Publicystyka - ngo.pl

👉jak należy rozumieć jawność i transparentność organizacji społecznych? 

👉jakie obowiązki sprawozdawcze i informacyjne mają stowarzyszenia i fundacje? 

👉 czy jawność pomaga w budowaniu wizerunku, pozyskiwaniu pieniędzy, zarządzaniu organizacją i zatrudnianiu pracownic i wolontariuszy? 

👉 od czego zacząć wprowadzanie jawnej komunikacji w organizacji?

Katarzyna Batko-Tołuć – członkini Zarządu Fundacji dla Polski, przez wiele członkini zarządu i dyrektorka programowa Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska, była także wiceprezeską Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych.

Agnieszka Zdanowicz – dyrektorka zarządzająca w stowarzyszeniu Sieć Obywatelska Watchdog Polska, 

Ksenia Dementiva – specjalistka ds fundraisingu. Stowarzyszenie Mudita.

Dzień dobry. Witam na kanale portalu organizacji pozarządowych ngo.pl. Nazywam się Magda Dobranowska-Wittels i mam przyjemność rozmawiać tutaj na różne tematy dotyczące szeroko rozumianego społeczeństwa obywatelskiego, a szczególnie organizacji społecznych. Tym razem moimi gościniami są przedstawicielki trzech organizacji, z którymi porozmawiam o tym, czy jawność i transparentność organizacji społecznej się opłaca.

Są ze mną Katarzyna Batko-Tołuć, przez wiele lat członkini zarządu stowarzyszenia Sieć Obywatelska Watchdog Polska, obecnie członkini zarządu Fundacji dla Polski, Agnieszka Zdanowicz ze stowarzyszenia Sieć Obywatelska Watchdog Polska oraz Ksenia Dementiewa ze Stowarzyszenia Mudita.

Mamy więc przedstawicielki organizacji strażniczej, ale także takiej, która wspiera osoby z niepełnosprawnościami i ich rodziny. Z tych dwóch perspektyw popatrzymy na przejrzystość w organizacjach społecznych.

Zaczęłabym od wyjaśnienia, co właściwie należy rozumieć albo co wy rozumiecie przez jawność i transparentność organizacji społecznych. Mam wrażenie, że dla wielu osób ten temat zaczyna się i kończy na obowiązkach sprawozdawczych wobec grantodawców lub darczyńców, a tymczasem to jest coś więcej. Czym dla Was jest transparentność?

Ksenia Dementieva, Stowarzyszenie Mudita: – Zgadzam się, warto odchodzić od traktowania transparentności tylko jako wymogu wobec państwa, grantodawców i darczyńców.

Katarzyna Batko-Tołuć, stowarzyszenie Sieć Obywatelska Watchdog Polska: – Dodam, że to jest pewne nastawienie, związane z poczuciem zobowiązania do odpowiadania na pytania, „wytłumaczenia się” z tego, jak się zarządzamy, jak podejmujemy decyzje, jak wydajemy pieniądze. Jest cała masa obostrzeń prawnych, które nam nie pozwalają spełnić wszystkich oczekiwań, moim zdaniem jednak to wszystko zaczyna się od postawy. Nie zastanawiam się, dlaczego ktoś pyta, tylko bardziej myślę, że warto jakieś rzeczy wytłumaczyć, bp może to jest niejasne. Po co mam rozpoczynać cały proces budowania nieufności?

Agnieszka Zdanowicz, stowarzyszenie Sieć Obywatelska Watchdog Polska: – Z mojej perspektywy to jest patrzenie na swoją działalność i ocenianie, co może być dla kogoś interesujące. Kasia mówiła o pytaniach, ale

Aktywne publikowanie na stronach, myślenie o tym, co może być dla ludzi interesujące, ale też co dla nas – jako organizacji – może być przydatne, jeśli będzie publiczne. Ktoś nam nie będzie musiał zadawać o to pytania, tylko sam się dowie z naszej strony internetowej. Ale dla nas też może być wygodne to, że dane będą ułożone na stronie, że możemy je traktować jako źródło informacji dla nas samych. Nie chodzi tylko o to, że ktoś nas będzie atakował i zadawał niewygodne pytania, tylko żeby się od początku dobrze pokazać, dobrze zaprezentować.

Są jednak jakieś wymogi dotyczące jawności i transparentności obowiązujące organizacje społeczne. Czy możemy powiedzieć, jak to wygląda od strony formalnej?

A.Z.: – Jeśli chodzi o publikowanie informacji, to obowiązki wynikają z Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie i z Ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Od 2015 roku, gdy była nowelizacja ustawy o działalności pożytku publicznego, organizacje nie muszą koniecznie publikować informacji publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej, tylko mają trzy możliwości.

Mówimy o organizacjach, które wykonują zadania publiczne lub zarządzają pieniędzmi publicznymi. Mają jakieś pieniądze przekazane w formie grantów z samorządu czy od państwa lub posiadają 1,5 procenta podatku, bo są organizacją pożytku publicznego Takie organizacje muszą publikować informacje o tym, jak wykorzystują te pieniądze albo odpowiadać na pytania.

I mają trzy możliwości. Mogą robić to same z siebie i prowadzić Biuletyn Informacji Publicznej, czyli specjalną stronę internetową, która nie musi być, ale przeważnie jest, wydzielona od podstawowej strony internetowej organizacji. Tam są poukładane informacje według odgórnie narzuconego menu. Taka strona jest raczej źródłem suchych danych, bez wodotrysków. Tam są dokumenty, informacje źródłowe, z którymi można się zapoznać. Co ważne, w Biuletynie Informacji Publicznej musi być zaznaczone, kto jest autorem danego wpisu i jak ten wpis się zmieniał z czasem. Na Biuletynie nic nie ginie.

Drugą opcją jest, że informacje publiczne są publikowane na stronach internetowych organizacji. A trzecia opcja jest taka, że ktoś nam zada pytanie o to, jak wykonujemy zadania zlecone albo jak zarządzamy pieniędzmi publicznymi, które otrzymaliśmy i wtedy odpowiadamy na to pytanie, na wniosek o informację publiczną.

CZYTAJ TAKŻE: Obowiązki NGO, sprawozdanie, statut >

Wspomnijmy jeszcze o obowiązkach sprawozdawczych, ponieważ nierzadko doradzamy osobom, które chcą na przykład wesprzeć jakąś organizację, aby zajrzały do jej sprawozdania.

K.B-T.: – Rzeczywiście, dziennikarze często nas pytają, jak sprawdzić organizację, która nie ma na stronie sprawozdania, przecież ona ma obowiązek sprawozdawczy. I wtedy mówimy „To zależy”.

Jeżeli to jest stowarzyszenie i ono ma tylko prywatne pieniądze, to nic wam nie musi dawać, bo – co do zasady – stowarzyszenia są podmiotami prywatnymi. Ale gdy już wezmą jakieś pieniądze publiczne, to wpadną – przynajmniej w sprawie tych pieniędzy – w szufladkę, o której mówiła Agnieszka, czyli będą musiały odpowiedzieć na wniosek. Chyba, że zrobią sobie BIP i tam powieszą sprawozdanie dotyczące wydania tych pieniędzy.

Ale jeżeli jest się fundacją, to już nie jest tak prosto. Fundacja wysyła sprawozdanie do właściwego ministra. I takie sprawozdanie, nawet jeśli organizacja się upiera, że nam nie da, gdy wnioskujemy o informację publiczną – czego robić nie powinna – to zawsze możemy pozyskać z ministerstwa.

A jeżeli jest się organizacją pożytku publicznego, to trzeba umieścić sprawozdanie zarówno w bazie danych takich organizacji, żeby móc w następnym roku ubiegać się o 1,5 procent podatku, ale też jest obowiązek umieszczenia tego sprawozdania na swojej stronie.

Dlatego nie każdą organizację można sprawdzić. Jeżeli jest stowarzyszenie hobbystów, które finansuje się tylko ze składek, nawet jeśli jest stowarzyszeniem rejestrowym, to raczej nie znajdziemy ich sprawozdania. Chyba, że prowadzi działalność gospodarczą. Organizacje prowadzące działalność gospodarczą muszą umieszczać sprawozdania w bazie Krajowego Rejestru Sądowego. Przy działalności gospodarczej wchodzimy z państwem w inny rodzaj relacji, w związku z czym wymogi wobec naszej przejrzystość się zwiększają.

Wrócę jeszcze na chwilę do tego odsyłania do sprawozdania. To jest dla mnie przejaw nastawienia, które nie jest specjalnie transparentne i jawnościowe, ponieważ z tych sprawozdań przeciętny obywatel nie bardzo jest w stanie coś wyczytać. Ze sprawozdań OPP może czegoś się dowie, ponieważ tam są na przykład wynagrodzenia zarządu, a to ludzi zazwyczaj interesuje. Ale mam przekonanie, graniczące z pewnością, że różne organizacje, mimo instrukcji, liczy to trochę inaczej, więc są to informacje nieporównywalne. Czasami liczby, które tam widzę, wydają mi się nieprawdopodobne. Mogę się mylić, ale wyobrażam sobie, że organizacja nie wpisuje tam wynagrodzeń zarządu, bo uważa, że zarząd jest wynagradzany za coś innego. To dopiero wyjdzie przy kontroli. Także to też nie jest dla mnie bardzo wiarygodna informacja. Tym niemniej na pewno różnego rodzaju analitycy uwielbiają tam zajrzeć, bo to jest dobra baza w miarę porównywalnych danych. Warto więc przykładać się do tego, ponieważ, gdy ktoś się później zainteresuje i nie będziemy umieli wytłumaczyć, skąd się wzięły te liczby, to wypadniemy jeszcze gorzej. Jeżeli wstydziliśmy się naszych liczb, to możemy się przekonać, że jest gorzej, gdy staniemy się obiektem jakiegoś skandalu.

Pokazują na przykład, jak duże są rozbieżności między najwyższymi i najniższymi wynagrodzeniami. To akurat widzę w sprawozdaniach organizacji pożytku publicznego. Gdy widać, że zarząd zarabia jakieś bimbaliony, a przeciętny pracownik pięć razy mniej, to coś tu jest nie tak. To też jest strażnik własnej fantazji w podwyższaniu wynagrodzeń. Nie uważam, że wiele organizacji ma ten problem, ale na pewno takie zjawiska występują. Tym bardziej, jeżeli u nas nie występują, warto się tym pochwalić.

Przejdźmy zatem do tych korzyści, o których Kasia zaczęła opowiadać. Na pewno są korzyści wizerunkowe. Przejrzysta organizacja łatwiej się obroni, jeżeli dojdzie do sytuacji kryzysowej związanej z jej wizerunkiem. Ale to nie są jedyne korzyści z transparentności. Czy mogłybyście powiedzieć, czy to się opłaca, czy na przykład pomaga w zdobywaniu funduszy?

K.D.: – Zajmuję się w Mudicie między innymi pozyskiwaniem funduszy i nawiązywaniem partnerstw. W wielkim skrócie powiem: zdecydowanie się opłaca. Ale bardzo ważne jest, żeby tłumaczyć tę transparentność na różne języki, bo organizacje pozarządowe myślą i mówią skrótami myślowymi. Mudita jest stowarzyszeniem i nie prowadzi działalności gospodarczej, ale uważamy po pierwsze, że

To jest dla nas bardzo istotne w komunikacji wewnętrznej. Poza tym, że wielu partnerów biznesowych, instytucjonalnych wymaga umieszczenia sprawozdania na stronie internetowej. Podczas rozmów z nimi warto podkreślać tę transparentność i na naszej stronie internetowej, i w mediach społecznościowych.

Jeden z argumentów wielu organizacji, które mówią, że transparentność fajnie, ale one nie mają zasobów, nie mają ludzi, czasu, żeby taką komunikację otwartą prowadzić. Tym bardziej, gdy mówisz, że inaczej się powinno się zwracać do darczyńcy, który wpłaca indywidualnie, inaczej, jeżeli chcemy pozyskać partnerów biznesowych. Jest to też kompetencja, którą trzeba mieć albo posiąść. To wszystko kosztuje. Zapytam wprost, czy nakład tej pracy się zwraca? Czy widzicie, że to, w jaki sposób się komunikujecie przynosi wam korzyść w postaci większych darowizn na koncie?

K.D.: – Zwraca się zdecydowanie. I w przypadku kontaktu z darczyńcami indywidualnymi, i w przypadku kontaktu z biznesem. I jest dobrą praktyką. Doskonale wiem, że to angażuje dużo zasobów czasowych, kadrowych itd. I też jest wymagana wiedza, żeby stworzyć, przetłumaczyć na te wszystkie inne języki. Ale nie warto zwlekać z tym do momentu, kiedy to się stanie obowiązkiem. Warto wprowadzać takie praktyki od samego początku, bo wtedy nawet ta nauka idzie łatwiej.

Kolejne pytanie skieruję do Kasi i Agnieszki, bo same podkreślacie, że jawność pomaga też w zarządzaniu organizacją. Czy możecie o tym trochę więcej powiedzieć?

A.Z.: – Odniosę się do tego, że wiele organizacji twierdzi, że nie mają zasobów, aby wdrożyć taką przejrzystą komunikację. I to jest jasne, natomiast wydaje mi się, że każdy proces jest do wdrożenia, jeżeli go dobrze zaplanujemy i zastanowimy się, jak sprawić, aby mieć z tego jak najwięcej korzyści.

Dla nas dane, które publikujemy w Biuletynie Informacji Publicznej są źródłem informacji dla całego zespołu. Często jest tak, że mamy jakieś informacje, ale one są trzymane przez konkretne osoby, na przykład dział komunikacyjny, albo dział finansowy. Jeżeli wrzucamy coś do Biuletynu, to każdy z zespołu i każdy poza zespołem może zobaczyć np. zakresy naszych obowiązków, nasze wynagrodzenia, jakie projekty realizowaliśmy, jak się dzielą nasze źródła finansowania, jaka część budżetu pochodzi od grantodawców, a jaka część od darczyńców indywidualnych i z 1,5% procenta. Dla nas jest to bardzo przydatne. Na przykład spis projektów, które realizowaliśmy przydaje się, kiedy składamy wniosek o kolejny grant. Przeważnie w tych wnioskach trzeba wypisywać, jakie granty były realizowane poprzednio, więc mamy gotową bazę.

Kiedy składamy wniosek o granty i chcemy wyliczyć w budżecie, jaka kwota będzie stanowiła np. 20 procent etatu, to najnowsze dane mamy w Biuletynie, bo tam są podane nasze pensje. Osoba, która akurat szykuje ten wniosek, nie musi pytać o to kadr, tylko wchodzi na BIP i ma szybciej dostęp do tych informacji.

U nas na BIP-ie są także różne dokumenty: statut, podstawowe informacje, ale także regulaminy, polityka szkoleniowa, polityka składania skarg, polityka antymobbingowa. Widzę, że to jest ważne dla grantodawców, ponieważ gdy się składa wniosek, pytają, czy jest polityka konfliktu interesów, czy jest polityka antymobbingowa itd. Od razu możemy tam odesłać albo grantodawca może sam sprawdzić wcześniej.

To jest ważne także dla osób, które biorą udział na przykład w rekrutacjach. Mogą przejrzeć BIP i od razu poznać naszą kulturę organizacyjną. Z tych dokumentów wynika, jakie są nasze wartości, jak staramy się dbać o pracowników, pracownice, czy o zleceniebiorców, zleceniebiorczynie. To nie są tylko cyferki i dokumenty. To dużo mówi o organizacji samej w sobie.

Jeżeli więc zaplanujemy publikowanie informacji w ten sposób, że one będą nam przydatne, to nie będziemy tego traktować tylko jako obciążenia. Jeżeli podejdziemy do jawności tak, że to jest też dla nas źródło informacji, to będzie nam dużo łatwiej znaleźć na to czas.

K.B-T.: – Dodam jeszcze, że to oszczędza liczbę znaków w generatorach, ponieważ nie piszemy całej epopei na temat tego, jaką mamy politykę. Mogę sobie też wyobrazić, że ktoś to później czyta i się zastanawia „Mają, czy nie mają? Coś to brzmi nieprawdopodobnie…”. My wysyłamy link do konkretnego dokumentu, a we wniosku piszemy o tym dwa słowa.

Ale… Agnieszka używa takich sformułowań, jak np. „dział komunikacji”, „dział finansowy”. Rzeczywiście, Watchdog jest obecnie dużą organizacją, ale kiedyś tak nie było. Byliśmy organizacją opierającą się na grantach. W pewnym momencie podjęliśmy świadomą decyzję, będąc już na określonym poziomie rozwoju, że nie będziemy korzystać z grantów, a będziemy starać się o środki od darczyńców indywidualnych. Nie mieliśmy też specjalnego wyboru, ponieważ nie było grantów na działalność, którą prowadzimy. Na przełomie 2016 i 2017 roku w ogóle nie było grantów, ale my byliśmy przygotowani, ponieważ już wcześniej podjęliśmy tę decyzję.

Na początku BIP w ogóle nie był przez nas planowany. Mamy go od 2008 roku. Założyliśmy go po pierwsze dlatego, że był taki obowiązek prawny, a po drugie – wyobrażałam sobie wtedy, że na pewno będziemy kiedyś atakowani. Nikt nas nie atakował. Właściwie w ogóle stosunkowo mało, nawet w ostatnich latach, nas atakowano, ale wyobrażałam sobie, że kiedyś takie sytuacje będą. Zastanawiałam się, jakie mogą być te ataki? Ponieważ sprawdzamy administrację, to ktoś może powie „A co wy jesteście tacy święci? A pokażcie, ile wy zarabiacie”. Pytania, które my zadawaliśmy, zaczęłam kierować do nas samych i myślałam „Takie informacje powinny być w BIP-ie”.

BIP nam się więc kształtował stopniowo. Około 2012 roku ktoś rzucił hasło jawnych wynagrodzeń. Wtedy postanowiliśmy budować swój wizerunek jako organizacji bardzo jawnej. To zbiegło się z myśleniem o pozyskiwaniu środków od darczyńców indywidualnych, dla których – a na pewno dla części z nich – to jest powód, dla którego nas wspierają.

Gdy oceniam wnioski, a czasami mi się to zdarza, to widzę, że dla mniejszych organizacji przygotowanie tych wszystkich dokumentów, polityk wiąże się z bardzo dużym wysiłkiem. Zachodni darczyńcy, którzy wspierali polskie organizacje – np. przy okazji kryzysu na granicy polsko-białoruskiej i tego związanego z pełnoskalową wojną w Ukrainie – wymagali pewnych rzeczy, bo to widać na stronach organizacji: one mają różne polityki opublikowane. Super to wygląda, serce rośnie. Podejrzewam – to Ksenia może potwierdzi – że to wchodzi w krew, jak już zaczęło się robić.

Nie trzeba mieć działu komunikacji, to jest dla zaawansowanej organizacji. Można pomyśleć, jak na naszym poziomie rozwoju możemy zadbać o różne rzeczy. Może znaleźć kogoś, kto lubi liczby i nam zrobi porządek.

K.D.: – Przede wszystkim trzeba przestać traktować sprawozdawczość jako przykry obowiązek, ponieważ to może być narzędzie komunikacyjne, fundraisingowe.

Każdy sobie zdaje sprawę, że kwestie bieżące, operacyjne zjadają bardzo dużo czasu, szczególnie w mniejszych organizacjach. Sprawozdawczość pozwala się zdystansować. Pozwala zarządowi albo osobom decyzyjnym spojrzeć na organizację z lotu ptaka, co jest bardzo istotne.

Zgadzam się, że jest taki profil pracownika trzeciego sektora. To są osoby o podwyższonym poziomie empatii, które uważają, że papiery, to jest zbędna sprawa. Ale jednak warto, warto już od samego początku próbować wdrażać procedury, które później zaprocentują, naprawdę.

Mówiłyście, że przejrzystość pomaga w pozyskiwaniu pieniędzy i w zarządzaniu organizacją. A jak przychodzą do was wolontariusze, wolontariuszki albo pracownicy, pracownice, to czy oni też na to zwracają uwagę? Przeglądają wasze strony i na tej podstawie stwierdzają „OK, dobra, to tutaj chciałbym pomóc albo pracować”? Macie takie doświadczenia?

K.B.-T.: – Pamiętam jedną sytuację zatrudniania osoby, która powiedziała, że zdecydowała się na nas ze względu na to, że było jasne, ile będzie zarabiać i że mamy jawne płace. Ludzie mają różne doświadczenia, a myślę, że to buduje zaufanie na wielu poziomach. Organizacja mówi, ile będę zarabiać, w momencie zatrudnienia dostanę tę kwotę, na którą się umówiłam albo wiem, od czego startuję. To jest coś, co dzisiaj jest szeroko wymagane od pracodawców.

Natomiast wydaje mi się, że ludzie wyciągają z tego też inne wnioski: że będzie stabilnie. W BIP-ie można sprawdzić informacje wstecz, zobaczyć, czy były jakieś podwyżki. Nawet jeśli ktoś nie przeczyta regulaminu wynagrodzeń, to jak poklika, zobaczy jak na przestrzeni czasu wynagrodzenia się zmieniały, że podwyżki w ogóle są.

A.Z.: – Nie przypominam sobie takich sytuacji przy zatrudnieniu. Ale, gdy podpisujemy umowy z osobami na umowę zlecenie, to wtedy pytam, czy dla nich jest oczywiste, że jeżeli będą mieli wypłacane wynagrodzenia z pieniędzy publicznych, czyli z 1,5 procenta podatku, to ta informacja będzie widoczna w Biuletynie Informacji Publicznej. To jest moment testu, uwspólnienia wartości. To nie jest nasz wybór. Gdyby ktoś nas zapytał o to, jak wydajemy pieniądze z 1,5 procenta, to musielibyśmy odpowiedzieć. Wybór jest taki, że publikujemy spis wydatków sami z siebie na stronie.  

I jakie są reakcje?

A.Z.: – Zawsze wszyscy się zgadzali, nie mieliśmy dotąd żadnych problemów, ale to jest fajne sprawdzenie. Jako Watchdog jesteśmy w specyficznej sytuacji, bo zajmujemy się przejrzystością instytucji publicznych. Wychodzimy z założenia, że chcemy na swoim przykładzie pokazywać tym instytucjom, że jawność sprzyja i się opłaca.

Ale, żeby z tego względu ktoś do nas przychodził, to raczej mi się nie wydaje, aczkolwiek często w zgłoszeniach, gdy mamy rekrutacje, ludzie piszą, że wartości, które reprezentujemy są dla nich ważne. Działamy na rzecz przejrzystości innych instytucji, więc ta przejrzystość łączy i nas, i te instytucje.

K.D.: – U nas też nigdy coś takiego się nie zdarzyło. Wolontariusze, pracownicy przychodzą przede wszystkim zgodnie ze swoimi wartościami.

To jest także kwestia edukacji nie tylko współpracowników, darczyńców indywidualnych, ale również partnerów biznesowych. Jak znaleźć sobie mądrego partnera? Bardzo często osoby z biznesu, które chcą w jakiś sposób wesprzeć organizacje pozarządowe nie wiedzą, jak znaleźć odpowiedniego partnera. Czy to może być mała organizacja? Czy koniecznie musi być duża, która istnieje już od wielu lat i to jest wyznacznikiem odpowiedniego partnera? Warto takie rzeczy komunikować: w jaki sposób i dlaczego warto to sprawdzać.

Chciałabym przejść do części praktycznej i zapytać Was o narzędzia. Dla tych, którzy może pod wpływem naszej rozmowy, a może sami z siebie już do tego dojrzeli, żeby zacząć w ten sposób komunikować o swojej organizacji. Czy możecie podpowiedzieć, w jaki sposób zacząć? Co najpierw, żeby nie porywać się z motyką na słońce?

A.Z.: – Na pewno od spojrzenia na to, jakie informacje mamy i czym jesteśmy gotowi się podzielić. Czasami jest takie podejście, o którym mówiła Kasia, „A co mnie pytasz, co się wtrącasz? Ja mam swoją organizację i będę sobie robić, jak mi się podoba”. My działamy po to, żeby ludzie zmieniali to podejście.

Jako organizacje gromadzimy różne dane. Na pewno gdzieś mamy informacje o realizowanych projektach, na jakimś dysku Google na przykład. Być może robimy jakieś zestawienia z księgowości. Trzeba pomyśleć na początek, co z tego, co już mamy mogłoby się okazać ciekawe dla świata zewnętrznego i jak moglibyśmy się tym podzielić.

Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej jako zupełnie oddzielnej strony może być czasochłonne. U nas jest o tyle łatwe, że mamy BIP już od dawna.

Najłatwiej zastanowić się po pierwsze – co, a po drugie – jak. Na stronie internetowej byłoby prościej niż prowadzić zupełnie osobną stronę w postaci BIP-u. Dla nas Biuletyn jest o tyle wygodny, że tam mamy tylko informacje źródłowe. Wrzucamy je w odpowiedni dział i nie zastanawiamy się nad tym, żeby szczególnie pięknie wyglądały. Na stronach internetowych przeważnie chcemy, żeby to współgrało z całą koncepcją komunikacyjną, więc to może być – wbrew pozorom – bardziej czasochłonne niż taki gotowy Biuletyn. To do rozważenia, co będzie mniej czasochłonne dla nas.

Przygotowując nas do rozmowy, pisałaś, że coraz częściej organizacje nie mają stron internetowych i co wtedy. Zastanawiałam się nad tym. Dla mnie jednak strona jest podstawą. Tak jak niektórzy muszą mieć papier i na tym pieczątkę, żeby uznać, że dokument jest ważny. To nie chodzi o aż taką biurokrację, ale jednak strona internetowa jest źródłem informacji, do którego można zawsze wrócić. Media społecznościowe są dla mnie totalnym chaosem, więc nie wyobrażam sobie, jak je wykorzystać w tym celu. Strona internetowa, jeżeli chodzi o przejrzystość działania i uporządkowanie informacji, jest dużo bardziej przydatna.

K.D.: – Ja jestem akurat z tych osób, które kochają tabelki, dane, dlatego zawsze apeluję o porządkowanie takich rzeczy.

Wszystko można zmierzyć. Zdecydowanie warto zacząć od powolnego wprowadzenia takich narzędzi. Wiemy, że kiedy machina jest już rozpędzona, to bardzo ciężko wprowadzić nowe, szczególnie cyfrowe, narzędzia, bo to spotyka się z oporem. Warto więc o takich rzeczach pomyśleć już wcześniej.

Jeśli chodzi o kanały komunikacji, to zgadzam się z Agnieszką, że strona internetowa to jest must have. Tym bardziej, że teraz są pewne ułatwienia, jeśli chodzi o stworzenie nawet wizytówki. W mediach społecznościowych owszem można informować, ale to jest inny język, do innego odbiorcy. Są oczywiście jeszcze inne kanały, zaczynając od różnych mailingów, ale strona internetowa, wizytówka jest bardzo potrzebna.

Wy używacie strony. Nie macie swojego BIP-u. Prowadzicie przejrzystą komunikację przez stronę. Kasiu, chciałaś coś dodać?

K.B.-T.: – Pamiętam, jak kiedyś trafiłam na raport Stowarzyszenia Klon/Jawor, które prowadzi ngo.pl i byłam bardzo pozytywnie zaskoczona, jak świetny jest to raport graficznie. Nie chodzi mi o to, że był ładny, tylko że tam były fajne pomysły, jak pokazać dane. Oczywiście to nie jest dziwne, bo zajmujecie się danymi i ciągle szukacie sposobów na ich pokazanie.

Agnieszka powiedziała jednak, żebyśmy się zastanowili, jakie mamy dane, co o sobie chcemy powiedzieć. Na przykład my pokazujemy, jaka jest proporcja pieniędzy od darczyńców w stosunku do grantów. To jest celowy zabieg. On się wziął z konkretnej sytuacji. W 2012 roku zmieniliśmy nazwę i nazwaliśmy się Sieć Obywatelska Watchdog Polska. Ktoś napisał komentarz na Facebooku: „Co to za sieć, jak mają same pieniądze publiczne? Pokażcie, gdzie są ci ludzie w tej sieci!”. To była moja ambicja, żeby pokazać, że to naprawdę jest sieć. Dla mnie to jest ważny element opowieści o Watchdogu, powiedzenie „A widzicie, tyle i tyle pieniędzy mamy od ludzi”. Ale oczywiście można opowiedzieć inne rzeczy. To jest to, co jest ważne w naszej organizacji. Zgadzam się, że w mediach społecznościowych możemy się komunikować na bieżąco, ale zorganizowaną informację gdzieś trzeba mieć, bo później jest trudno to znaleźć.

Ktoś się obawia zrobić stronę, ale to się da zrobić na bezpłatnych narzędziach. Lepiej lub gorzej, ale tak, żeby był po prostu konkretny link, który sami znajdziemy. Ale można też mieć dobrze zorganizowane dane wewnątrz na jakimś dysku, a co jakiś czas publikować coś bardziej zbiorczego. Tylko w gruncie rzeczy to jest dużo więcej pracy. Mówiła o tym Agnieszka. Watchdogowi jest łatwo, bo nie myśli o infografikach. Co jakiś czas pojawiają się jakieś zestawienia, ale bez tego moglibyśmy żyć. To już jest coś wyciągnięte z danych. Pierwsza rzecz jednak to jest wrzucić do BIP-u. I to już tam jest.

Mieliśmy inny problem z tym związany. W naszym menu było napisane „BIP” i kilka osób nam powiedziało „No, tacy jesteście przejrzyści, a nie macie sprawozdań finansowych na stronie”. W końcu więc nazwa BIP została zamieniona na „Finanse”, bo doszliśmy do wniosku, że – chociaż w BIP-ie jest dużo więcej – ludzie najczęściej tego szukają. Osobnym więc tematem jest, jak zrobić, żeby ktoś znalazł te informacje.

Generalnie jednak warto słuchać informacji zwrotnej i starać się na to odpowiedzieć. Podstawą jest to, co powiedziały i Ksenia, i Agnieszka: najpierw trzeba tę informację zorganizować. To jest czasami największy ból, bo często nie zdajemy sobie sprawy, co nam się wydarzy za jakiś czas, jeśli nie zaczniemy dzisiaj tych informacji porządkować. I padniemy. Na różnych szkoleniach na temat kryzysu w organizacji widać, że to się zawsze na poziomie zarządzania zawala, a zarządzanie finansowe jest bardzo ważnym tego elementem.

Wrócę jeszcze na chwilę do sprawozdań, bo ludzie nie bardzo potrafią je czytać. Generalnie żyjemy w takich czasach, że osoby coraz rzadziej mają umiejętność czytania ze zrozumieniem bardziej skomplikowanych dokumentów. Jak sobie radzicie w takiej rzeczywistości? W jaki sposób te informacje sprzedawać tak, żeby trafiały do ludzi, żeby oni je rozumieli?

K.B.-T.: – To jest trudne. Trzeba testować. Często dowiadujemy się na podstawie reakcji, czego ludzie nie rozumieją. Możemy to ponownie przedstawić. Często to jest też typowe czepianie się, nie na każde oczekiwanie trzeba odpowiedzieć, ale czasami widać, że jest jakieś nieporozumienie i wtedy musimy dokonać korekty.

Doświadczenie ma znaczenie, ale zacząć warto od tego, co nam się wydaje, bo jak będziemy za długo myśleć, to nigdy tego nie zrobimy.

A.Z.: – Bardzo często, gdy poruszamy jakiś trudny temat dotyczący finansowania instytucji publicznych, to trafiają nam się takie komentarze od osób, które myślą, że nas wybiją z rytmu: „A wy, to skąd jesteście finansowani?”. Wtedy to jest dla nas wielka przyjemność wrzucić link do naszego BIP-u, gdzie są źródło finansowania od iluś tam lat i po prostu powiedzieć „Przeczytaj sobie”. To jest prztyczek w nos tej osoby, która myśli, że zada nam trudne pytania, a my jesteśmy na to przygotowani.

Zadajemy sobie pytania, o co ktoś nas może spytać i staramy się to publikować wcześniej, ale rzeczywiście mamy to rozróżnienie, że w BIP-ie publikujemy dane źródłowe, a na stronie internetowej staramy się je jakoś „ograć”. Ale to wynika z tego, że mamy dział komunikacyjny i mamy osoby, które o tym myślą. Natomiast w mniejszych organizacjach, gdzie jest kilka osób, to może być na pewno trudniejsze.

K.D.: – Przypomniał mi się taki przykład, który pokazuje też, jak istotny jest każdy feedback, zawsze warto go wziąć pod uwagę i wyciągać wnioski. Nie mówię o nieporozumieniach i złośliwych komentarzach. Mudita była zaangażowana we wsparcie osób z niepełnosprawnościami z Ukrainy podczas kryzysu po rozpoczęciu pełnoskalowej wojny. Droga ku względnej samodzielności tych rodzin osób z niepełnosprawnościami wyglądała zupełnie inaczej niż innych rodzin, którym do tej pory pomagaliśmy. W naszych pięknych raportach te wskaźniki nie wyglądały imponująco. Mówię tylko o liczbowych danych. Nie wyglądało to imponująco, ponieważ czas trwania wsparcia jednej rodziny był zdecydowanie dłuższy. Dlatego musimy pamiętać, że

 Warto więc do takiego feedbacku bardzo rozsądnie podchodzić i tłumaczyć to – wracając do tematu z początku rozmowy – na różne języki.

Agnieszko, gdy mówisz, że z przyjemnością wrzucacie link i mówicie ludziom „Zobacz sobie”, to czy potem dostajecie informację, że ktoś tam rzeczywiście zajrzał, że ta informacja mu wyjaśniła i zyskujecie fana lub fankę na przykład?

A.Z.: – To bardziej zamyka dyskusję, moim zdaniem niż przeciąga kogoś na naszą stronę. Ale mogą się pojawić kolejne pytania.

Na początku roku zapadła decyzja o wstrzymaniu pomocy z USA. U nas na BIP-ie było widać, ile mieliśmy tych pieniędzy. To nam z jednej strony pomagało, bo wiedzieliśmy, ile „straciliśmy”, ale z drugiej strony – mogliśmy być na celowniku tych instytucji, podmiotów, które szukały organizacji korzystających ze wsparcia z USA i chciały pokazać, że jesteśmy zależni od jakiegoś obcego mocarstwa. Jeżeli chodzi o podgryzanie nas pod kątem tego, kto nas finansuje, to jesteśmy zaprawieni w bojach, więc to nie było zaskoczenia dla nas.

K.B.-T.: – Agnieszka nie jest wielbicielką mediów społecznościowych. Ja w nich trochę więcej siedzę i wielokrotnie wydawało mi się, że ktoś nas atakuje. A to było pytanie. Wrzucenie linka do BIP-u powodowało, że pojawiał się komentarz „Dzięki, super, bardzo dokładnie”. Ludzie przychodzą nakręceni tym całym bluzgiem w internecie, ale, gdy sobie przeczytają, to często spuszcza parę. Widzą, że nie ukrywamy. Oczywiście, byliśmy tą organizacją „od Sorosa”, wielokrotnie się to pojawia, a jednocześnie jest druga połowa środków, które są od ludzi. Trudniej jest o organizacji, która ma takie poparcie społeczne, opowiadać, że to tylko obcy agenci. Wiadomo, że spiskowe teorie i różne historie, które mają pogrążyć wszystkich wrogów, to jest standard. Niestety, żyjemy w takich czasach, że tego będzie więcej. Nie godzę się z tym, żeby nie było wątpliwości, ale spodziewam się tego. Myślę, że nie da się tego zahamować.

Jest to też pewne ryzyko, z którym trzeba się liczyć. Rozmawialiśmy tutaj głównie o korzyściach.

K.B.-T.: – Ale jest to ryzyko, które będzie jeszcze większe, jeśli będziemy ukrywać informacje. To powinnyśmy powiedzieć, że

Organizacja czuła się zaatakowana, była kompletnie nieprzygotowana, opowiadała wielką historię, jak teraz nie może nic robić, tylko musi się zajmować odpowiedzią na ten wniosek. Nie chcę komuś odejmować. Wierzę, że to było coś strasznego, co odbierało chęć działania, potrafiło wypalić i ktoś myślał: „Nie będę już tego więcej robić”. Przy czym, niestety, zajmując się prawami człowieka i mając bardzo silny ruch antyprawoczłowieczy, możemy się tego spodziewać.

Złudne jest też myślenie, że ktoś się zajmuje prawami człowieka, a ktoś się nie zajmuje, bo również różne – wydawałoby się - niekontrowersyjne grupy mogą stać się obiektem ataków. Weźmy osoby z niepełnosprawnościami w kontekście okupowania Sejmu. Wtedy nie było świętości. Już nie byli nasi biedni niepełnosprawni, tylko to byli wrogowie.

Dzisiaj komunikacja dzieje się na bieżąco, publicznie i nawet ktoś, komu się wydaje, że jest bez znaczenia i jego to nie dotyczy, może stać się ofiarą. A już na pewno, gdy zabieramy głos w debacie publicznej, to bądźmy przygotowani na to, że będzie krytyka. Tak jest niestety.

Przejrzystość jest jednym z obszarów krytyki. I potencjalnym miękkim podbrzuszem wielu organizacji.

Dziękuję Wam za rozmowę. Mija już prawie godzina tej naszej dyskusji. Bardzo to jest ciekawe. Mam nadzieję, że udało nam się przekonać jakieś grono organizacji do tego, żeby albo rozpocząć, albo kontynuować dalej mimo trudów różnych ścieżkę jawności.

Moimi gościniami były dzisiaj Ksenia Dementiewa ze Stowarzyszenia Mudita oraz Katarzyna Batko-Tołuć i Agnieszka Zdanowicz, które reprezentowały Sieć Obywatelską Watchdog Polska. Ja się nazywam Magda Dobranowska-Wittels, a to jest kanał, portal organizacji pozarządowych ngo.pl. Zachęcam do subskrypcji i do odwiedzania naszej strony.