Publicystyka - ngo.pl

VUCA, chociaż brzmi jak zgrabne nowe przekleństwo, określa koncepcję, która może być bardzo użyteczna dla organizacji pozarządowych. Termin został po raz pierwszy użyty w 1987 roku w armii Stanów Zjednoczonych, aby opisać nową rzeczywistość i wyzwania, którym muszą stawić czoła liderzy i liderki. Skrót VUCA pochodzi od angielskich słów Volatility (zmienność), Uncertainty (niepewność), Complexity (złożoność) i Ambiguity (wieloznaczność). Koncepcja zakłada, że żyjemy w erze, w której zmiany są nagłe i nieprzewidywalne, przyszłość niepewna, a sytuacje skomplikowane i niejednoznaczne.

Zmieniające się technologie, globalizacja, polityczne i ekonomiczne turbulencje, katastrofy naturalne przekładają się na elementy VUCA, które utrudniają analizowanie środowiska i planowanie strategiczne. NGO muszą radzić sobie z nagłymi zmianami, niepewnością politycznych i ekonomicznych uwarunkowań, złożonością struktur społecznych oraz wieloznacznością interpretacji.

Koncepcja VUCA pomaga organizacjom zrozumieć i przygotować się na wyzwania. NGO, które biorą pod uwagę zmienność i niepewne jutro mogą budować strategie uwzględniające elastyczne metody podejmowania decyzji oraz lepiej reagować na nieprzewidziane sytuacje. W przypadku NGO, koncepcja VUCA jest szczególnie istotna ze względu na specyfikę działań w sektorze pozarządowymi i oddziaływania na społeczność.

Pracując w NGO, na co dzień doświadczamy na świata VUCA. Pandemia Covid-19 to doskonały przykład zmienności, która przyniosła ogromne wyzwania dla NGO na całym świecie. Zmieniające się przepisy i ograniczenia, potrzeba dostosowania działań, a także szybka reakcja na rozwijającą się sytuację – wszystko to wymaga elastyczności i zdolności adaptacji.

Przykładem elementu niepewności może być kontekst wojny w Ukrainie, która wpływa na działalność NGO w regionie. Skutki konfliktu są trudne do przewidzenia, co utrudnia planowanie i podejmowanie decyzji.

Złożoność jest wyraźnie widoczna np. w kontekście rozwoju technologii informacyjnych i komunikacyjnych, które zmieniają sposób, w jaki organizacje pozarządowe, ale także stwarzają nowe wyzwania, takie jak np. ochrona danych i prywatności. Wieloznaczność jest doskonale zauważalna np. w kontekście interpretacji i rozumienia celów oraz oczekiwań różnych interesariuszy.

Jak zatem NGO mogą radzić sobie ze światem VUCA? W tym tekście chciałabym zostawić na boku rozwiązania związane z wsparciem psychospołecznym, czy kadrowym, a skupić się na grantowej współpracy z donorami. Często realizując programy grantowe, organizacje nie mogą pozwolić sobie na żadne odstępstwa w realizacji projektu. Budżety pozostają sztywne, a rezultaty są nienegocjowalne. Przekłada się to albo na „dowożenie” przez NGO projektów, które są mniej adekwatne niż było to założone i niosą mniejszą zmianę, albo wymusza na organizacjach konieczność „kombinowania” i szukania kreatywnych rozwiązań. Zabiera to czas i energię, która mogłaby być spożytkowana dużo lepiej.

Co może być alternatywą? Zapraszam Państwa do krótkiego rozeznania rozwiązań, które w moim doświadczeniu w pracy w NGO szczególnie sprzyjają współpracy z grantodawcą w świecie VUCA.

Taki rodzaj współpracy z grantodawcą skupia się na podnoszeniu potencjału organizacji i kadry poprzez współpracę z mentorem, bieżący monitoring wdrażania projektu i dynamiczne akceptowanie zmian w projekcie. W tym podejściu kładzie się szczególny nacisk na jakość podejmowanych decyzji (np. „Dlaczego kupiliście tańszą farbę, skoro droższa będzie trwalsza na ścianach”) i świadome działania, aby uzasadnić zmiany i dostosować się do potrzeb społeczności.

Wsparcie mentorów jest uzupełniane przez skuteczną kontrolę wykraczającą poza papiery, a obejmującą np. wywiady z partnerami lokalnymi z różnych sektorów, wizyty w społeczności, czy niezapowiedziane odwiedziny. Daje to grantodawcy bezpieczeństwo, a organizacji przestrzeń do elastycznego działania.

Taka formuła wymaga bliskiej współpracy między działami merytorycznymi i finansowymi – ukierunkowanej na całościowe zarządzanie projektem razem z grantodawcą. Elastyczny budżet umożliwia dostosowywanie alokacji środków finansowych w trakcie realizacji projektu, co pozwala na reagowanie na nieprzewidziane sytuacje i nowe potrzeby. Grantodawca może akceptować zmiany w planach projektowych na bieżąco, dając organizacji pozarządowej większą swobodę w dostosowywaniu się do zmieniających się warunków i oczekiwań.

Pozwala to na szybką reakcję na zmienne okoliczności oraz zapewnia możliwość lepszego wykorzystania dostępnych zasobów. Jest to szczególnie korzystne w przypadku projektów, które działają w dynamicznym środowisku, gdzie istnieje potrzeba adaptacji i innowacji w trakcie realizacji.

W ramach tego podejścia, ustalana jest stała kwota dofinansowania, która obejmuje cały zakres działań projektowych. Organizacje pozarządowe nie są zobowiązane do szczegółowego raportowania wydatków według kategorii budżetowych, lecz przedstawiają sprawozdanie dotyczące osiągniętych rezultatów i efektów pracy. Taki sposób rozliczania grantów jest korzystny ze względu na swoją prostotę i elastyczność, umożliwiając skupienie się na realizacji projektu, zamiast poświęcania czasu na szczegółową analizę wydatków.

Contingency budget to dodatkowa rezerwa finansowa, która ma chronić przed nieprzewidzianymi wydatkami i ryzykami w projekcie Ustalany jest jako procent całkowitego budżetu i służy do pokrycia napraw sprzętu, dodatkowych kosztów dostaw, rozwiązywania problemów technicznych oraz zmian w zakresie projektu. Jego głównym celem jest minimalizacja wpływu nieoczekiwanych czynników na harmonogram i koszty projektu, zapewniając elastyczność i umożliwiając skuteczną reakcję na zmieniające się warunki i sytuacje, np. zmiany w migracji osób uchodźczych, czy nowe, nieprzewidziane potrzeby beneficjentów.

Partnerska budowa i budowa oraz wdrażanie projektów we współpracy międzysektorowej (NGO, samorząd, biznes), jest kluczowym elementem skutecznej adaptacji do dynamicznego i nieprzewidywalnego środowiska VUCA. Równorzędne zaangażowanie np. partnerów samorządowych oraz organizacji pozarządowych w poszukiwaniu innowacyjnych rozwiązań, budowaniu potencjału i dzielenia się ryzykiem finansowym, stwarza warunki do elastycznego dostosowywania się do zmian i niwelowania niepewności. Pozwala także na dotarcie do zasobów, do których poszczególni partnerzy nie mają dostępu w pojedynkę.

Świat VUCA jest rzeczywistością, z którą musimy się zmagać. Jako organizacje pozarządowe, aby dobrze funkcjonować, musimy szukać rozwiązań w zarządzaniu projektami, które uwzględniają tę rzeczywistość. Jeśli samodzielna zmiana polityki i strategii nie jest możliwa, musimy tworzyć partnerstwa i szukać sojuszników – także poza trzecim sektorem. Edukacja i podejmowanie tego tematu przez ciała reprezentujące interesy NGO są kluczowe, aby walczyć o nasze prawa w tym zakresie. Jest to potrzebne, abyśmy mogli skutecznie pracować, wprowadzać zmian i zapewnić bezpieczeństwo psychologiczne i ekonomiczne dla naszych zespołów.

Chciałabym zakończyć ten artykuł, wyrażając wdzięczność za moje 14-letnie doświadczenie pracy w Gdańskiej Fundacji Innowacji Społecznej oraz za współpracę z innowacyjnymi partnerami i grantodawcami, która stanowiła podstawę dla tego artykułu. Dziękuję zespołom Urzędu Miejskiego w Gdańsku, Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku, Mercy Corps, Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdyni, Velux Funden i Funduszu Innaczej za inspirującą współpracę i poszukiwanie nieszablonowych rozwiązań.

Ewa Patyk – od zawsze zaangażowana w sektorze pozarządowym, wolontaryjnie i zawodowo. Od 2007 roku związana z Gdańską Fundacją Innowacji Społecznej. Współtwórczyni Domu Sąsiedzkiego Gościnna Przystań na gdańskiej Oruni, gdzie buduje i realizuje programy społeczne oraz interwencyjne. Zakochana w społeczności lokalnej i dzielnicowym klimacie. Od 2020 kierowniczka Centrum Równych Szans, miejsca wsparcia dla osób doświadczających kryzysu. Aktywnie zaangażowana w pomoc humanitarną dla osób uchodźczych z Ukrainy. Certyfikowana facylitatorka dialogu Nansen Center for Peace and Dialogue – wierzy, że dialog może zmienić świat. Laureatka Gdańskiej Nagrody Równości, stypendystka Programu dla Innowatorów Społecznych oraz Programu Social Business Accelerator. Queerowa aktywistka. Z pasji malarka i rękodzielniczka. Żona, mama trójki dzieci oraz opiekunka dwóch kotów. Uwielbia róże w przyblokowych ogródkach.