Regulamin pracy to kluczowy dokument każdej organizacji, w tym także organizacji pozarządowej (NGO). Tworząc regulamin pracy w NGO, należy uwzględnić specyfikę organizacji, w której kluczowe są cele społeczne, misja oraz charakter pracy oparty często na współpracy z wolontariuszami i społecznościami. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak stworzyć regulamin pracy, który będzie zgodny z przepisami, a jednocześnie dostosowany do unikalnych potrzeb NGO.
1. Przygotowanie do stworzenia regulaminu pracy
Przed przystąpieniem do tworzenia regulaminu pracy warto dokładnie przeanalizować specyfikę funkcjonowania NGO.
Zrozumienie misji i specyfiki organizacji
NGO mają na celu realizację działań społecznych, ekologicznych czy edukacyjnych, co często wymaga pracy projektowej i angażowania wolontariuszy. Zastanów się, jakie zasady najlepiej oddadzą wartości i misję organizacji oraz pomogą w efektywnym zarządzaniu pracą.
Znajomość przepisów prawa pracy i specyfiki NGO
Regulamin pracy NGO musi być zgodny z Kodeksem pracy oraz ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a także innymi przepisami dotyczącymi zatrudnienia oraz ochrony danych osobowych. Jeśli NGO zatrudnia wolontariuszy, warto zwrócić szczególną uwagę na przepisy dotyczące ich pracy i ochrony.
Konsultacje wewnętrzne i zewnętrzne
Konsultacje z pracownikami i wolontariuszami mogą pomóc lepiej dostosować regulamin do ich potrzeb. Organizacje pozarządowe często korzystają również z doradztwa prawnego lub wsparcia branżowych organizacji, które mogą udzielić cennych wskazówek dotyczących tworzenia regulaminów zgodnych z misją NGO.
2. Co powinno znaleźć się w regulaminie pracy NGO?
Regulamin pracy NGO powinien obejmować ogólne aspekty regulaminu pracy, takie jak czas pracy, prawa i obowiązki pracowników, zasady BHP, ale także dodatkowe elementy wynikające ze specyfiki NGO.
Czas pracy i elastyczność
W NGO często stosuje się elastyczny czas pracy, zwłaszcza jeśli działanie opiera się na projektach lub eventach. Regulamin powinien jasno określać możliwe formy czasu pracy, w tym ewentualne prace w weekendy lub wieczorami. Przejrzystość w zakresie ewidencji czasu pracy jest kluczowa, szczególnie jeśli NGO korzysta z finansowania projektowego.
Specyfika pracy z wolontariuszami
Regulamin pracy powinien określać zasady współpracy z wolontariuszami, w tym ich prawa, obowiązki, odpowiedzialność i procedury, jakie obowiązują w przypadku zgłoszeń do projektów. Dobrym rozwiązaniem jest także stworzenie oddzielnej sekcji dotyczącej wsparcia, jakie NGO oferuje wolontariuszom, np. zwrot kosztów, zapewnienie szkoleń czy ubezpieczenia.
Prawa i obowiązki pracowników
Warto uwzględnić szczególne aspekty, takie jak odpowiedzialność pracowników i wolontariuszy za powierzone mienie (zwłaszcza jeśli NGO dysponuje sprzętem technicznym), a także obowiązki wynikające z przepisów RODO. Dodatkowe zapisy mogą obejmować zasady związane z uczestnictwem w spotkaniach z beneficjentami czy inne wymogi etyczne.
Polityka antydyskryminacyjna i przeciwdziałanie mobbingowi
NGO działające na rzecz sprawiedliwości społecznej powinny szczególnie dbać o zapis o przeciwdziałaniu mobbingowi i dyskryminacji, z wyraźnym wskazaniem procedur zgłaszania niepożądanych zachowań.
Zasady dotyczące wynagrodzenia, premii i świadczeń dodatkowych
NGO, które zatrudniają pracowników, powinny szczegółowo określić system wynagrodzeń i ewentualnych premii oraz zasady dotyczące zwrotu kosztów (np. dojazdów, diet, noclegów przy wyjazdach projektowych). Należy pamiętać o spójności tych zapisów z zasadami finansowania z grantów i dotacji.
Procedury związane z urlopami i nieobecnościami
Regulamin pracy NGO może zawierać zasady dotyczące urlopów wypoczynkowych, urlopów bezpłatnych oraz procedury postępowania w przypadku nieobecności z powodu choroby. Warto także przewidzieć zasady urlopów „na żądanie”, co może być korzystne, jeśli praca jest intensywna projektowo.
Praca zdalna i terenowa
W organizacjach pozarządowych praca zdalna jest często standardem. Regulamin powinien szczegółowo określać zasady organizacji pracy zdalnej i terenowej, formy raportowania oraz komunikacji z pracownikami. Dodatkowo warto dodać zasady BHP, np. dotyczące ergonomii stanowiska pracy w domu.
3. Dodatkowe zapisy dla NGO
Poza typowymi punktami regulaminu, NGO mogą uwzględnić dodatkowe elementy, które wspierają działalność organizacji, np.:
Polityka etyczna i wartości organizacji
NGO często kierują się określonymi wartościami. Warto zawrzeć w regulaminie zasady etyczne, które obowiązują wszystkich pracowników i wolontariuszy, takie jak uczciwość, neutralność polityczna, odpowiedzialność społeczna, a także przeciwdziałanie konfliktom interesów.
Zasady rozwoju i szkoleń pracowników oraz wolontariuszy
NGO często inwestują w rozwój swoich członków. Regulamin może zawierać zapisy o szkoleniach obowiązkowych, możliwościach zdobywania kwalifikacji, a także wsparciu dla osób zaangażowanych w pracę projektową.
Polityka ochrony środowiska
NGO mogą promować politykę proekologiczną w swoim regulaminie, np. poprzez zapisy o segregacji odpadów, oszczędności energii oraz ograniczaniu materiałów biurowych. Dbałość o środowisko to wartościowy element wizerunku i misji organizacji.
Procedury komunikacyjne i zgłaszania inicjatyw
Warto zawrzeć zasady związane z komunikacją wewnętrzną, np. regularne spotkania zespołu, procedury zgłaszania inicjatyw, a także sposoby rozwiązywania konfliktów, co jest kluczowe, gdy zespół pracuje projektowo i w zmieniających się zespołach.
Procedury bezpieczeństwa podczas pracy w terenie
Jeśli działalność NGO obejmuje pracę w terenie, należy określić procedury bezpieczeństwa, np. raportowanie lokalizacji, kontakt w sytuacjach awaryjnych, zasady korzystania z narzędzi ochronnych oraz pierwszej pomocy.
4. Regularne przeglądy i aktualizacje regulaminu pracy
NGO funkcjonują w dynamicznym środowisku prawnym i społecznym, dlatego warto przeprowadzać regularne przeglądy regulaminu pracy (np. co roku). Ważne jest także uwzględnianie zmian prawnych, np. w zakresie zatrudnienia cudzoziemców, ochrony danych osobowych, czy wynagrodzeń za pracę zdalną.
Stworzenie regulaminu pracy dostosowanego do potrzeb NGO wymaga zrozumienia zarówno obowiązujących przepisów prawa pracy, jak i misji oraz wartości organizacji.
Jeśli masz wątpliwości co do tego, jak przygotować regulamin pracy lub potrzebujesz pomocy w jego aktualizacji, napisz do mnie: natalia.kwiatkowska@legalden.pl.
O autorce
Natalia Kwiatkowska – Adwokat i absolwentka studiów prawniczych na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego oraz studiów podyplomowych na kierunku Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych (kadry i płace) na Uczelni Łazarskiego. Jej zainteresowania zawodowe obejmują prawo pracy, pomoc prawną cudzoziemcom oraz kobietom i dzieciom. Współpracuje z przedsiębiorcami, organizacjami pozarządowymi oraz firmami międzynarodowymi. Jest autorką licznych publikacji oraz artykułów prawniczych. Prowadzi również szkolenia z zakresu prawa pracy, NGO, wolontariatu pracowniczego oraz nowelizacji kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, znanej „Ustawą Kamilka”.
