Microsoft Loop to niezwykle potężne narzędzie, które ułatwia współpracę i organizację pracy w zespole. Dzięki elastycznym przestrzeniom roboczym czy integracji z innymi aplikacjami, we współpracy z Loopem możesz skutecznie realizować swoje projekty. To narzędzie już dziś może zrewolucjonizować Twoje podejście do planowania kolejnych kroków w pracy zespołowej!
Co jeszcze trzeba zrobić?
Współpraca z innymi osobami bywa czasem trudna. Przekonała się o tym Anna, koordynatorka projektu, którego podjęła się pewna organizacja z północnej części Polski. Wraz ze swoimi współpracownikami, podczas burzy mózgów, podjęła się wręcz niemożliwego zadania. Zaplanowała niemal krok po kroku wszystko, co powinno zostać zrobione, by projekt nad którym pracowali mógł zostać doprowadzony do końca. Niestety, z uwagi na to, że nikt nie pomyślał o zapisaniu każdego kolejnego wymaganego działania, stworzony plan szybko uległ nie do końca dobrym modyfikacjom. Ich efekt pozostawiał wiele do życzenia. Nie tylko nie pozwolił na płynne przechodzenie do kolejnych części projektu, ale również często utrudniał wykonanie danego zadania. Nie da się ukryć, że ta sytuacja była dla Anny bardzo stresująca.
Czy tej sytuacji można było jednak uniknąć? Jeżeli Anna zdecydowałaby się na wprowadzenie do tego projektu narzędzia Microsoft Loop, mogłaby zaproponować swoim współpracownikom stworzenie podczas spotkania w Teamsie listy zadań. Dzięki temu sprytnemu trickowi, team Anny szybko i skutecznie rozwiązałby swój problem. Checklista, którą można stworzyć przy pomocy Loopa, jest świetnym sposobem nie tylko na zapisanie zadań, ale również na przypisanie kolejnych czynności do konkretnych osób. Takie podejście sprawia, że projekt bardzo szybko idzie do przodu, a nad jego wykonaniem czuwa spora ilość osób.
Jak możesz wprowadzić Loopa do swojego spotkania i stworzyć listę zadań? To bardzo proste!
● Kliknij ikonę „…” (więcej opcji) w górnym menu okna spotkania.
● Wybierz „Dodaj aplikację” i wyszukaj „Microsoft Loop„.
● Kliknij „Dodaj„, aby zainstalować aplikację Loop w Teamsie.
Gdy dodasz już zakładkę Loopa do swojego Teamsa, możesz zacząć pracę z tym narzędziem. W tym celu:
● Otwórz Loop w menu spotkania.
● Wybierz opcję „Nowy komponent” i kliknij „Lista zadań„.
● Podaj nazwę listy zadań, np. „Zadania projektowe” lub „Lista działań po spotkaniu„.
Gotowe! Dzięki tym prostym krokom możesz cieszyć się profesjonalną listą zadań tworzoną podczas spotkania.
Czy Loop może pomóc z harmonogramem zadań?
Dodawanie harmonogramu do listy zadań? Z Loopem to możliwe! Pomyśl o sytuacji, w której Twój projekt znajduje się już w kluczowej fazie. Podczas pracy niezwykle ważne jest wtedy trzymanie się wcześniej zaplanowanych terminów realizacji zadań. Choć stworzyłeś chcecklistę, która niezwykle pomaga Ci w płynnym przechodzeniu przez kolejne punkty projektu, zastanawiasz się, czy możesz zintegrować ją z harmonogramem ich wykonania, który dostępny jest dla Ciebie w Outlooku. Możesz odetchnąć z ulgą – funkcja Loop oferuje na szczęście takie rozwiązanie!
Jeśli w swojej organizacji wdrożyłeś już pocztę elektroniczną od Microsoftu, możesz automatycznie zsynchronizować usługę Loop z Outlookiem. Jak to zrobić?
● Zaloguj się na swoje konto Microsoft 365 w aplikacji Loop.
● W aplikacji Loop przejdź do sekcji ustawień. Znajdź opcję dotyczącą integracji z Outlookiem i włącz automatyczną synchronizację zadań.
● Upewnij się, że jesteś zalogowany na to samo konto Microsoft 365 w aplikacji Outlook.
Po włączeniu synchronizacji Loop automatycznie połączy się z Twoim kontem Outlook i zsynchronizuje wszystkie zadania. Możesz zarządzać nimi w obu aplikacjach, a zmiany będą synchronizowane w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możesz skuteczniej zarządzać swoimi projektami i zadaniami, mając pewność, że wszystkie informacje są aktualne i dostępne w obu narzędziach. To proste rozwiązanie pozwoli Ci na jeszcze efektywniejsze wykonywanie zadań i znaczne przyspieszenie realizacji zaplanowanych projektów.
Monitoruj postępy
Podczas pracy zespołowej, bardzo ważnym aspektem jest sprawdzanie postępów wykonywanych prac. Nie da się ukryć, że podczas wspólnej pracy nad projektem, Twoje zadania bywają uzależnione od pracy innych osób. W tej sytuacji warto monitorować wykonanie kolejnych kroków przez inne osoby z Twojej organizacji. Dzięki temu doskonale wiesz, w którym momencie Twoja pomoc może stać się niezbędna.
Microsoft Loop jest świetnym rozwiązaniem ułatwiającym tę czynność. W tym narzędziu możesz skonfigurować powiadomienia i alerty, które będą przypominać Ci na przykład o zbliżającym się terminie wykonania danego zadania. Dzięki temu będziesz na bieżąco z wszystkimi kluczowymi wydarzeniami w Twoim projekcie. Powiadomienia te mogą być dostosowane do Twoich preferencji poprzez wybór kanału komunikacji oraz częstotliwości otrzymywania powiadomień. Dodatkowo, możesz ustawić priorytety dla różnych rodzajów alertów, aby najważniejsze informacje zawsze były na pierwszym planie. Możliwość personalizacji powiadomień sprawia, że zawsze będziesz dobrze poinformowany bez nadmiernego zalewu informacji.
Czy Loop sprawdzi się u Ciebie?
Na co dzień możesz uczestniczyć lub koordynować wiele projektów. Dzięki swojemu doświadczeniu doskonale wiesz, jak ważne jest dobre planowanie zadań. Wykorzystanie Loopa w Twojej organizacji pomoże Ci w efektywnej realizacji kolejnych punktów, które są niezbędne do wykonania danego zadania w całości. Warto mieć przy tym niezawodnego pomocnika, który pomoże Ci w koordynacji kolejnych procesów niezbędnych do realizacji dużego (lub nieco mniejszego) projektu.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy Loop znajdzie zastosowanie w Twojej organizacji, koniecznie skontaktuj się z naszymi ekspertami. Chętnie pomożemy Ci znaleźć obszary, w których będziesz mógł skorzystać z pomocy tego wyjątkowego, ale ciągle niedocenianego narzędzia. Zróbmy razem coś wielkiego!
Źródło: Alterity.pl
