Publicystyka - ngo.pl

Do 1 stycznia 2028 roku każda jednostka administracji publicznej w Polsce – urzędy gmin, ministerstwa, urzędy centralne i wojewódzkie, szkoły oraz pozostałe podmioty publiczne – będzie zobowiązana wdrożyć system elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD). Według danych udostępnionych w katalogu podmiotów administracji publicznej na portalu dane.gov.pl, obowiązek ten może dotyczyć nawet około 87 tysięcy podmiotów w całym kraju.

Odpowiedzią na ten obowiązek jest system EZD RP, stworzony przez NASK – Państwowy Instytut Badawczy we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki. System jest bezpłatny dla jednostek administracji publicznej, które mogą korzystać z niego również w modelu SaaS.

Formalnie system powstał w ramach projektu “EZD-RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej”, zrealizowanego przez NASK w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, finansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Wartość tego pierwotnego projektu wyniosła blisko 49,9 mln zł, z czego dofinansowanie unijne stanowiło ponad 42,2 mln zł. Projekt zakładał budowę jednolitego systemu klasy EZD z predefiniowanymi procesami charakterystycznymi dla administracji rządowej, dostępnego zarówno jako oprogramowanie instalowane lokalnie (on-premise), jak i jako usługa chmurowa (SaaS) w ramach specjalnie zbudowanej infrastruktury chmury rządowej.

System rozwijany jest od kwietnia 2022 roku, a jego skala robi wrażenie: 10 sierpnia 2026 roku EZD RP osiągnął próg 4000 produkcyjnych wdrożeń w administracji publicznej. Wśród podmiotów, które potwierdziły uruchomienie systemu, znalazło się 983 jednostki administracji rządowej i państwowej, 2214 jednostek administracji samorządowej oraz 803 inne podmioty publiczne – w tym szkoły, oddziały KRUS czy jednostki Wód Polskich. Symboliczną 4000. jednostką w Polsce korzystającą z systemu został Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Supraślu.

Rozwój EZD RP nie zwalnia tempa. Obecnie realizowany jest kolejny projekt, “Wsparcie usprawniania usług publicznych poprzez udostępnienie narzędzi cyfryzacji”, finansowany ze środków Programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027, o łącznej wartości ponad 275,5 mln zł, w tym niemal 220 mln zł dofinansowania unijnego. Projekt zakłada m.in. budowę nowej, niskokodowej (low-code) Platformy EZD RP, umożliwiającej zautomatyzowaną wymianę danych między instytucjami (usługa A2A – administracja-do-administracji), a także rozbudowę infrastruktury chmurowej z myślą o obsłudze nawet 200 tysięcy użytkowników systemu.

System stopniowo wchodzi też do szkolnictwa wyższego – 29 lipca 2026 roku zainaugurowano drugi etap wdrożeń EZD RP na uczelniach publicznych nadzorowanych przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, obejmujący wsparciem co najmniej 40 uczelni, z bezpłatnym dostępem do modelu chmurowego SaaS.

EZD RP zapewnia kompleksową obsługę pracy kancelaryjnej: rejestr przesyłek wpływających i korespondencji wychodzącej, dekretację spraw, generowanie naklejek i koszulek na dokumenty, nadawanie sygnatur oraz oznaczanie klas i teczek akt zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA). System integruje się także z ePUAP, e-Doręczeniami, pocztą e-mail, kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi oraz weryfikatorem podpisów, a także umożliwia generowanie potwierdzeń wydruku za zgodność z dokumentem elektronicznym. Pod względem architektury to naprawdę rozbudowane narzędzie – składa się z 24 mikroserwisów pracujących wspólnie, co odzwierciedla skalę procesów, jakie ma obsługiwać.

Tak – kod i instrukcja instalacji EZD RP są dostępne publicznie, więc teoretycznie każdy podmiot, także spoza administracji publicznej, może go samodzielnie wdrożyć. Warto jednak mieć świadomość jednego istotnego ograniczenia: bezpłatne wsparcie wdrożeniowe i techniczne NASK jest zarezerwowane dla uprawnionych jednostek publicznych – w tym warunkiem jest m.in. nieprowadzenie działalności gospodarczej w rozumieniu prawa UE, ponieważ finansowanie systemu pochodzi ze środków publicznych, a objęcie wsparciem podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą mogłoby naruszać zasady dozwolonej pomocy publicznej. Podmioty spoza tego kręgu mogą jednak korzystać z ogólnodostępnego forum społeczności EZD RP oraz materiałów edukacyjnych (kursy e-learningowe, kanał YouTube, podręcznik użytkownika).

To spory kombajn i wymaga odpowiedniego zaplecza technicznego. Ponieważ system składa się z wielu współpracujących ze sobą mikroserwisów, konieczne jest środowisko pozwalające je uruchamiać i orkiestrować jednocześnie (np. w oparciu o kontenery), a do tego osobny serwer bazy danych oraz odpowiednia przestrzeń dyskowa na dokumenty i załączniki, która z czasem będzie systematycznie rosła. Im więcej mikroserwisów działa równolegle, tym większe zapotrzebowanie na pamięć RAM i moc obliczeniową serwera – to właśnie te wymagania sprawiają, że utrzymanie systemu bywa kosztowne przy nieoptymalnej konfiguracji.

W naszym przypadku udało się uruchomić i utrzymać EZD RP na relatywnie skromniejszym serwerze niż standardowo zalecany, po odpowiednich modyfikacjach konfiguracyjnych – i działa to bardzo dobrze.

Wybierając konfigurację jako urząd centralny, otrzymuje się dostęp do najszerszego zestawu funkcjonalności systemu – warto jednak pamiętać, że w takiej konfiguracji dobrze jest znać podstawy JRWA i zasad instrukcji kancelaryjnej, aby sensownie poukładać strukturę spraw.

Fundacje i inne organizacje pozarządowe nie są urzędami, więc nie mają obowiązku prowadzenia dokumentacji według sztywnych standardów administracji publicznej. To spora zaleta – można dowolnie dostosować system do własnych, wewnętrznych potrzeb organizacyjnych, bez konieczności trzymania się rygorystycznych wymogów kancelaryjnych. Skoro jednak JRWA to sprawdzony, uporządkowany sposób klasyfikowania dokumentacji, naszym zdaniem warto skorzystać z gotowego rozwiązania, zamiast wymyślać system porządkowania dokumentów od zera.

Obecnie sami testujemy i konfigurujemy EZD RP na własne potrzeby. Wkrótce opiszemy szerzej, jak skutecznie wdrożyć i wykorzystać ten system w organizacji pozarządowej – tworzymy w tym celu dedykowaną sekcję na naszym blogu: fabiandigital.org/blog. Śledźcie nas, jeśli zarządzanie dokumentacją w Waszej organizacji też zaczyna przypominać chaos.