Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl.
Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
E-wolontariusze to osoby, które wspierają organizacje społeczne zdalnie, za pośrednictwem Internetu. Najczęściej wykonują tzw. mikrozadania – czyli zadaniach o małej złożoności, polegające na wykonaniu jednej, konkretnej czynności, których wykonanie zajmuje krótki czas. Co może pomóc w rozdzielaniu i monitorowaniu realizacji takich zadań? Przedstawiamy narzędzia do współpracy z e-wolontariuszami.
Klasycznie: tabela, kalendarz i e-mail
Jak to działa:
- Koordynator e-wolontariatu posiada tabelę (np. w Excelu), w której przechowuje informacje o zadaniach dla wolontariuszy. Wie, jakie umiejętności są potrzebne do wykonania danego zadania oraz jakie umiejętności posiadają e-wolontariusze współpracujący z jego organizacją, więc może dopasowywać zadania do odpowiednich e-wolontariuszy. Przy każdym zadaniu w tabeli wpisuje imię i nazwisko osoby, która będzie nad nim pracowała.
- Koordynator wysyła e-wolontariuszom zadania e-mailem.
- E-wolontariusze deklarują, w jakim terminie wykonają zadanie.
- Koordynator wpisuje termin do kalendarza i tabeli.
- E-wolontariusze rozwiązują zadania i wysyłają koordynatorowi rozwiązanie mailem.
- Kiedy zadanie jest wykonane, koordynator wpisuje informację do tabeli i usuwa termin z kalendarza.
Zalety tego rozwiązania:
- Prostota: koordynator i e-wolontariusz wykorzystują dobrze sobie znane narzędzia.
Wady:
- Konieczność korzystania z kilku różnych narzędzi i aktualizowania informacji w kilku różnych miejscach. Żeby na bieżąco monitorować stopień wykonania zadań, koordynator musi sprawdzać tabelę, kalendarz i skrzynkę mailową.
Grupa na Facebooku
Jak to działa:
- Koordynator e-wolontariatu posiada tabelę (np. w Excelu), w której wypisuje zadania do wykonania.
- Koordynator tworzy zamkniętą grupę, zaprasza do niej e-wolontariuszy i publikuje tam w formie postów mikrozadania.
- E-wolontariusze samodzielnie zgłaszają się do wykonania danego zadania, pisząc w komentarzu pod zadaniem, w jakim terminie planują je zakończyć.
- Koordynator wpisuje termin do kalendarza i tabeli.
- E-wolontariusze rozwiązują zadania i zamieszczają rozwiązania w formie załączników do postu z treścią zadania.
- Koordynator dostaje automatyczne powiadomienia za każdym razem, kiedy e-wolontariusze napiszą komentarz pod postem – dzięki temu na bieżąco widzi, jak wygląda proces współpracy i może szybko reagować na pojawiające się pytania i motywować e-wolontariuszy.
- Kiedy zadanie jest wykonane, koordynator ukrywa post z zadaniem.
Zalety tego rozwiązania:
- Automatyzacja procesu przydzielania i monitorowania stopnia wykonania zadań: wszystkie mikrozadania są w jednym miejscu, e-wolontariusze sami decydują, które zadanie chcą wykonać.
Wady:
- Konieczność samodzielnego zrekrutowania e-wolontariuszy, lub posiadania grona wolontariuszy, których można zaprosić do korzystania z grupy.
- Koordynator musi korzystać z dodatkowego narzędzia (np. tabeli w Excelu), w której zapisuje, kto zajmuje się danym zadaniem i w jakim terminie je wykona.
- Zarówno koordynator, jak i e-wolontariusze muszą nauczyć się korzystać z grupy na Facebooku.
Aplikacje do zarządzania projektem
Jak to działa:
- Koordynator e-wolontariatu tworzy przestrzeń do współpracy z e-wolontariuszami w jednej z popularnych aplikacji do zarządzania projektami (np. Trello, Asana, Basecamp). Wypisuje tam mikrozadania dla e-wolontariuszy. Do każdego zadania może dodać opis i załączniki z materiałami, które będą potrzebne do wykonania danego zadania.
- Koordynator wysyła e-wolontariuszom zaproszenie do korzystania z ww. aplikacji. Po zalogowaniu e-wolontariusze widzą listę mikrozadań. Każdy/każda z nich może samodzielnie wybrać mikrozadanie, nad którym chce pracować. Przypisuje zadanie do siebie i oznacza termin, w jakim je wykona.
- E-wolontariusze rozwiązują zadania i zamieszczają rozwiązania w formie załączników w aplikacji.
- Koordynator dostaje automatyczne powiadomienia mailowe za każdym razem, kiedy e-wolontariusze przypiszą do siebie zadanie, zamieszczą komentarz lub rozwiązanie – dzięki temu na bieżąco widzi, jak wygląda proces współpracy, może szybko reagować na pojawiające się pytania i motywować e-wolontariuszy.
- Kiedy zadanie jest wykonane, koordynator oznacza je w aplikacji jako wykonane.
Zalety tego rozwiązania:
- Automatyzacja procesu przydzielania i monitorowania stopnia wykonania zadań: wszystkie mikrozadania są w jednym miejscu, e-wolontariusze sami je wybierają i przypisują do siebie.
- Korzystanie z jednego narzędzia: cały proces współpracy odbywa się w jednym miejscu. Koordynator nie musi używać dodatkowego kalendarza i maili.
Wady:
- Konieczność samodzielnego zrekrutowania e-wolontariuszy, lub posiadania grona wolontariuszy, których można zaprosić do korzystania z aplikacji.
- Aplikacje do zarządzania projektami często są dostępne w języku angielskim i mają ograniczenia liczby osób w bezpłatnej wersji.
- Zarówno koordynator, jak i e-wolontariusze muszą nauczyć się korzystać z wybranej aplikacji do zarządzania projektami.
TuDu.org.pl – platforma do e-wolontariatu
Jak to działa:
- Koordynator e-wolontariatu tworzy bezpłatne konto organizacji na TuDu.org.pl (https://tudu.org.pl/). Tworzy projekt (np. "Współpraca z e-wolontariuszami przy redagowaniu bloga"), a następnie tworzy mikrozadania dla e-wolontariuszy. Do każdego zadania może dodać opis i załączniki z materiałami, które będą potrzebne do wykonania danego zadania. Przy każdym zadaniu zaznacza, jakie umiejętności są potrzebne do jego wykonania.
- Koordynator nie musi szukać i zapraszać e-wolontariuszy – na TuDu jest ich zarejestrowanych ponad 3400.
- Zadania publikowane są w Bazie Zadań. TuDu wysyła automatyczne powiadomienie do zarejestrowanych e-wolontariuszy, którzy zadeklarowali posiadanie branych przez koordynatora umiejętności.
- E-wolontariusze samodzielnie wybierają mikrozadania, nad którymi chcą pracować. Na stronie zadania zamieszczają komentarz, w którym informują koordynatora, w jakim terminie planują je wykonać.
- E-wolontariusze rozwiązują zadania i zamieszczają rozwiązania w formie załączników w na stronie zadania.
- Nad jednym zadaniem może pracować kilka osób (np. jedna osoba robi tłumaczenie tekstu, a druga korektę).
- Koordynator dostaje automatyczne powiadomienia mailowe za każdym razem, kiedy e-wolontariusze zamieszczą na stronie zadania komentarz lub rozwiązanie – dzięki temu na bieżąco widzi, jak wygląda proces współpracy i może szybko reagować na pojawiające się pytania i motywować e-wolontariuszy.
- Kiedy zadanie jest wykonane, koordynator oznacza je jako wykonane i wysyła e-wolontariuszom ocenę i podziękowanie.
- E-wolontariusze również oceniają współpracę z organizacją, której pomagali.
Zalety tego rozwiązania:
- Brak konieczności szukania e-wolontariuszy: na TuDu.org.pl zarejestrowanych jest obecnie ponad 3200 osób o różnych umiejętnościach.
- Automatyzacja procesu przydzielania i monitorowania stopnia wykonania zadań: wszystkie mikrozadania są w jednym miejscu, e-wolontariusze sami je wybierają i przypisują do siebie.
- Korzystanie z jednego narzędzia: cały proces współpracy odbywa się w jednym miejscu. Koordynator nie musi używać dodatkowego kalendarza i maili.
Wady:
- Zarówno koordynator, jak i e-wolontariusze muszą nauczyć się korzystać z TuDu.
Tu znajdziesz opis działania TuDu: https://tudu.org.pl/knowledgebase/show/44, a tu instrukcję obsługi: https://tudu.org.pl/page/pomoc
Zorganizuj e-wolontariat – weź udział w minikursie!
Jeśli twoja organizacja chciałaby rozpocząć współpracę z e-wolontariuszami, ale zastanawiacie się, jak się za to zabrać (np. jak wymyślić i opisać mikrozadania), zapraszamy do udziału w minikursie mailingowym!
Na przełomie listopada i grudnia Fundacja Dobra Sieć uruchamia bezpłatny minikurs mailingowy, podczas którego przez tydzień w formie krótkich, praktycznych porad wysyłanych mailowo nauczymy was, jak zaplanować i wdrożyć współpracę z e-wolontariuszami. Zapraszamy!
Więcej informacji o kursie i link do zapisów: https://minikurs.e-wolontariat.pl/
Projekt jest finansowany w ramach Programu „Fundusz pomocowy dla organizacji pozarządowych oraz inicjatyw obywatelskich 2020”, utworzonego przez Polsko-Amerykańską Fundację Wolności, realizowanego przez Fundację Edukacja dla Demokracji.
Źródło: Fundacja Dobra Sieć
Ten tekst został nadesłany do portalu. Redakcja ngo.pl nie jest jego autorem.
Portal organizacji pozarządowych ngo.pl jest patronem medialnym tego wydarzenia.
Teksty opublikowane na portalu prezentują wyłącznie poglądy ich Autorów i Autorek i nie należy ich utożsamiać z poglądami redakcji. Podobnie opinie, komentarze wyrażane w publikowanych artykułach nie odzwierciedlają poglądów redakcji i wydawcy, a mają charakter informacyjny.
