Zapytaj prawnika… Jak zniszczyć dokumenty z danymi osobowymi
Czy organizacja pozarządowa, chcąc zniszczyć starą listę uczestników szkolenia, musi przestrzegać określonej procedury? Przeczytaj wyjaśnienia kancelarii Gide w ramach cyklu ngo.pl i Centrum Pro Bono!
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
Ustawa o ochronie danych osobowych nie przewiduje specjalnych procedur dla procesu usunięcia danych osobowych.
Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym na stronie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, na podstawie art. 7 pkt 3 ustawy usuwanie danych polega na ich niszczeniu lub modyfikacji.
Usunąć należy tak, aby uniemożliwić identyfikacje osoby
Art. 7. Ilekroć w ustawie jest mowa o:
(...)
5) usuwaniu danych - rozumie się przez to zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą
Istnieje przy tym dowolność w wyborze środków służących usuwaniu danych. Można zatem, w celu usunięcia danych, skorzystać z niszczarki (jak w przypadku pytającej organizacji pozarządowej) lub zanonimizować dokument, czyli usunąć z niego dane osobowe, np. zaczerniając je, tak aby nie było możliwe ich odtworzenie.
Tylko nie na śmietnik!
Warto zwrócić uwagę na błędy popełniane w procesie pozbywania się zbędnych dokumentów zawierających dane osobowe. Częstym procederem jest wyrzucanie tych dokumentów na śmietnik, bez uprzedniego sprawdzenia ich treści. Stanowi to naruszenie norm o zabezpieczeniu danych osobowych, ponieważ umożliwia zapoznanie się z treścią danych osobom nieuprawnionym.
Gide jako jedna z pierwszych międzynarodowych kancelarii otworzyła biuro w Polsce w 1991 r. Obecnie w warszawskim biurze kancelarii Gide pracuje około 40 adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych. Klientami warszawskiego biura kancelarii są między innymi instytucje finansowe, banki, firmy ubezpieczeniowe, inwestorzy zagraniczni, spółki i inne przedsiębiorstwa krajowe w tym spółki Skarbu Państwa oraz instytucje z sektora publicznego.
Prawnicy kancelarii mają rozległe doświadczenie w doradztwie w zakresie obowiązków administratorów danych osobowych oraz innych podmiotów przetwarzających dane osobowe i regularnie doradzają swoim klientom (mającym siedziby zarówno w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego jak i w państwach trzecich) w sprawach z zakresu bezpieczeństwa danych osobowych, ich przetwarzania oraz udostępniania innym podmiotom.
Kancelaria Gide od lat angażuje się w działania pro bono.
Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.
Źródło: inf. własna (poradnik.ngo.pl)
