Publicystyka - ngo.pl

Przełom roku to dla wielu organizacji pozarządowych czas pisania wniosków o dofinansowanie realizacji projektów. Od września 2016 obowiązują nowe formularze ofert realizacji zadań publicznych, dofinansowywanych przez samorządy. Jedną z nowości jest zmiana w kosztorysie zadania: można teraz oszacować wartość wkładu rzeczowego i uwzględnić go w wartości finansowej projektu. Wkład rzeczowy był wykazywany także poprzednio, jednak nie można było go ujmować finansowo. W nowym formularzu jest taka możliwość.

Urzędy ogłaszające konkursy dotacyjne nie mają obowiązku dawać organizacjom pozarządowym możliwości uwzględnienia w kosztorysie wkładu rzeczowego. Mają taką możliwości i jest to ich decyzja. Informacji o takiej możliwości szukać należy w ogłoszeniu konkursowym. W przypadku, gdy urząd nie zezwala na wycenę wkładu rzeczowego – nie należy wypełniać kolumny wkładu rzeczowego w tabeli kalkulacji kosztów (IV 8, IV 9), można natomiast opisać go w polu IV.13.

Warto też sprawdzić, czy wkład rzeczowy nie jest wymagany w danym konkursie dotacyjnym i czy np. nie przyznaje się za to punktów, tak jak w karcie oceny projektu, używanej przez Urząd m.st. Warszawy. Wkład rzeczowy jest jednym z obowiązkowych kryteriów oceny oferty, zawartych w ustawie od działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art. 15 ust. 1, pkt 5), więc jego wartość i opis powinny mieć znaczenie dla komisji oceniającej projekty.

Wkład rzeczowy to sprzęty, przedmioty, materiały, a także np. prawa autorskie, którymi organizacja dysponuje i które zamierza wykorzystać podczas realizacji projektu.

Wkładem rzeczowym mogą być np.:

• nieruchomości; np. pomieszczenie, sala, w których prowadzone będą działania związane ze składaną ofertą – o ile organizacja ma prawo do dysponowania tym miejscem (jest własnością, jest wynajęte, jest użyczone organizacji przez kogoś, np. partnera projektu)
• sprzęt, maszyny, urządzenia, wyposażenie, materiały, narzędzia, np. reflektory, rzutnik wideo, narzędzia, sadzonki, ziemia, łopaty – czyli to, co będzie wykorzystane podczas realizacji projektu i co jest własnością organizacji, co zostało jej użyczone lub podarowane
• nagrody przyznawane w zawodach (np. ufundowane przez sponsora)
• prawa autorskie – np. do książki, zdjęć, dzieł, którymi organizacja dysponuje jako właścicel lub obdarowany lub np. na podstawie umowy partnerskiej
• usługi świadczone nieodpłatnie na rzecz organizacji przez inny podmiot (np. usługa transportowa, hotelowa, poligraficzna), która będzie wykorzystana podczas realizacji projektu (zadania publicznego).

Jak konkretnie wyliczać wartość wkładu rzeczowego? Jeśli organizacja pozarządowa dysponuje sceną obrotową, to szacuje wartość tej sceny? Czy ocenia koszt wypożyczenia na czas, przez który scena będzie używana w projekcie? Czy jeśli sala użyczana bezpłatnie na przeprowadzenie szkoleń należy do urzędu miasta, który ogłosił konkurs ofert, to można tę salę wykazywać jako „mój” zasób?

Na takie pytania warto sobie odpowiedzieć, zanim w kosztorysie zostanie ujęta wartość wkładu rzeczowego. W razie wątpliwości należy koniecznie zapytać „naszego” urzędnika zajmującego się dotacjami, czy rekomenduje on jakieś rozwiązanie (w warszawskim generatorze wniosków są dane kontaktowe do urzędników, którzy opiekują się poszczególnymi konkursami ofert).

Doradcy serwisu poradnik.ngo.pl rekomendują, by wartość użycia danego przedmiotu (w naszym przykładzie jest to scena obrotowa) oszacowywać tak, jakby był on wypożyczany. Rynkowe stawki wypożyczeń można sprawdzić, np. w internecie. Rekomendacja ta wynika z faktu, że w zadaniu publicznym scena obrotowa nie jest kosztem w całości (hipotetycznym „zakupem”) tylko jest używana przez określony czas – maksymalnie przez czas realizacji projektu. Analogiczną sytuacją jest np. wkład rzeczowy związany z transportem (np. przewozem osób). Szacuje się nie wartość samochodu (bo jego „zakup” nie byłby częścią zadania), tylko koszt wypożyczenia samochodu na czas, określony w projekcie lub koszt usługi transportowej na przewóz określonej liczby osób.

Tak więc szacując wartość użytej sceny obrotowej, sprawdzamy, ile kosztuje jej wypożyczenie na czas wykazany w projekcie, np. 5 dni prób i 4 dni pokazów spektaklu przygotowanego przez podopiecznych organizacji (razem: 9 dób x koszt wypożyczenia = wartość wkładu rzeczowego – użycia sceny obrotowej). Ta wartość to wkład wniesiony do projektu przez organizację – ponieważ jest właścicielem sceny, nie musi pieniędzy z projektu przeznaczać na jej wypożyczenie.

Inaczej sytuacja wygląda, gdy „zasób”, tak jak w powyższym przykładzie, należy do urzędu, w którym ubiegamy się o dotację. Choć niewątpliwie użyczona przez urząd sala np. na szkolenia, ma określoną wartość, nie możemy jej wykazać w kosztorysie (tj. w punktach IV. 8 i 9). Byłoby to podwójne finansowanie z tego samego budżetu (raz z dotacji, drugi raz w postaci sali). Można wspomnieć o tym w innym, opisowym punkcie IV. 13 formularza oferty, wskazując, że urząd wspiera realizację tego zadania.

O czym jeszcze warto pamiętać, ustalając koszt wkładu własnego?

Organizacje przyzwyczaiły się już do rozliczania wkładu osobowego, tj. pracy wolontariuszy lub członków stowarzyszeń. Dokumentują go za pomocą umów wolontariackich, porozumień z wolontariuszami lub wolontariackich „kart pracy”.

Czy organizacja, która jest dobrze wyposażona, ma naprawdę dużo sprzętu potrzebnego do realizacji zadania, może do kosztorysu w ofercie (wniosku o dotację) wpisać całą jego wartość? To zależy od zapisów w ogłoszeniu konkursowym. Urzędy mogą narzucić ograniczenie, zapisując w ogłoszeniu, że udział wkładu osobowego i wkładu rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji jest nie większy niż określony procent, np. 10%. W takim przypadku, jeśli organizacja stara się o dotację w kwocie 50 tys., to wkład rzeczowy nie może mieć większej wartości niż 5000 złotych (czyli 10%). Kwotowo zapisuje się to w tabeli IV. 8, procentowo w tabeli IV. 9 w formularzu oferty.

W samorządzie warszawskim (i innych polskich samorządach) używa się internetowego generatora wniosków witkac.pl. Generator sam liczy procentowe limity i „nie pozwala” wpisać większej kwoty niż dozwolona – o ile ograniczenia takie były założone w danym konkursie.

Organizacje pozarządowe, których samorządy nie używają generatorów, są skazane są na kalkulatory lub liczenie w pamięci.

• Sprawdź w ogłoszeniu konkursowym, czy dopuszczany albo wymagany jest wkład rzeczowy. (Zwykle nie jest to obowiązek, ale możliwość).
• Zastanów się, jakie zasoby (lokalowe, sprzętowe, materiałowe) będą potrzebne przy realizacji projektu i czy nimi dysponujesz.
• Opisz je w polu IV. 13 formularza oferty „Wkład rzeczowy przewidywany do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego”. Dodaj opis sposób wykorzystania wkładu rzeczowego w realizację poszczególnych działań projektu (opisanych wcześniej, np. namioty na obóz wędrowny). Podaj informacje, kto jest właścicielem, w jaki sposób wkład jest przekazywany lub udostępniany organizacji i w jakim zakresie, np. organizacja jest właścicielem namiotów, które będą używane przez cały obóz).
• Jeśli uwzględniasz wycenę wkładu rzeczowego w kalkulacji przewidywanych kosztów projektu (w tabeli IV. 8), opisz sposób jego wyceny wraz z podaniem cen rynkowych, na których podstawie jest szacowana jego wartość.
• Wpisz kwoty wartości wkładu rzeczowego, przyporządkowując je do odpowiednich działań w kosztorysie, w tabeli IV. 8 („Kalkulacja przewidywanych kosztów”). Generator sam policzy wartość procentową w stosunku do kwoty dotacji.
• Jeśli nie składasz wniosku przez generator (w Warszawie jest to obowiązkowe), policz procentową wartość wkładu własnego w stosunku do kwoty dotacji, o którą się starasz. Wpisz to w tabeli IV. 9.
• Pamiętaj o sprawach formalnych – razem z księgowością sprawdź sprawy związane z podatkiem VAT od darów rzeczowych i usług oraz o potencjalnym podatku dochodowym.

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebujesz pomocy prawnej?
Zadaj pytanie: http://poradnik.ngo.pl/zapytaj.