Publicystyka - ngo.pl

Skrzynki mailowej używamy codziennie, ale często nie zdajemy sobie sprawy z zaawansowanych ustawień, które oferuje. Jeśli korzystasz z Google Workspace dla organizacji pozarządowych, warto przyjrzeć się funkcjom w konsoli administratorskiej – niektóre z nich mogą przydać się w trakcie urlopu.

Przekierowywanie poczty to ustawienie, które sprawia, że na wskazany adres mailowy przekazywana jest kopia otrzymanej wiadomości – warto rozważyć to ustawienie, gdy nasze obowiązki rozdzielamy między kilku członków zespołu. Łatwo sprawdzimy co działo się podczas naszej nieobecności, przeglądając oryginalne wiadomości w naszej skrzynce.

Aliasy to dodatkowe adresy skrzynki pocztowej umożliwiające przesyłanie wiadomości do konkretnego odbiorcy, bez obsługi wielu kont e-mail z jego strony. Warto pokusić się o to rozwiązanie, gdy wyjeżdżamy na krótki czas lub przekazujemy obowiązki bliskiemu współpracownikowi – po powrocie przekaże nam co działo się podczas nieobecności.

Zarówno przekierowywanie poczty, jak i aliasy łatwo anulować, kiedy przestają być potrzebne.

Autoresponder to rozwiązanie na czas urlopu, z którym stykamy się najczęściej – prawdopodobnie dlatego, że w przeciwieństwie do dwóch poprzednich opcji jesteśmy informowani o niedostępności odbiorcy. Większość serwerów obsługujących pocztę e-mail pozwala na utworzenie takiej automatycznej odpowiedzi i wysyłanie jej po każdej próbie kontaktu (autoresponder można stworzyć bez udziału administratora). Ważne jest, aby to rozwiązanie było dobrze przemyślane – warto się zastanowić, z jakimi zapytaniami będą zgłaszać się interesanci i zaadresować kilka scenariuszy. Dobrze jest wskazać osoby, które mogą udzielić informacji zamiast adresata.

Zapewne korzystałeś już lub regularnie korzystasz z Dysku Google lub OneDrive’a i wiesz, że to świetne środowiska do współpracy w ramach zespołu i nie tylko. W czasie nieobecności można nadać współpracownikom dostęp do plików, nie przerywając pracy nad ważnymi projektami. Pamiętaj, że obie te aplikacje pozwalają na wybór rodzaju nadanych uprawnień (edycja, komentowanie i wgląd).

Istnieje wiele programów komputerowych i aplikacji internetowych, które pozwalają zarządzać pracą zespołów. Można pokusić się o bezpłatne rozwiązania dla organizacji pozarządowych, takie jak Microsoft Teams i Planner, zintegrowane z Kalendarzem (dostępne w ramach Microsoft 365) lub Google Workspace (dostępny w programie Google dla Organizacji Pozarządowych), Trello – bezpłatne także dla użytkowników prywatnych, rozbudowaną Asanę, zintegrowaną z ponad setką aplikacji oraz wspomniany wcześniej, wielofunkcyjny TeamWork, z całym modułem przeznaczonym do pracy zespołowej i własnej. Z pomocą tych aplikacji lepiej zorganizujesz swoją pracę przed wyjazdem, zyskasz całościowy obraz nadchodzących terminów, a twoi współpracownicy zrealizują swoje obowiązki zgodnie z planem.

Nie chcesz, żeby profile twojej organizacji w mediach społecznościowych straszyły pustką? Facebook Business Suite pozwala na wygodne tworzenie postów na Facebooka i Instagrama. Umożliwia on planowanie postów z wyprzedzeniem od 20 minut aż do 75 dni. Ta funkcja jest idealna dla specjalistów komunikacji na urlopie – dzięki niej zaplanują pojedyncze posty i całe kampanie, jeszcze przed spakowaniem walizki. W tym punkcie warto także wspomnieć o platformach do zarządzania social mediami, np. Hootsuite. Funkcję planowania i publikowania postów posiada także Canva – wielofunkcyjna platforma do projektowania grafik.

Zastanów się nad definicją sytuacji kryzysowej i ustal z zespołem, z jakimi problemami mogą się do ciebie zgłosić. Dzięki temu współpracownicy nie zakłócą ci spokoju informacją o zepsutej drukarce w biurze, ale bez wahania dadzą znać o wątpliwościach co do miesięcznego raportu lub poradzą się w kwestii zmiany strategii mailingowej. Warto także jasno określić preferowaną metodę kontaktu. Zastanów się, czy będziesz mieć dobry dostęp do Internetu – jeśli wiesz, że większość czasu spędzisz offline, zasugeruj kontakt telefoniczny lub smsowy.

Może się okazać, że czas twojej nieobecności zbiegnie się ze zwiększonym nakładem pracy dla zespołu. Jeśli przeczuwasz, że twoje wsparcie będzie niezbędne, umów się z zespołem na stałe pory, w których będziesz osiągalny. Możesz na przykład ustalić, że będziesz sprawdzał skrzynkę pocztową na prywatnym telefonie dwa razy dziennie – przed wyjściem i po powrocie do miejsca noclegu. W ten sposób aktywnie spędzona, większa część urlopu przebiegnie niezmącona służbowymi mailami, a ty i twój zespół będziecie spokojni o sytuację w pracy.

Jeśli posiadasz urządzenia o wyłącznie służbowym charakterze, pozostaw je w domu. Członkowie twojego zespołu w razie potrzeby będą mogli nawiązać z tobą kontakt przez urządzenia prywatne, a ty nie będziesz musiał walczyć z pokusą sprawdzenia służbowych powiadomień.

Już w nie-tak-wakacyjnym tonie, ale to także cenna rada: pierwszego dnia po powrocie z wakacji skup się na samodzielnej pracy. Przejrzyj korespondencję, sprawdź, co działo się na kanałach komunikacji wewnętrznej i zapoznaj się z postępami projektów, w których bierzesz udział. Możesz nawet zarezerwować na to kilka godzin lub cały pierwszy dzień po powrocie. Dopiero po zakończeniu tego etapu umów się na spotkania – w ten sposób będziesz na bieżąco, nieodczytane maile nie będą cię rozpraszać oraz wrócisz do pracy sprawnie i bez zbędnej frustracji.

Podsumowując – dobre przygotowanie do wyjazdu to podstawa.

Pamiętaj, by omówić szczegóły twojej nieobecności ze współpracownikami; wykorzystać dostępne rozwiązania technologiczne na swoją korzyść i oprzeć się chęci kontrolowania sytuacji w pracy na wyjeździe – w przeciwnym razie biuro zabierzesz ze sobą w podróż po świecie.

Życzymy udanego urlopu!