Organizujesz uliczny festiwal? Koncert? Chcesz ustawić na ulicy stoiska lub namioty dla wystawców? Pamiętaj, korzystanie z przestrzeni publicznej w mieście wiąże się ze skomplikowaną procedurą administracyjną. Musisz na to zarezerwować czas i pieniądze. Podpowiadamy, jak odnaleźć się w gąszczu wymagań.
Przestrzeń publiczna to z definicji ogólnodostępna i otwarta dla wszystkich część krajobrazu miejskiego. Jednak nawet chwilowe jej zagospodarowanie wiąże się ze skomplikowaną procedurę administracyjną. Dlatego też organizując wydarzenie w takim miejscu (tzn. np. w publicznym parku, na placu lub na ulicy) musimy zarezerwować sobie czas na dopełnienie wszystkich formalności oraz liczyć się z kosztami, które będziemy musieli ponieść jako organizatorzy danej imprezy.
Czas niezbędny na rezerwację terenu w przestrzeni publicznej zależy od wielu czynników, takich jak charakter imprezy czy rodzaj terenu, na którym miałaby się ona odbyć, dlatego najlepiej założyć sobie 3-miesięczny okres przygotowań.
Liczba uczestników
Bez względu na charakter naszej imprezy (artystyczno-rozrywkowy, sportowy, kulturalny, społeczny, edukacyjny, sportowo-rekreacyjny, religijny, polityczny) musimy przede wszystkim spróbować oszacować, jak liczna będzie grupa uczestników.
Pozwoli to ustalić, czy wydarzenie ma charakter masowy. Jeśli tak, wówczas niezbędne jest zezwolenie Prezydenta Miasta na przeprowadzenie imprezy masowej.
Impreza masowa to taka, która przewiduje zgromadzenie co najmniej 1000 uczestników na stadionie i co najmniej 500 w budynku. W przypadku wydarzenia sportowego odbywającego się w hali lub innym budynku, za imprezę masową uznaje się już takie, w którym udział bierze co najmniej 300 osób.
Uwaga! W przypadku organizacji imprezy masowej zakwalifikowanej jako impreza masowa podwyższonego ryzyka limity dozwolonej liczby uczestników są inne.
O wydanie tego zezwolenia należy wystąpić do Biura Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Urzędu m.st. Warszawy, nie później niż 30 dni przed datą planowanej imprezy.
Wniosek jest do pobrania na stronie Biura Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Urzędu m.st. Warszawy: https://warszawa19115.pl/-/wydawanie-zezwolenia-na-przeprowadzenie-imprezy-masowej.
Szczegóły reguluje ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 Nr 62 poz. 504) http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf
Wniosek o zezwolenie na organizację imprezy masowej należy kierować do:
Biura Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego
Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
ul. Młynarska 43/45, 01-170 Warszawa
tel. 22 443 11 20 i 21
fax. 22 443 11 22,
e-mail: Sekretariat_BBIZK@um.warszawa.pl
Montaż sprzętu
W zależności od tego, co planujemy podczas wydarzenia, musimy przewidzieć, jaki sprzęt będzie nam potrzebny. Mogą to być: ławki, stoiska handlowe, parasole, scena, toalety itd.
Jeśli w imprezie mają uczestniczyć osoby z ograniczoną sprawnością (dzieci, seniorzy, osoby z niepełnosprawnościami), należy pomyśleć o ich specyficznych potrzebach (podjazdy, specjalistyczne toalety, punkty pomocy medycznej).
Wybranie lokalizacji i ustalenie zarządcy terenu
Gdy już wiemy, w jakim miejscu chcemy zorganizować nasze wydarzenie musimy sprawdzić, kto zarządza danym terenem lub nieruchomością. To właśnie do zarządcy lokalizacji będziemy kierowali wniosek o zajęcie terenu.
Większość terenów w Warszawie podlega Zarządowi Dróg Miejskich lub Zarządowi Terenów Publicznych.
Planując organizację imprezy na obszarach tzw. reprezentacyjnych (np. Traktu Królewskiego), wniosek o zajęcie terenu należy kierować do Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. obszaru reprezentacyjnego i produkcji filmowych.
Warto także sprawdzić (zwłaszcza, gdy wybraliśmy popularną lokalizację), czy dane miejsce jest dostępne w terminie wyznaczonym na zorganizowanie wydarzenia.
Informacje na temat planowanych remontów i modernizacji można uzyskać w Zarządzie Terenów Publicznych, a na stronie internetowej Zarządu wymienione są przedsięwzięcia przewidywane w roku bieżącym (2019): http://www.ztp.waw.pl/strona-134-remonty_i_modernizacje_planowane_do.html
Zarząd Dróg Miejskich
Kancelaria tel. 22 558 90 00
ul. Chmielna 120, 00-801 Warszawa
e-mail: kancelaria@zdm.waw.pl
Zarząd Terenów Publicznych
ul. Podwale 23
00-261 Warszawa
tel.: 22 277 05 01, 22 277 05 02
e-mail: sekretariat@ztp.waw.pl
Obszary reprezentacyjne
Są w Warszawie obiekty i tereny, których przeznaczenie jest ściśle ustalone. Oznacza to, że wydarzenia organizowane w tych miejscach muszą mieć określony charakter. Przykładem jest Trakt Królewski – z jednej strony jeden z ulubionych terenów na organizowanie rozmaitych imprez, zaś z drugiej strony miejsce obwarowane wieloma ograniczeniami, jeśli chodzi o tego typu działania.
Traktem Królewskim, oraz obszarami reprezentacyjnymi w stolicy zarządza Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. obszaru reprezentacyjnego i produkcji filmowych. To właśnie tam należy się zwrócić w sprawie organizowania wszelkich wydarzeń.
Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. obszaru reprezentacyjnego i produkcji filmowych - Jolanta Szalewska
ul. Podwale 23
00-261 Warszawa
tel. 22 277 05 19, 603 324 540
faks 22 277 05 72
Teren objęty działaniem Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. obszaru reprezentacyjnego i produkcji filmowych można znaleźć na stronie: https://ztp.bip.um.warszawa.pl/menu_podmiotowe/Trakt/teren.htm.
Wniosek o zajęcie terenu
Gdy już zostaną ustalone szczegóły, dotyczące danego wydarzenia, można składać wniosek o zajęcie terenu, na którym ma się odbyć impreza.
Gotowe wzory wniosków można znaleźć na internetowych stronach ZDM i ZTP:
- www.zdm.waw.pl , w zakładce: „Sprawy w ZDM”, w podzakładce: „Zezwolenia i identyfikatory”, w „Wystawy i imprezy”
- www.ztp.waw.pl , w zakładce: „Załatw sprawę”, w podzakładce: „Wykaz spraw”, w „Imprezy i wystawy”
W zależności od tego, czy planowana impreza organizowana jest w obrębie pasa drogowego, czy też poza nim do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty:
- szczegółowy plan sytuacyjny w skali 1:1000 lub 1:500 (aktualny podkład geodezyjny), z zaznaczeniem granic i podaniem jej wymiarów planowanej powierzchni zajęcia pasa drogowego;
- w przypadku imprez oraz wystaw – szczegółowy opis i wizualizację na tle otoczenia;
- pełnomocnictwo z dokumentem potwierdzającym wniesienie opłaty skarbowej – jeżeli wnioskodawca reprezentowany będzie w postępowaniu przez pełnomocnika;
- projekt organizacji ruchu zatwierdzony przez Biuro Polityki Mobilności i Transportu Urzędu m.st. Warszawy, jeśli zajęcie pasa drogowego wpływa na ruch drogowy, ogranicza widoczność na drodze albo powoduje wprowadzenie zmian w istniejącej organizacji ruchu pojazdów lub pieszych. Wykonanie projektu leży w gestii wnioskodawcy;
- pisemne uzasadnienie wniosku, w którym należy wskazać okoliczności i dowody, że zajęcie pasa drogowego stanowi „szczególnie uzasadniony przypadek” w rozumieniu art. 39 ust. 3w zw. Z art. 40 ust. 1 ustawy o drogach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2222 ze zm.).
Przed zatwierdzeniem przez Biuro Polityki Mobilności i Transportu Urzędu m.st. Warszawy, projekt organizacji ruchu powinien zostać uzgodniony z Zarządem Dróg Miejskich (Wydział Organizacji Ruchu ZDM) oraz z Wydziałem Ruchu Drogowego Komendy Stołecznej Policji, ul. Waliców 15.
Obowiązki organizatora wydarzenia
Oprócz uzyskania potrzebnych pozwoleń i opinii organizator wydarzenia w przestrzeni publicznej powinien pamiętać także o dodatkowych obowiązkach, takich jak np. :
- zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom wydarzenia;
- zadbanie o porządek w trakcie imprezy i sprzątnięcie terenu po jej zakończeniu;
- poniesienie wszelkich kosztów za ewentualne szkody, powstałe podczas imprezy.
Akty prawne, regulujące organizowanie wydarzeń w przestrzeni publicznej
- Zarządzenie Nr 811/2017 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 5 maja 2017 r. w sprawie zasad wydzierżawiania na okres do trzech lat nieruchomości miasta stołecznego Warszawa i nieruchomości Skarbu Państwa, dla których organem reprezentującym właściciela jest Prezydent m.st. Warszawy,
- Zarządzenie Nr 870/2015 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 17 czerwca 2015 r. w sprawie wprowadzenia czasowych zmian w zagospodarowaniu obszaru reprezentacyjnego m.st. Warszawy oraz koordynacji realizacji produkcji filmowych na obszarze m.st. Warszawy,
- Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
- Ustawa z dnia 5 lipca 1990 r. Prawo o zgromadzeniach,
- Ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych,
- Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
- Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami,
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny.
Źródła
Twoja organizacja działa w Warszawie? Masz pytanie na temat prowadzenia fundacji albo stowarzyszenia? Skorzystaj z bezpłatnych porad Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych: warszawa.ngo.pl/scwo/indywidualne-konsultacje-i-porady-dla-ngo.
Źródło: inf. własna warszawa.ngo.pl
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
