Publicystyka - ngo.pl

Drogę do optymalizacji warto zacząć od przyjrzenia się zasobom, które już posiadamy. Celem będzie znalezienie najlepszego sposobu realizacji najpilniejszych planów oraz określenie, co tak naprawdę jesteśmy w stanie osiągnąć, biorąc pod uwagę posiadane środki. Najlepiej poddać ewaluacji trzy kluczowe obszary: ludzi, procesy i technologie. Poniżej przedstawimy metodologię optymalizacji każdego z tych obszarów, dzięki której przygotujesz się na działania online w roku 2021.

Z myślą o celach pieniężnych oraz programowych, określ, które z kompetencji posiadanych przez twój zespół mają największy wpływ na wyniki finansowe. Zdefiniuj silne strony i możliwości, a także oszacuj, jakie może być maksymalne obłożenie obecnego zespołu – pracowników, stażystów, wolontariuszy oraz kontrahentów. Poniżej znajdziesz przykładowe pytania, które warto sobie zadać.

Odpowiedzi na powyższe pytania będą się różnić w zależności od misji czy finansów. Mimo tego uzyskanie ich jest tak samo ważne dla kilkuosobowych zespołów, jak i dla wielkich organizacji. Silne strony zespołu idą bowiem w parze z pożądanymi wynikami kampanii.

Gdy już określisz, jaką twoi ludzie pełnią rolę i za co powinni być odpowiedzialni, możesz zacząć stawiać sobie cele. Warto robić to zgodnie z metodologią SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, czyli konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i terminowe).

Nie lekceważ tego, jak ważna jest sprawna organizacja zespołu i precyzyjne określenie własnych oczekiwań. Zastanów się, jakich osób będziesz potrzebować w kampanii, a następnie przydziel im funkcje. Wyznacz kogoś do stworzenia strategii, a także stwórz miejsce, w którym będziesz gromadzić dokumentację.

Każdy krok swojego procesu podziel na krótkie, skupione na bliskich i ważnych celach sprinty. Dzięki tym krótkim etapom unikniesz wrażenia, że musisz bez przerw na odpoczynek wspiąć się na szczyt ogromnej, nieosiągalnej góry. Natomiast wypróbowując nową strategię czy rozwiązanie, swoim priorytetem uczyń najmniej kosztowne rozwiązania dające największe efekty. Stwórz także tzw. backlog, czyli zaplecze niewykonanych czy opóźnionych zadań, aby żadne z nich nie zostało zapomniane.

Zastanów się, czy nic nie utrudnia komunikacji, oraz wyznacz osoby decyzyjne, do których może się zwracać zespół. Narzędzia do zarządzania projektami są kluczowe dla powiększających się drużyn z licznymi specjalistami, gdyż umożliwiają każdemu kontrolę nadchodzących terminów. Warto o nich pamiętać, robiąc ewaluację potrzeb technologicznych.

Aby w jak największym stopniu usprawnić wydajność kampanii, upewnij się, że masz wszystko, czego potrzeba, aby śledzić postępy prac oraz osiągane efekty. Warto przeznaczyć nieco czasu na doprecyzowanie celów. Kilka przykładowych celów to: oczekiwany ruch na stronie, konwersja, a także średnia kwota wpłacanego datku.

Nie można osiągać celów finansowych bez odpowiednich narzędzi. Silne zaplecze technologiczne to czynnik kluczowy dla wzrostu, zaś obecne czasy bardziej niż kiedykolwiek wymagają wdrożenia nowych rozwiązań.

Twoje zaplecze powinno uwzględniać kilka grup technologii.

Zacznijmy od podstaw. Twój system zarządzania relacjami z klientami (CRM) i platforma do e-mail marketingu są najważniejsze, jako że średnio jedna trzecia datków online jest generowana poprzez komunikację e-mailową. CRM przechowuje wszystkie dane darczyńców i osób wspierających w jednym miejscu, zaś narzędzie do wysyłek e-mailowych umożliwia komunikowanie się z nimi. Określ, czy obecnie posiadane przez ciebie systemy działają wystarczająco dobrze.

Czy znasz swoje cele technologiczne i ewentualne problemy, które mogą uniemożliwić zespołowi wydajną pracę? Warto zacząć dokumentować potrzeby i przeszkody z myślą o technologicznej transformacji na początku roku, kiedy datki zazwyczaj nie spływają tak często, jak w ostatnim kwartale.

Zadbaj także o aktualność swojej listy odbiorców. Jeśli widzisz szansę na wprowadzenie segmentacji odbiorców – wykorzystaj ją. To jedna z funkcji CRM, która umożliwi ci personalizację wysyłanych treści w dowolnej skali.

Po usprawnieniu mechanik, które umożliwiają ci komunikację ze wspierającymi, skup uwagę na swoich kanałach i tym, jak możesz je zoptymalizować. Mowa o e-mail marketingu, mediach społecznościowych, stronie www, a także formularzu datków online. Przeprowadź ewaluację doświadczenia użytkownika (user experience) na każdej z platform. Zwłaszcza użytkownika, który ma z tobą styczność po raz pierwszy. Czy ofiarowanie datku jest z jego punktu widzenia proste?

Śledzenie (tracking) to istotna zaleta współczesnej technologii, lecz konfiguracja tej funkcji wymaga nieco czasu – który jak najbardziej warto zarezerwować. Bezpłatne narzędzie Google Analytics jest bezcenne dla organizacji non-profit chcących zbadać ruch na swojej stronie i określić, które kanały generują najwięcej przychodów. Możliwe jest także tworzenie unikalnych linków trackowanych, znanych jako UTM, które dzielą konwersję na grupy odbiorców, kanały i treści. Możesz wykorzystać te dane, aby przekonać się, jakie treści najlepiej oddziałują na różnych odbiorców – i na tej podstawie zbudować strategię reklamy.

Po więcej informacji o Google Analytics zapraszamy na szkolenie, które odbędzie się 10 marca.

Największym ograniczeniem dla organizacji chcącej zoptymalizować swoje zasoby jest czas. Zwykle usprawnienia zajmują dwa razy dłużej, niż zakładano. Mimo tego liderzy organizacji zawsze starają się osiągnąć więcej za mniej, skupiając się właśnie na obszarze ludzi, technologii i procesów. Wysiłek się opłaca, ponieważ ułatwia zbieranie datków i zwiększanie zasięgu organizacji w kolejnych kampaniach.