Publicystyka - ngo.pl

Dla kogo jest Akademia zarządzania finansami? Dla organizacji, które startują, czy dla tych, które już mają jakieś doświadczenia?

Karolina Cyran-Juraszek, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego: – Przyjęliśmy kryterium, że Akademia jest dla organizacji, które działają minimum rok. Idealnie by było, gdyby przyszły do nas organizacje doświadczone, przynajmniej po jednym pełnym roku bilansowym.

Czy to mają być organizacje, które mają jakiś konkretny problem? Czy generalnie chcą się zorientować, co robią dobrze, a co źle w zarządzaniu swoimi finansami?

– Podczas sesji nie będziemy rozwiązywać konkretnych problemów, ponieważ stawiamy sobie jednak cele edukacyjne, a nie interwencyjne. Z finansami bywa też tak, że niektóre problemy po prostu nie nadają się do publicznego omawiania i rozwiązywania. Sama Akademia jest cyklem stricte edukacyjnym. Będziemy starać się przejść przez cały proces związany z zarządzaniem finansami w organizacji: od świadomego planowania poprzez monitorowanie, po kontrolę. Natomiast pomiędzy sesjami zaplanowaliśmy doradztwo specjalistyczne. Myślę, że tam będzie przestrzeń i czas, żeby różne wątpliwości przedyskutować i rozwiązywać konkretne problemy.

Kto może się zgłaszać? Księgowi, czy zarządy organizacji?

– Zależy nam bardzo na członkach zarządu, którzy podejmują decyzje finansowe w swoich organizacjach. To oni decydują, czy coś można kupić, czy można w coś zainwestować, to oni bezpośrednio zatwierdzają wnioski o dofinansowanie projektów itd. Częste jest takie myślenie, że sferę finansów to pani księgowa ogarnia. Jest trochę organizacji, które – niestety – całe finanse i zarządzanie nimi oddelegowały księgowym. To jest błąd, bo księgowa nie zajmuje się tym, skąd się biorą pieniądze. To powinien robić zarząd, managerowie. Księgowość natomiast pracuje na dokumentach historycznych i z tego powodu jest bardzo ważnym partnerem w rozmowach o finansach w organizacji. Dlatego idealnie by było, gdyby z jednej organizacji zgłosiły się po dwie osoby: ktoś z zarządu i ktoś, kto zajmuje się księgowością. To będzie także dobra okazja, żeby te dwie osoby ze sobą popracowały, pomyślały o tej swojej organizacji, wypróbowały może nowe narzędzia. Z pracy w takim tandemie będzie na pewno większa korzyść dla organizacji. Jeśli usługa księgowa kupowana jest przez organizację na zewnątrz, to na szkolenie powinna przyjść osoba, która w organizacji rozlicza dotację, pracuje z dokumentami finansowymi. Idealnie by było, gdyby to były teamy: ktoś z zarządu i ktoś od finansów.

Spotkanie osoby z zarządu z osobą od finansów, księgową czy rozliczeniowcem, jest w ogóle ciekawym procesem. Często jest tak, że menager czy zarządzający po prostu potrzebuje szybko informacji, żeby podjąć decyzję. Jeżeli on nie wie, jak i na czym pracuje księgowa, myśli, że dostanie od ręki informację, jaką ma np. płynność finansową. To są zupełnie inne rzeczy. Dlatego tak ważne jest spotykanie się jednych i drugich, świadomość, że robimy coś razem i musimy tworzyć zespół od finansów, od rozwoju organizacji. Samo spotkania tych dwóch różnych perspektyw jest cenne.

ZGŁOŚ SIĘ DO AKADEMII ZARZĄDZANIA FINANSAMI SCWO.

Zaczynacie od planowania budżetu. Zastanawiacie się, czy wchodzić w działalność gospodarczą, czy odpłatną. Co jeszcze?

– Jeżeli w ogóle myślimy o świadczeniu usług za pieniądze zewnętrzne, to zanim zdecydujemy, czy robimy to w takiej czy innej formule, najpierw musimy nauczyć się planowania – także działalności ekonomicznej. Tam się mieści działalność gospodarcza i odpłatna statutowa. Mam narzędzie, które pokazuje, jak myśleć o swoich kompetencjach w kategoriach wolumenu sprzedaży, polityki cenowej i przede wszystkim świadomości kosztów. Uważam, że najpierw trzeba parę liczb zobaczyć, żeby podjąć decyzję: robimy tak albo tak. Tych rzeczy będziemy się uczyć. Chciałabym, żeby organizacje myślały o swoim budżecie nie tylko w kategoriach dotacji.

Gdy zarząd ma świadomość finansowanego świata i wie, ile potrzebuje pieniędzy miesięcznie: ile go kosztuje personel, biuro, rachunki, i inne rzeczy, to ich organizacja po prostu lepiej pracuje. Nie mówię tylko o komforcie bieżącej pracy, ale takie organizacje też lepiej się rozwijają. Natomiast zarząd, który nie współpracuje z działem finansowym, z księgowością, nie zna w ogóle całego systemu z jego datami i wymaganiami – może mieć problem. To, co w Akademii mnie szczególnie będzie interesowało, to ośmielenie organizacji, żeby nie wstydziły się mówić o pieniądzach. Musimy mówić, ile kosztujemy, ile kosztują nasi specjaliści, ile kosztuje dana usługa. Żeby pozyskiwać pieniądze, musimy znać i światu pokazać naszą wartość. Jesteśmy w organizacjach bardzo profesjonalni w swojej działalności merytorycznej, ale finanse często traktujemy po macoszemu. Mylimy dochód z przychodem, non profit z zarabianiem, wydatek z kosztem. Trzeba to uporządkować, wiedzieć, nie wstydzić się otwarcie mówić. Liczby w tym pomagają. Uczą też transparentności i pozwalają na sformułowanie jasnego wniosku i komunikatu: „tyle i tyle potrzebuję pieniędzy na rok, żeby dalej pracować”. Dzięki świadomości finansowanej możemy potem na przykład pokazać ludziom, że 30 złotych, które płacą za wstęp czy zajęcia to jest 30% udziału w faktycznych kosztach, bo koszt jest na przykład na poziomie 100 złotych Ludzie korzystający z usługi muszą wiedzieć, jaki jest koszt. Będziemy też o tym rozmawiać z uczestnikami i uczestniczkami Akademii

Czy po tym kursie organizacje będą miały potencjał, żeby się uniezależnić od dotacji?

– Tego nie biorę na siebie. To nie jest szkoła przedsiębiorczości. Mnie zależy na tym, żeby organizacja umiała zaplanować ten pieniądz bardzo świadomie w kontekście swojej misji, rozwoju itd. Aby umiała go uporządkować. Wiedziała, że to nie jest jeden wielki worek, tylko że to się składa z różnych elementów. Jednym z nich mogą być projekty realizowane z dotacji, ale nie muszą. To zależy od specyfiki i strategii organizacji.

W większości organizacji, które znam, z którymi pracuję 60% ich budżetów jest oparte na pożytku publicznym i na konkursach. Idealnie byłoby, gdyby roczne konkursy zamieniły się w trzyletnie i gdyby częściej wykorzystywany był mechanizm powierzania realizacji zadania, a nie dofinansowania. Organizacje wiele rzeczy robią w imieniu samorządu, który po prostu powinien im zapłacić. Pieniądz publiczny może być częścią budżetu organizacji, ale nie powinien finansować jej działalności w 100%, bo to nie buduje stabilności finansowej organizacji, o tym też będziemy rozmawiać. Ale chcę dodać, że Akademia to nie będą też spotkanie o fundraisingu, tylko o świadomości liczenia i myślenia. Dlaczego mam takie, a nie inne koszty administracyjne? Dlaczego to nie może być mniej? Dlaczego nie mogę się zgodzić na dofinansowanie w takim procencie? Bo będę musiał na przykład szukać 40%, które mi w negocjacjach uciekły. O tym trzeba cały czas w organizacjach myśleć i uczyć się dojrzałości instytucjonalnej w kontekście finansów.

Akademia trwa pół roku?

– To są cztery sesje. Raz w miesiącu dwa dni. Zaczynamy 5 i 6 marca. Przykro mi, że nie jest to weekend, bo organizacje lubią weekendowe szkolenia. Niestety, tym razem nie udało się tego tak zaplanować. Będą to po dwa dni w miesiącu od marca do czerwca. W czerwcu jest ostatnia sesja. Między sesjami jest indywidualne doradztwo specjalistyczne. Zawsze staram się podążać za grupą, zobaczymy więc, gdy się spotkamy, jak nam się ułożą oczekiwania. Będę się starała większość ich spełnić. Bardzo bym chciałabym, żeby uczestnicy się wzmocnili.

To jest pierwsza edycja Akademii. Przewidujesz następną?

– Tak. W ramach SCWO mamy trzyletni kontrakt z Miastem Stołecznym Warszawa. Co roku będziemy zapraszać organizacje działające na rzecz mieszkańców Warszawy do udziału w tym kursie. Ale myślę, że nie warto czekać i zachęcam do zgłaszania się już teraz. Niebawem startujemy!

Dziękuję.