Publicystyka - ngo.pl

Joanna Krasnodębska, Stowarzyszenie BORIS: – Wiem, że to może jest bardzo oczywiste, ale niestety, z mojej praktyki poradniczej, konsultacyjnej wynika, że przede wszystkim organizacje muszą przeczytać tę umowę i to bardzo dokładnie. Każdy punkt umowy zawiera jakąś ważną informację dla organizacji. A większość z tych punktów ma potem swoje konsekwencje przy rozliczaniu projektu.

J.K.: – Jest wzór umowy, który jest dołączony do procedury konkursowej i nie można go zmienić w zasadniczym kształcie. Z pewnością jednak można dopytywać, wyjaśniać pewne zapisy czy konsekwencje tych zapisów.

Natomiast jako organizacje możemy mieć wpływ na kształt tej umowy w poszczególnych biurach lub dzielnicach, w odniesieniu do wzoru umowy z procedury konkursowej. W procedurze konkursowej jest pewien wzór, który jest wytyczną Miasta, jak ta umowa powinna wyglądać. Umowy, które podpisują poszczególne biura i dzielnice mogą się różnić od umowy wzorcowej, ale nie mogą zmieniać jej charakteru.

Z praktyki doradczej wiem, że w niektórych biurach wprowadza się do umowy dodatkowe wymagania. Na przykład, jeżeli mamy umowę na jeden rok kalendarzowy, to we wzorze umowy mamy tylko sprawozdanie końcowe. Ale biura często wprowadzają jeszcze sprawozdanie częściowe. Inny przykład: w umowie przewidzianej w nowej procedurze konkursowej przesłanie kolejnej transzy dotacji nie jest uzależnienia od złożenia sprawozdania. A niektóre biura to wprowadzają.

Kształt tych umów to jest pole do dyskusji dla Dzielnicowych Komisji Dialogu Społecznego (DKDS) czy Branżowych Komisji Dialogu Społecznego (BKDS): z czego wynika zaostrzenie przepisów w stosunku do dosyć korzystnych da organizacji sformułowań zawartych w umowie dołączonej do procedury konkursowej. Na to trzeba zwracać uwagę.

Na etapie podpisywania umowy można pytać o te wszystkie odstępstwa. Trudno jest mi jednak powiedzieć, czy jest jakieś pole do negocjacji na ten temat.

J.K.: – Przede wszystkim musi zwrócić uwagę na wszystkie swoje dane, czy są prawidłowo wpisane, ponieważ ma to potem swoje konsekwencje. Mogą spowodować rozbieżności między umową a rozliczeniem i to jest problem natury administracyjnej. Ale to jest prosta rzecz.

Natomiast większe konsekwencje dla organizacji mają zapisane w umowie terminy: realizacji zadania publicznego, wydatkowania środków z dotacji i wydatkowania środków pochodzących z pozostałych źródeł.

Trzeba się z tymi terminami zapoznać. Najczęściej termin rozpoczęcia zadania wynika z tego, co zapisaliśmy w ofercie. Natomiast na przykład środki z dotacji najwcześniej wydatkować możemy dopiero po decyzji pani prezydent o przyznaniu dofinansowania. I tu mogą być różnice.

J.K.: – Nie mamy pieniędzy. Musimy więc podjąć decyzję i ustalić, czy robimy zmianę w harmonogramie, czy nie. Na to jest czas przed podpisaniem umowy, kiedy urząd się do nas zwraca o aktualizację harmonogramu. Czy aktualizujemy harmonogram i przesuwamy początek działań do czasu, gdy pieniądze będą na koncie, czy nie i zaczynamy realizację projektu zgodnie z tym, co wpisaliśmy w ofercie. Ta decyzja zależy od wielu rzeczy.

J.K.: – Jeśli organizacja wpisała w projekcie rozpoczęcie działań od 1 lutego do 31 marca, ale na dzień 1 lutego nie zna jeszcze rozstrzygnięcia konkursu, to oczywiście nie opłaca się zaczynać realizacji tego projektu, bo po prostu nie wie, czy te pieniądze dostanie.

Najbardziej optymalny moment, kiedy organizacja może zacząć realizację projektu jest wtedy, gdy następuje rozstrzygnięcie konkursu, czyli kiedy jest zarządzenie Pani Prezydent. Ale trzeba sobie zdawać sprawę, że od momentu rozstrzygnięcia do momentu podpisania umowy i wypłacenia środków minie jakiś czas. W związku z tym na rozpoczęcie działań w tym momencie mogą sobie pozwolić tylko te organizacje, które mają jakieś własne środki finansowe. Albo te, które w pierwszym etapie projektu nie zaplanowały działań pociągających za sobą jakieś zobowiązania finansowe.

Zawsze mam kłopot, gdy organizacje mnie pytają „Od kiedy mogę zacząć realizować projekt?”. Teoretycznie możesz realizować w dacie, którą masz w ofercie. Ale w praktyce przeważnie jest to uzależnione od terminu rozstrzygnięcia konkursu i od majętności organizacji, czy ma jakieś środki własne czy nie.

W zależności od tego, czy rozstrzygnięcie konkursu nastąpiło bardzo daleko od daty, która została wymieniona w ofercie, czy jest to zbliżone, organizacja decyduje, czy chce zmienić harmonogram. Te daty potem pojawiają się w umowie. Od tego też zależy wydatkowanie środków z dotacji.

Jest termin realizacji zadania publicznego i jest termin wydatkowania środków. Najczęściej są to terminy zbieżne. Szczególnie jeśli chodzi o środki z dotacji, ponieważ organizacje czekają na pieniądze, żeby móc w ogóle realizować projekt.

Ważna jest jednak kwestia terminu zakończenia projektu. W tej chwili możemy wydatkować środki 14 dni po zakończeniu realizacji projektu. Zarówno środki z dotacji, jak i środki własne, z innych źródeł finansowych. Chyba, że po drodze okrakiem stoi nam 31 grudnia. Przykładowo: jeżeli kończę projekt 30 listopada, to mam termin na wydatkowanie środków do 14 grudnia. Natomiast, jeśli kończę projekt 20 grudnia, to już nie mam terminu do 4 stycznia tylko do 31 grudnia. Żadne wydatki w ramach realizacji projektu, nawet jeżeli te 14 dni by nam na to pozwalały, nie mogą przekraczać 31 grudnia.

Zobacz także: Podpisujesz umowę dotacyjną? Ekspertki SCWO podpowiadają, na co zwrócić uwagę

J.K.: – Nawet jeżeli to jest projekt wieloletni. W projektach wieloletnich też wydajemy środki w danym roku finansowym. A te pieniądze, które nie zostaną wydane w danym roku, zwracamy na konto Miasta. To nie jest tak, jak w projektach unijnych, że nam te pieniądze nie uciekają, tylko je sobie przerzucamy na następny rok. W projektach miejskich musimy je oddać.

J.K.: – Trzeba zwrócić uwagę na wszelkiego rodzaju zobowiązania, które na nas spoczywają w związku z realizacją umowy.

Po pierwsze, zobowiązanie do informowania o tym, że projekt jest dofinansowany z Miasta. Trzeba zwrócić uwagę na to, że mamy dodatkowe obowiązki informacyjne czy też obowiązki promocyjne w przypadku materiałów promocyjnych, które są w dużym formacie. Co to jest duży format jest dokładnie sformułowane w umowie. W takich wypadkach wymagana jest konsultacja z Biurem Marketingu Miasta. O tym trzeba pamiętać, ponieważ może to skutkować nierozliczeniem kosztów materiałów promocyjnych.

Po drugie, trzeba też wiedzieć, kiedy mamy obowiązki sprawozdawcze. Czy to jest rzeczywiście tak, jak we wzorze umowy raz w roku sprawozdanie końcowe, czy też mamy złożyć jakieś sprawozdania częściowe.

Po trzecie, należy zweryfikować i wiedzieć, kiedy wpływają kolejne transze dotacji i w jakiej wysokości.

Po czwarte, w umowie trzeba dokładnie wyczytać, co nam wolno, a czego nam nie wolno. Czy ja mogę samodzielnie jakiekolwiek środki finansowe bez zgody urzędu sobie przerzucić? W umowie mamy zapis, że 10% środków pochodzących z dotacji możemy przesuwać pomiędzy kategoriami. Poszczególną kategorię możemy zwiększyć o 10%, a zmniejszyć w dowolnej wysokości. Trzeba to doczytać, ponieważ w biurach i dzielnicach mogą być różnice. Chociaż wzór umowy mówi to, co przed chwilą powiedziałam.

J.K.: – Tak, bez aneksu. Jeżeli te różnice są nie większe niż 10%, to jest to do zaakceptowania w sprawozdaniu i nie jest to rozumiane jako pobranie dotacji w nadmiernej wysokości. Trzeba dokładnie przeczytać, jakie mam prawa i możliwości względem manewrowania swoim wkładem finansowym i niefinansowym.

Co mogę zmienić sam, sama, a na co muszę mieć zgodę Miasta? Czy mogę ten wkład sama zwiększyć, czy zmniejszyć? Czy zgody Miasta wymaga, gdybym chciała wkład własny finansować ze środków pozostałych, a nie z własnych, jak deklarowałam w projekcie? Czy mogę swobodnie, bez zgody Miasta manewrować sobie środkami pomiędzy wkładem finansowym a niefinansowym, przy zachowaniu oczywiście mojego zobowiązania do wkładu. Jaki jest procentowy udział dotacji, jaki musi być zachowany? Muszę znać te wszystkie procenty, żeby dobrze zarządzać finansami projektu. To wszystko jest zapisane w umowie.

J.K.: – Tak. Co robię ze środkami, których nie wykorzystałam? Kiedy należy je zwrócić, na jakie konto? Co robię z odsetkami? Odsetki mogą być wykorzystane na realizację danego projektu. Jeżeli organizacji to wie, a trzyma pieniądze na koncie, które jest oprocentowane i ma odsetki, to może wcześniej zaplanować te wydatki, dołączyć odsetki do projektu.

Zobacz także: Dotacje dla NGO w Warszawie - procedura krok po kroku

J.K.: – Zakładam, że jeśli organizacja pisała projekt, to zna harmonogram i kosztorys. Ale trzeba pamiętać, że żadne zmiany samodzielne w harmonogramie nie są dopuszczalne. Trzeba mieć na to zgodę Miasta. Trzeba też pamiętać o tym, że jakiekolwiek zmiany w kosztorysie, dobrze jest skonsultować z Miastem. Nawet jeśli mieszczą się w tych 10%. Na przykład: miałam zaplanowane 10 szkoleń i nagle sobie przerzucę te pieniądze i zrobię 15 szkoleń. Mimo że mieści mi się to w 10% , to jednak muszę patrzeć na to w kontekście zmian merytorycznych. Oferta została zaakceptowana w takim, a nie innym kształcie i wszystkie zmiany w ofercie, w jej treści merytorycznej też wymagają porozumienia, zgody z miastem. Niejednokrotnie albo prawie zawsze wymagają aneksu do umowy. Miałam taki przypadek, gdy organizacja się tłumaczyła, że zmiany finansowe dokonane są w ramach 10%, ale zupełnie zmienił się obraz zakładanych merytorycznych zadań w projekcie.

Warto zapamiętać, że projektem zarządza się na bieżąco, a nie wtedy, kiedy projekt się skończył i robi się sprawozdanie. W momencie pisania sprawozdania na zarządzanie jest już za późno.

J.K.: – To zależy, czego nie doczyta. Generalnie może to skutkować zwrotem części dotacji z odsetkami do Miasta, ponieważ w umowie jest dokładnie napisane, że jeżeli będzie przekroczony procentowy udział dotacji, to jest to pobieranie dotacji w nadmiernej wysokości. I to wymaga zwrotu z odsetkami. Najczęściej jest to zwrot części dotacji.

Ale gdyby się okazało, że wszystko jest zrobione nie tak, jak potrzeba, to nawet całości dotacji. Jeżeli mamy projekt wieloletni i składamy sprawozdanie częściowe po pierwszym roku, i okazuje się, że projekt jest realizowany nie tak, jak powinien, to w skrajnych przypadkach może to skutkować nawet rozwiązaniem umowy.

Choć Urząd Miasta jest nastawiony raczej wspierająco w stosunku do organizacji i stara się wszelkiego rodzaju problemy rozwiązywać w sposób polubowny, to czasem organizacje nie dają wyboru, ponieważ popełniają podstawowe błędy. Na przykład: mają kontrolę, w umowie jest napisane, że organizacja ma obowiązek złożyć wyjaśnienia czy wprowadzić zalecenia pokontrolne w terminie określonym w informacji, którą dostaje od Miasta. Miasto wysyła informację, że organizacja musi dostarczyć jakieś dokumenty, a z nią nie ma kontaktu. To jest podstawa do rozwiązania umowy. Urzędnicy tego najczęściej nie robią, usiłują znaleźć kontakt z organizacją, dzwonią, szukają itd. Czasem jest tak, że organizacje nie czytając tych zapisów w umowie, same sobie zakładają pętlę na szyję.

J.K.: – Być w kontakcie. Tym bardziej, że teraz w umowie mamy wskazanego z imienia i nazwiska urzędnika, opiekuna, który „obsługuje” naszą dotację. Z tą osobą należy się kontaktować. W korespondencji z Miastem obowiązuje forma pisemna. Oczywiście forma mailowa jest również zachowaniem formy pisemnej. Taką korespondencję należy prowadzić, pytać.

W trakcie realizacji projektu, jeśli mamy wątpliwość co do przyjętego budżetu, co należy rozumieć przez konkretne zapisy – warto się spotkać, przeanalizować zapisy budżetowe. Mam taki zapis, będę rozliczać to i to, czy na pewno tak samo jest to rozumiane w Urzędzie Miasta.

To można skonsultować, ale na to jest czas w trakcie realizacji projektu. A nie później, kiedy już się coś zadzieje, to na samym końcu jest po prostu problem. Trzeba pamiętać, że sprawozdanie z realizacji to jest sprawozdanie z faktycznie zrealizowanego projektu, czyli sprawozdajemy się z tego, co się rzeczywiście wydarzyło. Na przykład, jeżeli organizacja w tej chwili dokłada większy wkład własny, ma prawo wykazać w sprawozdaniu, że dołożyła więcej pieniędzy. Takie są teraz zapisy w umowie.

Wywiad przeprowadzono w ramach Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (SCWO), współfinansowanego ze środków m.st. Warszawy. SCWO to system bezpłatnego wsparcia dla organizacji pozarządowych działających na rzecz Warszawy i osób w niej mieszkających.

► Więcej o SCWO: warszawa.ngo.pl/scwo.

Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.