Niewiele osób wie o istnieniu tej opcji, tymczasem utworzenie gotowych szablonów wiadomości w Outlook może Ci znacznie ułatwić pracę. Za każdym razem, gdy wysyłasz powtarzalne, identyczne wiadomości do kilku odbiorców, kiedy znowu od zera tworzysz e-mail o takiej samej treści jak dziesiątki poprzednich lub gdy w odpowiedzi na wiadomość chcesz wysłać taki sam komunikat, jaki wysłałeś już wielokrotnie – możesz skorzystać z szablonów Outlooka.
Jak stworzyć szablon wiadomości w Outlook?
- Wejdź do programu Outlook klikając ikonę na pasku zadań lub wpisując nazwę aplikacji w wyszukiwarce Windows.
- W lewym górnym rogu ekranu kliknij przycisk Nowa wiadomość e-mail.
W oknie tekstowym wpisz dowolną wiadomość, którą będziesz potem wielokrotnie wysyłać. Jeżeli w każdej wysłanej wiadomości ma być dołączony ten sam załącznik (np. do wielu osób wysyłasz tę samą prezentację handlową, rozliczenie roczne, cennik) możesz dodać go tylko raz, w momencie tworzenia szablonu. W tym celu w panelu górnym wybierz opcję Dołącz plik -> Przeglądaj ten komputer i zaznacz odpowiedni dokument.
W lewym górnym rogu kliknij Plik -> Zapisz jako. W nowo otwartym oknie wśród rozwijanych opcji zapisz jako typ znajdź Szablon Outlook, a następnie wybierz lokalizację dla tego szablonu oraz nadaj mu nazwę. Kliknij Zapisz.
Szablony najlepiej działają w przypadku e-maili regularnie powtarzalnych, cyklicznych, np. przesyłam Ci comiesięczne zestawienie kosztów, w załączniku przesyłam umowę, czy jako odpowiedź do często zadawanych identycznych pytań, np. Państwa wiadomość została przekazana do odpowiedniego działu lub W sprawach sprzedaży prosimy o kontakt z X.
W oknie tekstowym wpisz dowolną wiadomość, którą będziesz potem wielokrotnie wysyłać. Jeżeli temat e-maila również ma pozostać taki sam dla wszystkich odbiorców, także możesz go wpisać.
O czym warto pamiętać?
Pamiętaj, że szablon wiadomości Outlook będzie miał taki kształt, jaki mu nadasz. Jeżeli na początkowym etapie tworzenia do wiadomości dodasz załącznik, to pojawi się on w e-mailu za każdym razem, gdy uruchomisz ten szablon. Podobnie, jeśli przy wiadomości wpiszesz konkretnego odbiorcę i zapiszesz całość jako szablon – również ten adresat zostanie w nim zapisany na stałe; sprawdzi się to wtedy, gdy chcesz utworzyć szablon wiadomości regularnie wysyłanej do jednej osoby, np. comiesięczne rozliczenie dla pracownika X. Jest to o tyle ważne, że musisz przemyśleć, jak chcesz skonstruować swoje szablony, by przyniosły Ci jak najlepsze i najszybsze rezultaty, poprawiły wydajność i stanowiły pomoc w Twojej codziennej pracy.
Jak wysłać zapisany szablon wiadomości w Outlook?
Aby otworzyć i wysłać lub edytować stworzony wcześniej szablon wiadomości Outlook wystarczy, że znajdziesz go w wybranej przez Ciebie lokalizacji i klikniesz dwukrotnie lewym przyciskiem myszy. Utworzony wcześniej e-mail automatycznie zostanie otwarty w programie Outlook. Możesz teraz dopisać nowych odbiorców i wysłać ponownie daną wiadomość oszczędzając przy tym czas.
Jeśli masz dodatkowe pytania związane z pracą w Outlooku – możesz je nam zadać wysyłając formularz kontaktowy.
