Publicystyka - ngo.pl

1 marca 2019 r. w Warszawie zmieniła się procedura konkursowa. Wiążą się z tym także zmiany w zasadach realizacji projektów i sprawozdawania się z nich. Jednak większość konkursów na realizację zadań publicznych w stolicy została ogłoszona jeszcze w starej procedurze. Do nich nadal stosują się dotychczasowe zasady realizacji projektów.  Podpowiadamy, jak pamiętać o najważniejszych z nich.

Gratulujemy Wam otrzymania dotacji. Pamiętajcie, że to dopiero początek współpracy z m.st. Warszawą. Jak najwcześniej warto zadbać o to, by była udana. Jak to zrobić? Mamy dla Was 16 wskazówek:

1. Uważnie przeczytajcie umowę dotacyjną.

To w niej zawarte są najważniejsze informacje dotyczące realizowanego przez Was projektu, w tym budżet i harmonogram, które Was obowiązują. Równie ważna jest treść oferty, na której realizację otrzymaliście dotację. Aktualna wersję oferty znajdziecie w generatorze witkac.pl.

2. Konieczne zmiany w projekcie zgłaszajcie z wyprzedzeniem, jak najwcześniej. 

Wszelkie zmiany powinny być zgłoszone na piśmie. Zmiany, które dotyczą realizacji umowy, wymagają zawarcia pisemnego aneksu – pod rygorem nieważności.

3. Osobą do kontaktu w Urzędzie jest urzędnik wskazany w umowie (opiekun).

4. O datach dziennych wydarzeń w projekcie informujcie waszego opiekuna w Urzędzie z wyprzedzeniem.

5. Zapoznajcie się dokładnie z harmonogramem i budżetem projektu. Upewnijcie się, że planowane wydatki są kosztem kwalifikowanym.

Osoba odpowiedzialna za wydawanie pieniędzy z dotacji powinna bardzo dobrze znać budżet oraz harmonogram projektu. Te dwa elementy są ściśle ze sobą powiązane. Wydatki powinny być dokonane w czasie, wyznaczonym logiką działań – np. materiały dla uczestników spotkania należy kupić przed tym spotkaniem, a nie na zamknięcie projektu.

6. Pamiętajcie o ograniczeniu związanym ze zlecaniem części projektu innym podmiotom prawnym.

Można kupować usługi od innych podmiotów, jednak jeśli stanowią one koszty merytoryczne, to tylko wte-dy, jeśli wcześniej były zgłoszone w ofercie lub aktualizacji oferty (przed podpisaniem umowy). Usługi techniczne lub specjalistyczne powiązane z realizacją zadania (np. zamówienie cateringu na spotkanie, druk), nie muszą być wcześniej zgłaszane.

7. Pamiętajcie o ograniczeniu związanym z kupowaniem sprzętu lub innych przedmiotów.

Z dotacji nie mogą być kupowane tzw. środki trwale, tj. przedmioty o wartości powyżej 10 000 zł brutto (o ile zapisy w ogłoszeniu konkursowym nie stanowią inaczej).

8. Każdy wydatek musi być potwierdzony d0kumentem księgowym.

Wydatki finansowane zarówno z dotacji, jak i z wkładu własnego muszą być „udokumentowane”.

9. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być odpowiednio opisane według wzoru, który dostaniecie w Urzędzie jako załącznik do umowy.

10. Wszystkie wydatki z projektu (zadania) muszą być zaksięgowane na wydzielonym koncie księgowym.

Dotyczy to wkładu własnego oraz dotacji. W przypadku organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję wydatki z zadania muszą być wydzielone w inny sposób.

11. Pozycje w kosztorysie mogą być zwiększane maksymalnie o 10% wartości poszczególnej pozycji i dowolnie zmniejszane.

12. W umowach wieloletnich nie można przesuwać pieniędzy między latami.

13. Dbajcie o dokumentację merytoryczną działań.

Różne działania wymagają różnego rodzaju dokumentów (np. listy obecności, ankiety, zdjęcia, scenariusze warsztatów, plakaty, ulotki).

14. Pamiętajcie o obowiązkach związanych z informowaniem o finansowaniu lub dofinansowaniu projektu przez samorząd warszawski.

Na materiałach umieszczajcie stosowne znaki promocyjne, zawsze zgodnie z wytycznymi! Informacja o tym jest zawarta w umowie.

15. Macie 30 dni od daty zakończenia projektu na przygotowanie i złożenie sprawozdania.

Kontrola może przyjść także później, dlatego obowiązkowo przechowujcie dokumentację finansową i merytoryczną przez 5 lat od zakończeniu projektu.

16. Wypiszcie z umowy i zapamiętajcie ważne terminy związane z realizacją projektu, np.: od jakiego dnia możecie zacząć ponosić koszty finansowane z dotacji, od kiedy możecie zacząć ponosić koszty finansowane ze środków własnych, do kiedy musicie zrobić ostatni przelew, kiedy mija wskazany w umowie termin zwrotu środków na rachunek.

Masz pomysł na działanie skierowane do mieszkańców i mieszkanek Warszawy? Uważasz, że jest ono warte wsparcia ze strony samorządu? Tutaj dowiesz się wszystkiego o tym, jak dostać dotację dla NGO w Warszawie.

O DOTACJACH DLA NGO W WARSZAWIE

Ulotka powstała w ramach Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (SCWO). SCWO to system bezpłatnego wsparcia dla organizacji pozarządowych działających na rzecz Warszawy i osób w niej mieszkających.

• Pełna oferta SCWO: warszawa.ngo.pl/scwo.
• Bądź na bieżąco: fb/warszawa.ngo.