Publicystyka - ngo.pl

Sztuczna inteligencja (AI) jest dziś dosłownie wszędzie: w edytorach tekstów, narzędziach graficznych i przeglądarkach internetowych. Coraz chętniej sięgają po nią osoby zajmujące się marketingiem, edukacją oraz organizacje społeczne. Nic w tym dziwnego. Dobrze wykorzystana sztuczna inteligencja, może znacznie przyspieszyć i ułatwić codzienną pracę. 

E-mail marketing to jeden z obszarów, w których warto sprawdzić możliwości AI. Sztuczna inteligencja może przydać się do tworzenia treści, redakcji, analizy wyników kampanii i nie tylko. W tym artykule znajdziesz kilka praktycznych pomysłów na wykorzystanie sztucznej inteligencji w wysyłce wiadomości e-mail w Twojej organizacji.

Sztuczna inteligencja towarzyszy nam od lat, ale jej prawdziwy rozkwit nastąpił wraz z rozwojem tzw. generatywnej AI (GenAI). To właśnie ten typ sztucznej inteligencji pozwala tworzyć teksty, obrazy czy filmy na podstawie wzorców i danych językowych dostarczonych przez ludzi. W naturalny sposób AI może przydać się w e-mail marketingu, nie tylko w pisaniu wiadomości, ale też na wcześniejszych etapach pracy: burzy mózgów, planowaniu, i tworzeniu pomysłów na kampanie.

Pomysł 1: Stwórz z pomocą AI harmonogram wysyłek e-maili do darczyńców

Zacznij od przejrzenia kalendarza swojej organizacji. Zaznacz najważniejsze daty: święta, kampanie tematyczne, zbiórki, wydarzenia lokalne lub rocznice działalności. Wkomponuj w kalendarz wysyłki. Możesz zaplanować różne rodzaje wiadomości: informacyjne, relacyjne (np. z podziękowaniami), edukacyjne lub fundraisingowe z apelem o wsparcie.

Kiedy szkic planu będzie wstępnie gotowy, skorzystaj z pomocy AI. Wklej go do wybranego chatu (np. ChatGPT, Google Gemini) i zadaj konkretne pytania, np.:

• Czego brakuje w moim planie komunikacji?
• Jakie wiadomości mogę dodać między wysyłkami fundraisingowymi?
• Jak poprawić kolejność lub częstotliwość wysyłek?
• Zaproponuj po jednym temacie do każdego newslettera, bazując na misji naszej organizacji, bieżących wydarzeniach (te oczywiście również trzeba udostępnić chatowi).

Sztuczna inteligencja poda różne pomysły. Być może część z nich rzuci na twoje myślenie o harmonogramie kampanii „nowe światło”, a część z propozycji po modyfikacji wzbogaci twój oryginalny pomysł.

Tego typu działanie to pomysł na pracę koncepcyjną, wartościowy sposób na pobudzanie myślenia krytycznego i wychodzenia ze swojej organizacyjnej bańki.

Co jeszcze warto wypróbować?

• Analizę wcześniejszych kampanii z pytaniem, jak można je ulepszyć?
• Zebranie pomysłów na prezentowanie działań organizacji za pomocą storytellingu.
• Stworzenie listy potencjalnych tematów wiadomości na podstawie misji organizacji.

Skoro mamy już gotowy harmonogram wysyłek, czas na przygotowanie treści. Sztuczna inteligencja może oczywiście napisać dla Ciebie całe wiadomości e-mail, począwszy od tytułu, po wiele wariantów treści. Ale w tym przykładzie gorąco zachęcam Cię do bazowania na treściach przygotowanych przez Ciebie lub innych członków zespołu i posiłkowanie się wsparciem AI.

Pomysł 2: Dopracuj e-mailing z pomocą sztucznej inteligencji

Z lektury pierwszej części poradnika wiesz już, że tytuł wiadomości e-mail oraz pierwsze zdanie treści (tzw. preheader) to jedne z najważniejszych elementów, które decydują o tym, czy zostanie ona otwarta. Pomysły na atrakcyjny tytuł nie zawsze łatwo przychodzą do głowy. Można wesprzeć się tutaj AI, zadając np. takie polecenie:

W kolejnym kroku przygotuj własny tytuł, wykorzystując elementy propozycji, które najbardziej przypadną Ci do gustu.

Przed wysłaniem możesz też zlecić chatowi sprawdzenie poprawności ortograficznej i stylistycznej wiadomości. Takie drugie „maszynowe” oczy mogą przydać się świetnie do wyłapywania literówek, których nikt z nas nie lubi po sobie zostawiać, szczególnie w komunikacji z odbiorcami organizacji.

To oczywiście dopiero początek, jeśli chodzi o pomysły na współpracę w obrębie tworzenia treści. Czat może skrócić lub sformatować tekst dla konkretnych odbiorców, lub przepisać go w konkretnym stylu. Może też bazować w tworzeniu kolejnego akapitu na charakterystycznym języku, który wypracowaliście w swojej organizacji na przestrzeni lat pracy.

Warto w tym miejscu dodać, że w programach do wysyłki, takich jak na przykład MailerLite, czy GetResponse, funkcje związane z generowaniem pomysłów na tytuły są wbudowane w wyższych planach subskrypcyjnych i można z nich skorzystać.

Odbiorcy Twojej organizacji różnią się. Kluczem w e-mail marketingu jest wyjście naprzeciw ich różnorodnym preferencjom i historii kontaktu z organizacją. Narzędzia AI mogą pomóc tu w analizie dużych ilości danych, wyszukiwaniu podobieństw oraz tworzeniu personalnych treści na ich podstawie.

Współczesne narzędzia do e-mail marketingu coraz częściej oferują funkcje oparte na sztucznej inteligencji. Dzięki nim możesz nie tylko analizować dane o odbiorcach, ale też automatycznie tworzyć segmenty, przewidywać zachowania i dynamicznie personalizować treści wiadomości np. dodając imię, lokalizację, dopasowane rekomendacje czy nawiązania do wcześniejszych interakcji z organizacją. Takie rozwiązania mogą pomóc Ci tworzyć bardziej trafione, skuteczniejsze kampanie.

Przykładowe segmenty, które możesz tworzyć w narzędziach do e-mail marketingu, to m.in.:

• Zaangażowani odbiorcy: użytkownicy i użytkowniczki, którzy regularnie otwierają wiadomości i klikają w linki.
• Nieaktywni odbiorcy: osoby, które od dłuższego czasu nie reagują na wiadomości, ale mogą zareagować na spersonalizowaną kampanię reaktywacyjną.
• Osoby konwertujące (np. darczyńcy): odbiorcy, którzy dokonali darowizny po otrzymaniu wiadomości, co może wskazywać na skuteczność konkretnego rodzaju treści.
• Lokalizacja lub typ aktywności: np. wolontariusze z konkretnego miasta, uczestnicy wybranych wydarzeń, osoby korzystające z konkretnego programu organizacji.

Jak wykorzystać AI do lepszego dopasowania treści do osób pracując z bazą danych swoich adresatów i adresatek? Oto kolejny pomysł na start.

Pomysł 3: Podziel darczyńców, wolontariuszy lub uczestników projektów na podstawie historii ich zaangażowania

Zacznij od przygotowania arkusza danych zawierającego informacje o darowiznach, działaniach wolontariackich lub historii kontaktu z organizacją. Następnie poproś narzędzie AI (np. ChatGPT) o analizę tych danych i zaproponowanie prostego podziału na segmenty. Możesz sformułować polecenie np. tak:

Dzięki takiemu podziałowi łatwiej będzie Ci dostosować ton, treść i formę kolejnych wiadomości do każdej grupy.

Uwaga: Zanim prześlesz AI jakiekolwiek dane dotyczące osób, upewnij się, że są one odpowiednio zanonimizowane lub spseudonimizowane. Oznacza to usunięcie wszystkich danych, które mogą posłużyć do identyfikacji osoby takich jak imię i nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu, miejsce zamieszkania, czy PESEL. By zidentyfikować osoby, możesz użyć np. numerów ID.

Możliwość zaczytywania plików z danymi np. Excel jest dostępna w płatnych planach narzędzi, takich jak ChatGPT czy Google Gemini (w tym Google dla organizacji pozarządowych). Roboczo możesz po prostu wkleić część danych z tabeli do okna chatu.

Wiele narzędzi do e-mail marketingu, takich jak używane często przez organizacje MailerLite czy GetResponse, oferuje wbudowane funkcje wspierające personalizację treści z pomocą AI. Dzięki temu system może sam dopasować komunikat do konkretnej osoby na bazie danych, którymi dysponuje.

W praktyce może to wyglądać tak:

• Zmienne dynamiczne: np. imię odbiorcy, jego lokalizacja, ostatnie wydarzenie, w którym brał udział – mogą być automatycznie wstawiane w treści e-maila.
• Automatyczne przypomnienia: np. przypomnienie o końcu kampanii lub dopasowana wiadomość do osób, które otworzyły ostatniego e-maila, ale nie kliknęły linku.
• Personalizacja obrazów i grafik: niektóre narzędzia pozwalają dynamicznie zmieniać np. banery w newsletterze w zależności od segmentu odbiorcy.
• Podziękowania na urodziny lub rocznicę pierwszego wsparcia: narzędzia (najczęściej typu CRM) mogą automatycznie wysłać wiadomość z życzeniami lub podziękowaniem z okazji np. rocznicy pierwszej wpłaty.

W połączeniu z wcześniej przygotowanymi segmentami takie działania tworzą niezwykle skuteczny mechanizm, w którym każda osoba otrzymuje wiadomość „szytą na miarę” pod kątem treści, tonu, formy oraz czasu wysyłki.

Jeśli w ramach poprzedniego rozdziału podzieliłeś lub podzieliłaś swoich darczyńców, wolontariuszy na grupy, mam dla Ciebie jeszcze jeden pomysł związany z przygotowaniem personalnych podziękowań z pomocą chatu AI.

Pomysł 4: Przygotuj personalne podziękowania dla wolontariuszy

Zleć AI wygenerowanie indywidualnych wiadomości z podziękowaniami. Przykładowe polecenie może wyglądać tak:

Po otrzymaniu tabeli z kolumną zawierającą treść podziękowania, która jest dla Ciebie satysfakcjonująca, możesz następnie zaimportować zawartość kolumny do programu e-mailingowego i wysłać ją do odbiorców i odbiorczyń. To sposób na okazanie wdzięczności, który z pewnością zostanie zauważony i doceniony.

Sztuczna inteligencja przyspiesza tworzenie wiadomości, ale też automatyzuje cały proces komunikacji, od momentu zapisu odbiorcy na listę, aż po analizę wyników kampanii. Dziś coraz więcej zadań możesz zautomatyzować i to nie tylko w oparciu o sztywne reguły, ale dynamicznie, z pomocą AI, która reaguje na zachowania odbiorców w czasie rzeczywistym.

Co można zautomatyzować z pomocą AI?

• Segmentować dynamicznie grupy odbiorców: narzędzia mogą np. wykluczyć osoby, które otrzymały wiadomość w ostatnim czasie, by ich nie przeciążać, lub odsortowywać osoby, które są nieaktywne. Poniżej przykład z aplikacji Klaviyo.

• Ustalić optymalny czas wysyłki dla każdego odbiorcy z osobna na podstawie historii otwarć i kliknięć. Zobacz, jak tę funkcje można włączyć np. w MailerLite (w planie Advanced).

• Tworzyć sekwencje wiadomości (np. powitalne, przypominające, reaktywacyjne), które dostosowują się do tempa i zaangażowania użytkownika.
• Wybierać najskuteczniejszą wersję wiadomości – wysyłać po testach A/B wersję wiadomości, która uzyskała lepsze wyniki (więcej o tym temacie pisałem w pierwszej części poradnika).

Pomysł 5: Rozpocznij testy automatyzacji i analizy w swoim narzędziu do e-mail marketingu

Jeśli używasz już jakiegoś narzędzia do e-mail marketingu, sprawdź jego funkcje i wybierz kilka scenariuszy ich użycia do testów. Wbrew pozorom korzystanie z tych bardziej zaawansowanych możliwości wcale nie jest takie trudne. Być może w krótkim czasie uda Ci się na stałe wdrożyć automatyzacje, prowadzić elastyczniej swoją komunikację e-mail i odzyskać więcej czasu.

Po każdej wysłanej kampanii pojawia się bardzo wiele danych: kto otworzył, kto kliknął, kto zignorował, kto się wypisał… W praktyce trudno to wszystko ogarnąć, zwłaszcza jeśli intensywnie rozwijasz działania swojej organizacji.

Jak może pomóc tu AI?

• generuje automatyczne raporty z najważniejszymi wskaźnikami (open rate, CTR, konwersje, czas czytania),
• wskazuje, które elementy wiadomości można poprawić (np. zmiana tytułu, CTA, długości tekstu),
• rozpoznaje ukryte wzorce zachowań odbiorców (np. w jakich godzinach najlepiej reagują konkretne segmenty),
• przewiduje przyszłość – np. które osoby są bliskie wypisania się z listy, a które najprawdopodobniej dokonają zakupu lub przekażą darowiznę w najbliższych dniach,
• porównuje kampanie między sobą i podpowiada, co zadziałało lepiej i dlaczego,
• ostrzega, zanim Twoja reputacja nadawcy zacznie spadać (np. z powodu zbyt dużej liczby wiadomości trafiających do spamu).

Automatyzacje i analizowanie wysyłek z pomocą AI to duża oszczędność czasu, ale też przejście na wyższy poziom zarządzania komunikacją. Zamiast zgadywać, co działa, masz pod ręką więcej danych i gotowe narzędzia do ich wykorzystania.

Jeśli prowadzisz newsletter lub kampanię fundraisingową i chcesz, żeby coś „zadziałało samo” – warto zacząć właśnie od automatyzacji z pomocą AI. Nawet drobne zmiany (np. lepszy moment wysyłki czy personalizacja powitania) mogą podnieść Twoje wyniki.

Zanim rozpędzisz się w tworzeniu e-mailingów z AI, przeczytaj jeszcze ten jeden akapit.

O czym warto pamiętać:

• AI może się mylić.
• AI ma Ci pomagać, a nie zastępować Twojej oceny.
• Zawsze sprawdzaj treści wygenerowane przez AI – nie kopiuj ich „w ciemno”.
• Dbaj o ochronę danych osobowych – nie udostępniaj AI pełnych baz danych, danych wrażliwych, informacji o darczyńcach.
• Informuj użytkowników (np. w polityce prywatności), jeśli wykorzystujesz AI w komunikacji.
• Nie personalizuj zbyt agresywnie – zachowaj balans między skutecznością a komfortem odbiorcy.
• Zautomatyzowane działania bez nadzoru mogą przynieść odwrotny efekt (np. wysyłka nieadekwatnych treści).
• Nie każda próba musi być udana, ale każda może dać Ci cenną lekcję.

Sztuczna inteligencja to sprytne narzędzie, które może znacząco ułatwić i zautomatyzować Twoją codzienną pracę w e-mail marketingu. Pomoże Ci tworzyć lepsze treści, wysyłać je dokładnie wtedy, gdy odbiorca ma największą szansę je przeczytać, i optymalizować kampanie na podstawie danych, bez konieczności spędzenia godzin nad tabelą w Excelu.

Ważne jednak, by nie oddawać jej całkowicie sterów. To Ty znasz swoją organizację, jej język, odbiorców i kontekst. AI może pomóc, ale to Ty decydujesz, co naprawdę działa i co pasuje do Twojej społeczności.

Jeśli więc masz już podstawowe narzędzie e-mailingowe, arkusz danych i trochę odwagi, spróbuj wprowadzić choć jeden z opisanych pomysłów. W e-mail marketingu, jak w działaniu społecznym nawet mała zmiana może przynieść duży efekt.

Michał Serwiński – z wykształcenia dziennikarz i kulturoznawca. Od 15 lat zawodowo związany z organizacjami społecznymi. Doświadczenia zdobywał m.in. w Fundacji Anny Dymnej „Mimo Wszystko”, Polskiej Akcji Humanitarnej i Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. Współtwórca agencji marketingowej hello octopus, redaktor prowadzący bloga Sektor 3.0, wieloletni wolontariusz centrum prasowego Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy. Współpracuje, szkoli i doradza organizacjom społecznym w zakresie fundraisingu, komunikacji i wykorzystania technologii.