Publicystyka - ngo.pl

Realizowaliśmy zadanie publiczne na zlecenie jednego z biur Urzędu m.st. Warszawy. W ramach realizacji zadania niektóre usługi zlecaliśmy podmiotom zewnętrznym, za co otrzymaliśmy faktury. W czasie kontroli tego zadania, urzędniczka zażądała od nas przedstawienia pisemnych umów do tych faktur. Czy zawieranie takich umów jest obowiązkowe?

Zagadnienie jest złożone, bo zależy od bardzo konkretnej sytuacji. Często prośba o przedstawienie umowy wynika z tego, że opis usługi na fakturze jest bardzo enigmatyczny i trudno go powiązać z konkretnymi rezultatami działań wskazanymi w ofercie czy sprawozdaniu.

Nie ma prawnego obowiązku zawierania pisemnej umowy o  świadczenie usług. Często jednak jest ona zabezpieczeniem pozwalającym precyzyjnie określić zakres prac, warunki i termin ich realizacji. I po prostu jest bezpieczniejsza dla organizacji.

Wyobraźmy sobie przykład organizacji prowadzącej działalność teatralną. W przypadku faktury za pranie kostiumów umowa wydaje się nadmiarowa. Jednak już w momencie zlecenia wykonania scenografii do spektaklu warto ją zawrzeć, żeby dokładnie określić oczekiwania, materiały z których scenografia będzie wykonana, harmonogram poszczególnych etapów prac, ewentualne poprawki itp.

Zdarzają się też bardzo specyficzne sytuacje, w których dochodzi do podzlecania usługi podmiotowi gospodarczemu, w którym udziały posiadają członkowie władz organizacji. W takiej sytuacji rekomendowałabym posiadanie pisemnej umowy zawartej przez pełnomocnika uprawnionego do reprezentowania organizacji przy zawieraniu umów z członkami zarządu.

Warto także przypomnieć, że organizacja nie musi wszystkich działań w projekcie wykonać własnymi siłami. Część z nich może zlecić innym podmiotom (firmom lub organizacjom). Tzw. podzlecanie jest możliwe, ale informacja o tym musi się znaleźć w ofercie konkursowej, a potem w umowie na realizację zadania publicznego

CZYTAJ TAKŻE: Podzlecanie w dotowanych przez samorząd zadaniach jest możliwe, ale trzeba o tym napisać w ofercie >>>