Publicystyka - ngo.pl

Jesteśmy niewielkim stowarzyszeniem prowadzącym działalność sportową, mamy duży staż i od wielu lat pozyskujemy dotacje na zajęcia sportowe dla lokalnej młodzieży. Członkami zarządu naszego stowarzyszenia są też trenerzy z uprawnieniami. Stowarzyszenie podpisuje z nimi umowy na prowadzenie zajęć – zawsze umowy w imieniu stowarzyszenia podpisują członkowie zarządu. Niedawno mieliśmy kontrolę dotacji, powiedziano nam, że mamy źle podpisane umowy, są one nieważne i zagrożono nam koniecznością zwrotu dotacji. Jak możemy wybrnąć z tej sytuacji?

Co do zasady umowy w imieniu stowarzyszenia podpisywane są przez uprawnionych członków zarządu stowarzyszenia - zgodnie z zasadą reprezentacji. Przykładowy zapis w statucie może np. brzmieć tak: „do reprezentacji stowarzyszenia uprawnionych jest dwóch członków zarządu działających łącznie”. Ten sposób reprezentacji dotyczy zdecydowanej większości umów np. o dostarczanie energii, dotację, wynajmowania lokalu itd. 

Tak samo jest co do zasady w przypadku umów o pracę czy umów-zleceń – ale dotyczy to umów zawieranych z innymi osobami niż członkowie zarządu danego stowarzyszenia.

Obydwa wybory muszą być potwierdzone uchwałą danego organu – walnego zebrania członków stowarzyszenia lub komisji rewizyjnej.

Nadal jednak zdarzają się sytuacje, że stowarzyszenia (i inne podmioty działające w oparciu o przepisy Prawa o stowarzyszeniach, czyli np. związki stowarzyszeń, kluby sportowe działające w formie stowarzyszeń itd.) nie mają świadomości prawidłowego sposobu zawierania umów z członkami zarządu i umowa pomiędzy stowarzyszeniem a danym członkiem zarządu jest zawierana zgodnie z ogólnym sposobem reprezentacji, tj. przez innego członka zarządu. Taka umowa jest zagrożona uznaniem za  nieważną, co pociąga za sobą bardzo poważne konsekwencje. Np. w przypadku, gdy wynagrodzenie członka zarządu pochodzi z dotacji, instytucja udzielająca dotacji mogłaby stwierdzić nieważność umowy i na tej podstawie żądać zwrotu wypłaconych kwot, jako poniesionych bez podstawy prawnej.

W języku prawnym jest specjalne określenie na takie „naprawienie” nieważnej umowy – jest to konwalidacja umowy – czyli wadliwa umowa zostaje uznana za skuteczną, z datą wsteczną od jej zawarcia.

1 marca 2019 r. weszły w życie zmienione zapisy art. 39 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którymi umowy takie są dotknięte są tzw. bezskutecznością zawieszoną - bez odpowiedniego potwierdzenia będą uznane za nieważne. W efekcie zgodnie z nowym brzmieniem §1 art. 39 KC, w opisywanym przypadku wystarczy, że taką niewłaściwie podpisaną umowę potwierdzi uprawniony do tego organ, czyli osoby uprawnione do zawierania umowy – pełnomocnik wybrany przez walne zebranie członków stowarzyszenia lub członek komisji rewizyjnej wybrany przez komisję.

Przed zmianami nie było jasności, jak naprawiać takie umowy i były rozbieżności w interpretacjach. Co ważne znowelizowany przepis możemy stosować również do umów zawartych przed 1 marca 2019 r.

Przepisy co prawda nie wymagają, aby cały organ, np. komisja rewizyjna potwierdzały ważność umowy, ale taka opcja jest bezpieczniejsza dla wszystkich, w tym osoby, która w imieniu stowarzyszenia będzie następnie umowę potwierdzać. Potwierdzanie wsteczne umów zawsze bowiem ma charakter kontrowersyjny i nadzwyczajny dla osoby prawnej. Nie powinna to być prosta czynność złożenia oświadczenia. Waga nieprawidłowości powinna przymuszać osoby potwierdzające do upewnienia się, że potwierdzana umowa była zgodna z interesem stowarzyszenia.

W przypadku braku decyzji walnego lub komisji rewizyjnej, warto zwrócić uwagę, że członek zarządu, który był stroną umowy, może też sam wystąpić do stowarzyszenia z wezwaniem do potwierdzenia umowy w określonym terminie.

Sygnalizujemy również, że w przypadku umów o pracę, jako podlegających szczególnemu reżimowi Kodeksu pracy, już przed nowelą Kodeksu cywilnego, przyjmowało się w podobnych sytuacjach w spółkach, że naruszenie zasady reprezentacji nie będzie unieważniać takiej umowy o pracę z członkiem zarządu, jeśli była realizowana. Niezależnie do tego wszelkie umowy, w tym również umowy o prace powinny być zawierane zgodnie z art. 11 ust. 4 Prawa o stowarzyszeniach, gdyż każde jego naruszenie pozostaje źródłem problemów dla stowarzyszenia oraz jest oczywistym i rażącym naruszeniem prawa przez zaangażowanych członków zarządu, podważającym ich wiarygodność.

Następnie wskazana uchwałą uprawniona osoba na uprzednio podpisanych umowach (przez niewłaściwe osoby) zamieszcza wzmiankę, że zgodnie z tą konkretną uchwałą (podając nazwę organu podejmującego uchwałę, jej datę, ewentualnie numer lub inne oznaczenie) potwierdza ważność umów.

Podsumowując – jeśli stowarzyszenie zawarło umowę z członkiem zarządu, ale w imieniu stowarzyszenia podpisali ją inni członkowie zarządu to umowa co do zasady będzie uznana za dotkniętą bezskutecznością zawieszoną, czyli wymagającą potwierdzenia ze strony stowarzyszenia, czy jest ważną czy nie (bez odpowiedniego potwierdzenia będzie uznana za nieważną). 

Potwierdzenie umowy można przeprowadzić poprzez pełnomocnika wskazanego w uchwale walnego zebrania członków stowarzyszenia lub przez członka komisji rewizyjnej wskazanego w uchwale tej komisji. 

Opisane tu naprawienie umowy może być „samo-naprawieniem”, czyli stowarzyszenie samo, po zauważeniu błędu, wszczyna procedurę naprawczą. Może być też tak, że działania te podejmowane są po tym, jak ktoś z zewnątrz zwróci uwagę na nieprawidłowość (tzw. „druga osoba”, np. grantodawca lub sam członek zarządu wezwie do potwierdzenia). 

Ważny jest też fakt, że w ten sposób umowa może być naprawiona bez względu na datę jej pierwotnego zawarcia, tj, bez względu, czy była zawarta przed zmianą art. 39 kc (1 marca 2019), czy po tej dacie.