minimum 7 dni przed planowanym spotkaniem. Dobrą praktyką jest ustalanie terminu posiedzenia ze wszystkimi członkami komisji. Jeżeli są terminy, w których na pewno nie będziesz mógł się spotkać - zgłoś to do urzędnika, który się z Tobą kontaktuje.

Wskazówka: Sprawdź, zapytaj czy jest znany termin spotkania komisji. Wiele biur i dzielnic informuje o orientacyjnym terminie spotkania z dużym wyprzedzeniem. Termin może być znany jeszcze przed ostatecznym wyborem osób do komisji. To może mieć dla Ciebie znaczenie przy planowaniu pracy.

TWOJE OBOWIĄZKI

Obowiązek bezstronności i poufności. Przed przystąpieniem do pracy składasz pisemne oświadczenie o bezstronności i poufności. Jeśli wykryjesz konflikt interesów, musisz niezwłocznie zgłosić ten fakt i wyłączyć się z oceny. Wszystkie dyskusje, treść ofert, przebieg obrad oraz jednostkowe oceny punktowe są ściśle poufne.

Wskazówka: Zanim zgłosisz się do komisji konkursowej zapoznaj się z listą organizacji które przeszły ocenę formalną. Sprawdź czy nie masz “konfliktu interesów” zgodnie z oświadczeniem o bezstronności i poufności (jest to załącznik do procedury konkursowej). Co warto sprawdzić? Np. to czy w ciągu ostatnich 12 miesięcy nie byłaś, byłeś zatrudniony przez organizację, która składa ofertę albo czy nie byłaś, byłeś we władzach tej organizacji (zarządzie, komisji rewizyjnej, radzie fundacji). 

Obowiązek rzetelnej, samodzielnej i terminowej oceny. Musisz szczegółowo zapoznać się z ofertami i wystawić swoje oceny (swoją propozycję punktacji) w terminie ustalonym przez biuro lub dzielnicę. Opieraj się wyłącznie na kryteriach z ogłoszenia konkursowego.

Obowiązek udziału w posiedzeniach. Masz obowiązek uczestniczyć w  posiedzeniu komisji. W razie choroby lub innej nagłej niedyspozycji natychmiast poinformuj przewodniczącego.

Współpraca przy tworzeniu werdyktu. Komisja wspólnie wypracowuje ostateczną listę rankingową oraz rekomendowane kwoty dotacji. Twój udział kończy się podpisaniem Protokołów Oceny Oferty. W wyjątkowych sytuacjach biuro/urząd dzielnicy może poprosić o ponowne spotkanie komisji w związku z nieprzewidzianą sytuacją, która zaistniała po podpisaniu protokołów.

Każda złożona oferta musi ściśle odpowiadać na wymagania zawarte w ogłoszeniu konkursowym. Ten dokument to Twój podstawowy punkt odniesienia.

Zwróć szczególną uwagę na Paragraf 1 pkt 2 ogłoszenia konkursowego, który zawiera kluczowe informacje o zadaniu:

• Nazwa zadania konkursowego.
• Forma realizacji (powierzenie lub wsparcie).
• Cel oraz szczegółowy opis zadania.
• Sposób zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
• Rezultaty zadania (w tym obowiązek wypełnienia tabeli w pkt III.6 oferty).
• Termin i miejsce realizacji.
• Limit ofert (liczba wniosków, jaką może złożyć jeden podmiot).
• Środki przeznaczone na realizację zadania.

Jak najprościej znaleźć treść ogłoszenie konkursowego?

• poproś urzędnika o przesłanie dokumentu na twój adres email
• znajdź ogłoszenie w generatorze wniosków: www.witkac.pl. Wejdź w zakładkę organizatorzy konkursów i znajdź w niej Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, następnie biuro lub dzielnicę ogłaszającą konkurs. Na stronie biura lub dzielnicy znajdź interesujący cię konkurs w zakładce aktualne konkursy. Na stronie konkursu znajdziesz link do dokumentacji konkursowej.

Zgodnie z procedurą konkursową możliwe są dwa sposoby oceny ofert:

• z zastosowaniem Indywidualnej Karty Oceny Oferty
• bez Indywidualnej Karty Oceny Oferty

Niezależnie od wybranego trybu, ocena ofert wpisywana jest do Protokołów Oceny Ofert. 

Informacja o sposobie oceny umieszczona jest zawsze w ogłoszeniu konkursowym : „§ 6. Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru ofert.”  

Wzór Protokołu Oceny Ofert wraz z kryteriami oceny i punktacją stanowi zawsze załącznik nr 2 do Ogłoszenia konkursowego. 

Wzór Indywidualnej Karta Oceny Oferty (jeśli będzie stosowana)  wraz z  kryteriami oceny i punktacją stanowi załącznik nr 3 do ogłoszenia konkursowego. Jeśli ocena odbywa się z zastosowaniem Indywidualnej Karty Oceny w ogłoszeniu znajdziesz wzór Protokołu Oceny  Oferty (załącznik nr 2)  oraz Wzór Indywidualnej Karty Oceny Oferty (załącznik nr 3).  Kryteria oceny i punktacja w obu dokumentach są jednakowe.

Ocena bez zastosowania Indywidualnej Karty Oceny jest o wiele częściej stosowana przez biura i dzielnice. Każdy członek komisji konkursowej ma obowiązek zapoznać się ze wszystkimi ofertami przed posiedzeniem komisji i przygotować swoją ocenę (propozycję punktacji), uwagi i propozycje wyboru na posiedzenie komisji. Przy ocenie opieraj  się na kryteriach i punktacji zawartej we wzorze Protokołu Oceny Oferty. Warto zrobić sobie notatki z ewentualnymi uwagami i wątpliwościami. Obowiązkowo  przyznaj swoje punkty każdej ofercie. Maksymalna liczba przyznanych punktów wynosi 100. Na posiedzeniu komisji członkowie przedstawiają swoje propozycje oceny, dyskutują i wspólnie na tej podstawie ustalają ostateczną ocenę dla każdej oferty (wypełniany jest wspólny Protokół Oceny Oferty). Sposób podjęcia decyzji przez komisję w sprawie ostatecznej punktacji nie jest określony w procedurze konkursowej. W praktyce jest to dyskusja aż do uzyskania konsensusu lub głosowanie.  Oferty do oceny w tym trybie udostępniane są członkom komisji w generatorze. Znajdziesz je w  menu generatora po kliknięciu guzika “Ocena” i wybraniu z rozwijanej listy  “oferty do podglądu”.

Jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych, nie możesz zapoznać się z ofertami przez generator wniosków, zgłoś to urzędnikowi. Istnieje możliwość udostępnienia ofert w innym trybie np. poprzez wysłanie wersji pdf za pośrednictwem maila.

Przy ocenie z zastosowaniem Indywidualnej Karty Oceny Oferty każdy członek komisji konkursowej wypełnia Indywidualne Karty Oceny Oferty w generatorze w terminie wyznaczonym przez Przewodniczącego komisji.  Stosuje do tego kryteria i punktację z załącznika nr 3 do ogłoszenia konkursowego.  Maksymalna liczba punktów , które może uzyskać oferta wynosi 100. W generatorze wyliczane są średnie punktowe dla każdej z ofert ze wszystkich ocen członków komisji konkursowej. Średnie widoczne będą w Protokole Oceny Oferty. Komisja na spotkaniu decyduje, które oferty proponuje do  dofinansowania/finansowania. Może także przedyskutować rozbieżne oceny i wyjaśnić wątpliwości. Oferty do oceny w tym trybie udostępniane są członkom komisji w generatorze. Znajdziesz je w  menu generatora po  kliknięciu kafelka  pod nazwą „Oferty do oceny”. Następnie przechodzisz do sekcji „Przypisane merytorycznie”.

W tym przypadku także polecam sporządzanie notatek, szczególnie z uzasadnieniem do obniżenia przez Ciebie punktacji w poszczególnych kryteriach oceny.

Wiesz już w jakim trybie będziesz oceniać oferty bez zastosowania Indywidualnej Karty Oceny albo  z zastosowaniem Indywidualnej Karty Oceny Oferty. Zatem teraz zaplanuj sobie czas na dokładne przeczytanie i ocenę wszystkich ofert. Oferty do oceny w tym trybie udostępniane są członkom komisji w generatorze. Istnieje także możliwość udostępnienia ofert w innym trybie np. poprzez wysłanie wersji pdf za pośrednictwem maila.

Jeżeli nie masz konta w generatorze wniosków, zgłoś to do urzędnika i poproś o założenie konta. W tym celu będziesz musiał podać adres mailowy. Po założeniu konta przez urzędnika, na wskazany adres mailowy przyjdzie informacja z systemu Witkac i wskazane zostaną dalsze kroki do aktywowania konta.  

Ważnym a często niedocenianym elementem oceny jest… komfort osoby oceniającej. A konkretnie chodzi o to, by zaplanować czas potrzebny na spokojne i dokładne zapoznanie się z ofertami i ich ocenę. Dlatego zadbaj o to, by dobrze rozłożyć sobie pracę. Znajdź spokojne miejsce do pracy. Spójrz ile masz ofert do oceny, jak bardzo są rozbudowane. Przeczytaj jedną “na próbę” i sprawdź ile czasu zajmuje  Ci  przeczytanie i ocena. Na tej podstawie oszacuj czas potrzebny Ci na ocenę. I jeszcze raz podpowiadam, rób notatki ze swoimi uwagami, pytaniami, wątpliwościami. To po pierwsze przyda Ci się w czasie spotkania komisji konkursowej a po wtóre może być pomocne, jeśli musisz przerwać pracę nad oceną ofert.

Na co zwrócić uwagę podczas analizy oferty?

Zgodność z celem: Czy działania zaproponowane przez organizację przyczynią się do osiągnięcia celu postawionego przez miasto?

Zgodność z opisem i wymaganiami formalnymi: Opis zadania definiuje standardy i oczekiwania urzędu. Sprawdź, czy oferta zawiera wszystkie elementy opisane jako obowiązkowe.

Wskazówka - przykład błędu oferenta
W ogłoszeniu wskazano trzy obligatoryjne działania (np. opracowanie poradnika, wdrożenie narzędzi IT do komunikacji oraz przygotowanie instrukcji). Do komisji trafia oferta bogata w inne, bardzo ciekawe i wartościowe działania, która jednak całkowicie pomija jedno z trzech wymaganych zadań obligatoryjnych. Taka oferta nie może otrzymać rekomendacji.

Weryfikacja rezultatów: Rezultaty to wskaźniki, z których miasto rozlicza organizację. Sprawdź, czy oferta zawiera wszystkie obligatoryjne rezultaty wskazane w ogłoszeniu, czy określono ich zakładany poziom (wartość liczbową) oraz czy opisano jasne narzędzia ich pomiaru.

Informację o terminie i sposobie spotkania się komisji konkursowej musisz dostać z minimum 7 dniowym wyprzedzeniem. Jak już pisałam wcześniej wiele biur i dzielnic informuje o orientacyjnym terminie spotkania z dużym wyprzedzeniem. Pamiętaj, jeśli zdarzy się nieoczekiwana sytuacja i nie możesz uczestniczyć w spotkaniu poinformuj o tym przewodniczącego, przewodniczącą komisji konkursowej.

Komisja konkursowa może się spotkać zarówno fizycznie jak i on-line. Jeśli ma to być spotkanie zdalne  zadbaj o komfort pracy i przestrzeganie obowiązku poufności. W takim wypadku ulubiona, ale tłoczna kawiarnia albo przestrzeń wspólna w biurze może nie być najlepszym wyborem. 

Przyjdź przygotowana, przygotowany na spotkanie. Weź notatki. Słuchaj innych, zabieraj głos, dyskutuj i dąż do wyboru najlepszych ofert. Komisja wspólnie wypracowuje ostateczną listę rankingową oraz rekomendowane kwoty dotacji. Twój udział kończy się podpisaniem Protokołów Oceny Oferty.

Ocena merytoryczna ofert to nie tylko mechaniczne przyznawanie punktów. To przede wszystkim odpowiedzialność za to, jak zostaną wykorzystane publiczne środki i czy mieszkańcy Warszawy otrzymają wsparcie najwyższej jakości.

Zanim zatwierdzisz swoje oceny  zadaj sobie trzy proste pytania:

• Czy ten projekt odpowiada na cel opisany w ogłoszeniu?
• Czy budżet jest racjonalny i przejrzysty?
• Czy oferent jest w stanie bezpiecznie i terminowo zrealizować te działania?

Twoja wiedza, doświadczenie i bezstronność są kluczowe dla całego procesu. Dzięki Twojemu zaangażowaniu Warszawa staje się miastem bardziej przyjaznym, dostępnym i otwartym dla wszystkich mieszkańców. 

Powodzenia w obradach!