Członek zarządu nie chce podpisać sprawozdania finansowego. Co zrobić?
Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej podpisuje osoba je sporządzająca (księgowa lub księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu fundacji czy stowarzyszenia. Co zrobić, kiedy jedna osoba z zarządu NGO odmawia złożenia podpisu? Doradczyni poradnik.ngo.pl odpowiada na to pytanie.
freeimages.com, CC0
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
DORADCZYNI SERWISU PORADNIK.NGO.PL ODPOWIADA
Sprawozdanie finansowe. Co mówi ustawa o rachunkowości
Według przepisów za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada „kierownik jednostki”. W stowarzyszeniach i fundacjach jest to najczęściej wieloosobowy zarząd, uprawniony do zarządzania organizacją pozarządową oraz do reprezentowania organizacji na zewnątrz.
Sposób reprezentacji (czyli to, kto w imieniu organizacji pozarządowej podpisuje umowy, przyjmuje darowizny, itp.) musi być określony w statucie. Dla funkcjonalności i wygody działania organizacji dokumenty są podpisywane przez jedną albo częściej – przez dwie, trzy osoby z zarządu.
Ustawa o rachunkowości. Podpis albo oświadczenie to obowiązek
W opisywanym przypadku jeden z członków zarządu organizacji odmawia podpisania sprawozdania finansowego. Oczywiście ma do tego prawo, ale w takim wypadku, zgodnie z ustawą o rachunkowości, musi uzasadnić na piśmie, dlaczego nie chce się podpisać pod sprawozdaniem. Dokument ten jest dołączany do sprawozdania i stanowi jego integralną, niezbędną część.
Gdy członek zarządu nie chce podpisać oświadczenia
Odpowiadając na pytanie NGO, co zrobić, gdy członek zarządu nie chce podpisać sprawozdania finansowego
Wydaje się, że w takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem byłoby odwołanie tej osoby z funkcji członka zarządu. Brak zaangażowania w działania zarządu, utrudnianie wykonywania jego pracy, niewykonywanie swoich obowiązków to powody wystarczające do poddania pod głosowanie wniosku o odwołanie takiej osoby. Jednak to, czy jest to możliwe w tej sytuacji i w jakim trybie, trzeba sprawdzić w statucie.
Trzeba też uprzedzić członków stowarzyszenia, co jest powodem takiej decyzji i czy zgadzają się na takie rozwiązanie. Ważne jest, aby postępować według zasad opisanych w procedurze zwoływania walnego zebrania i powiadamiania o nim członków stowarzyszenia, ustalonych w statucie organizacji bądź regulaminie wewnętrznym.
Nowa osoba w zarządzie
W opisanej sytuacji przyjęcie sprawozdania finansowego należy do walnego zebrania członków stowarzyszenia. W kompetencjach walnego jest także odwoływanie i powoływanie członków zarządu oraz organu kontroli wewnętrznej (np. komisji rewizyjnej).
Zatem w tym przypadku dobrym rozwiązaniem byłoby zwołanie walnego zebrania, w którego porządku obrad znajdzie się:
- najpierw odwołanie członka zarządu bądź złożenie przez niego rezygnacji z członkostwa,
- przyjęcie tej informacji przez walne w formie uchwały,
- w drugiej kolejności powinno odbyć się głosowanie nad przyjęciem sprawozdania finansowego.
W przypadku zmiany zarządu sprawozdanie finansowe podpisuje zarząd działający w momencie jego przyjmowania.
Podstawa prawna:
- Ustawa o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 r. (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 40)
1. Fundator ustala statut fundacji, określający jej nazwę, siedzibę i majątek, cele zasady, formy i zakres działalności fundacji, skład i organizację zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków
- Ustawa o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1393 z poźn. zm.)
Statut stowarzyszenia określa w szczególności:
6) sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał władz stowarzyszenia
- Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.)
Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO?
Zadaj pytanie: poradnik.ngo.pl/zapytaj.
Źródło: inf. własna (poradnik.ngo.pl)
