Publicystyka - ngo.pl

W Fundacji ADRA Polska obszar monitoringu i ewaluacji zaczął intensywniej rozwijać się w 2022 roku, wraz z realizacją projektów finansowanych przede wszystkim przez zagranicznych darczyńców. Ich wymagania sprzyjały wprowadzaniu bardziej systematycznego podejścia do zbierania i analizowania danych, ale organizacja dostrzegała w tym również korzyści dla własnych działań.

W projektach związanych z pomocą osobom uchodźczym z Ukrainy, między innymi w ramach wsparcia finansowego i centrów integracyjnych, dane pozwalały weryfikować uczestników, monitorować realizację działań i zapewniać przejrzystość udzielanej pomocy. Jednocześnie stawały się źródłem wiedzy o potrzebach odbiorców i efektach prowadzonych projektów.

Dziś monitoring i ewaluacja służą ADRA nie tylko do rozliczania działań, ale także do oceny ich skuteczności, wyciągania wniosków i planowania kolejnych inicjatyw.

– Zależy nam na tym, żeby ewaluacja była częścią każdego projektu. Dzięki niej możemy nie tylko podsumować nasze działania, ale przede wszystkim wyciągać wnioski i lepiej planować kolejne – podkreśla Maria Smolarek-Wyeth.

Nie zawsze jest to łatwe. Jeśli grantodawca nie wymaga ewaluacji, trudno uwzględnić w budżecie środki na jej przeprowadzenie. Zdarzało się nawet, że przedstawiciele instytucji finansujących sugerowali usunięcie ewaluacji z wniosku jako niepotrzebnego elementu.

ADRA stara się jednak nie rezygnować z niej także w mniejszych projektach. Dzięki temu może sprawdzić nie tylko, czy zrealizowała zaplanowane działania, ale również co uczestnicy z nich wynieśli i czego potrzebują w przyszłości.

– To jest już idealny materiał do tego, żeby kreować kontynuację projektu czy wręcz odrębny projekt – podkreśla Smolarek-Wyeth.

Dobrym przykładem wykorzystania informacji od odbiorców jest nowy klub seniora we Wrocławiu, skierowany do osób uchodźczych.

Przygotowując działania, zespół ADRA miał własne pomysły na zajęcia. Jednym z nich były warsztaty artystyczne. Zanim jednak ustalono program, organizacja zapytała seniorów o ich zainteresowania i potrzeby.

Okazało się, że uczestnicy rzeczywiście chcą spotykać się z innymi seniorami, także z Polski. Jednak wśród najbardziej oczekiwanych aktywności znalazły się nauka języka polskiego i wycieczki.

– Nam się wydawało, że warsztaty artystyczne będą świetnym pomysłem. Tymczasem okazało się, że seniorzy najbardziej potrzebują nauki języka polskiego i wycieczek – opowiada Maria Smolarek-Wyeth, podkreślając, jak ważne jest weryfikowanie własnych pomysłów i założeń z rzeczywistymi potrzebami uczestników.

W projektach finansowanych przez zagranicznych darczyńców Fundacja ADRA korzystała z różnych sposobów zbierania opinii i zgłaszania nieprawidłowości: skrzynek, telefonów, formularzy internetowych czy specjalnych platform. Ważne było zapewnienie uczestnikom bezpiecznego i dyskretnego kontaktu z organizacją.

Nie wszystkie rozwiązania sprawdzały się jednak w praktyce. Część kanałów nadal funkcjonuje, ale uczestnicy rzadko z nich korzystają. Zdaniem Marii Smolarek-Wyeth najbardziej wartościowe informacje często pojawiają się podczas bezpośrednich spotkań.

– Dla mnie najlepiej sprawdza się po prostu rozmowa. Żeby być tam, w tym miejscu, gdzie masz projekt, i rozmawiać z uczestnikami. Bo oni ci powiedzą, co jest nie tak, czego jeszcze potrzebują – mówi.

Ankiety pozostają przydatne, szczególnie gdy trzeba porównać sytuację uczestników przed rozpoczęciem działań i po ich zakończeniu. Przykładem są kursy języka polskiego, podczas których ADRA sprawdza nie tylko postępy uczestników, ale także to, czy zdobyte umiejętności ułatwiają im codzienne funkcjonowanie.

Zdaniem Marii Smolarek-Wyeth monitoring i ewaluacja powinny być obecne w organizacji od samego początku, również wtedy, gdy realizuje ona niewielkie działania i dysponuje ograniczonym budżetem.

Nie chodzi o budowanie rozbudowanego systemu. Czasem wystarczy rozmowa z przyszłymi uczestnikami, krótkie konsultacje podczas realizacji projektu i wspólne podsumowanie po jego zakończeniu.

– Chodzi o budowanie kultury ewaluacji w organizacji, zarówno wśród pracowników, jak i odbiorców naszych działań. Chcemy, żeby uczestnicy wiedzieli, że pytamy ich o zdanie i że mają realny wpływ na podejmowane decyzje – podkreśla Maria Smolarek-Wyeth.

Takie podejście wzmacnia relacje z uczestnikami, a jednocześnie pozwala lepiej dopasować działania do ich potrzeb. Może też pomóc uniknąć problemów z frekwencją czy organizowania zajęć, na które nie ma rzeczywistego zapotrzebowania.

Doświadczenie ADRA Polska pokazuje, że nie trzeba zaczynać od dużego budżetu ani skomplikowanych narzędzi. Ważniejsze jest wypracowanie nawyku zadawania pytań i wyciągania wniosków z uzyskanych odpowiedzi.

Bo w ewaluacji nie chodzi wyłącznie o to, żeby dowiedzieć się, czy uczestnikom podobały się zajęcia. Chodzi również o gotowość do zmiany własnych planów, kiedy okazuje się, że ich potrzeby są inne, niż zakładaliśmy.

Projekt Polskiego Towarzystwa Ewaluacyjnego „Wzmocnienie kompetencji organizacji obywatelskich w obszarze ewaluacji i procesów pokrewnych” wspiera organizacje w rozwijaniu monitoringu, ewaluacji, odpowiedzialności i procesów uczenia się. Jego założeniem jest między innymi lepsze wykorzystywanie potrzeb i opinii osób oraz społeczności otrzymujących wsparcie, tak aby zdobywana wiedza przekładała się na jakość realizowanych działań.

Projekt sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030.