27 maja 2009 roku Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi przekazał biurom Urzędu m.st. Warszawy i dzielnicom m.st. Warszawy następujące wytyczne dotyczące kwalifikacji błędów formalnych w ofertach złożonych na otwarte konkursy ofert na realizację zadań publicznych.
Wnioski organizacji pozarządowych, składane w otwartych konkursach ofert, poddawane są ocenie formalnej oraz merytorycznej. Ocena formalna dokonywana jest przez urzędników biura lub wydziału odpowiadającego za przeprowadzenie konkursu. Wnioski, które uzyskały pozytywną ocenę formalną, przekazywane są do oceny merytorycznej.
Do błędów formalnych zalicza się:
wpłynięcie wniosku po terminie składania wniosków;
złożenie wniosku na formularzu, który nie został wskazany w ogłoszeniu konkursowym;
zaadresowanie wniosku (pierwsza strona formularza oferty) do innego podmiotu niż ogłaszający konkurs;
niedołączenie do wniosku któregokolwiek z wymaganych w konkursie załączników (jeżeli oferent wskazał w ofercie w polu dotyczącym partnera, że zadanie jest realizowane w partnerstwie, obowiązkowym załącznikiem jest umowa partnerska lub inny dokument poświadczający fakt wspólnej realizacji zadania);
niezgodność proponowanej w ofercie formy finansowania (pierwsza strona formularza oferty - powierzenie lub wsparcie) z formą określoną w konkursie;
nieprawidłowo, nieadekwatnie do czasu realizacji zadania, określony okres związania ofertą wnioskodawcy (ostatnia strona formularza oferty);
brak podpisu/podpisów wszystkich osób upoważnionych do reprezentowania organizacji na formularzu oferty oraz w wymaganych miejscach na załącznikach (reprezentacja musi być zgodna z zapisami statutu opisanymi również w wypisie z KRS lub innym właściwym dokumencie potwierdzającym sposób reprezentacji wnioskodawcy, a podpisy muszą być czytelne i umożliwiać, w przypadku braku pieczątek imiennych, odczytanie imienia i nazwiska osoby składającej podpis);
niespełnienie kryterium wysokości finansowego wkładu własnego określonego w ogłoszeniu konkursowym;
niewłaściwe wypełnienie oświadczenia oferenta (zgodnego ze wzorem zamieszczonym w Zarządzeniu Nr 2788/2009 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 24 marca 2009 roku w sprawie określania trybu ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych ze środków z budżetu m.st. Warszawy przez biura Urzędu m.st. Warszawy i wydziały dla dzielnic m.st. Warszawy oraz rozliczania przyznanych dotacji i kontroli realizowanych zadań finansowanych lub współfinansowanych z dotacji) uniemożliwiające jednoznaczne odczytanie deklaracji wnioskodawcy w którymkolwiek z punktów oświadczenia;
wypełnienie formularza oferty i załączników w innym języku niż polski.
Zamieszczone w ogłoszeniu konkursowym pouczenia (np. o zszyciu oferty, numerowaniu stron itd.) mają jedynie służyć organizacjom przygotowaniu ofert i nie mogą być stosowane jako kryteria, powodujące odrzucenie oferty ze względów formalnych. Pozostałe braki występujące w ofertach, np.: niewypełnienie odpowiednich pól w formularzu, są brane pod uwagę dopiero w trakcie oceny merytorycznej.
W przypadku, gdyby zdaniem osób dokonujących oceny formalnej, wystąpiły inne nieprzewidziane w powyższym katalogu błędy w ofercie, co do których zdaniem tych osób istnieje ryzyko zakwalifikowania jako błędy formalne, należy skonsultować dany przypadek z Pełnomocnikiem Prezydenta m.st. Warszawy ds. współpracy z rganizacjami pozarządowymi.
