Publicystyka - ngo.pl

PYTANIE CZYTELNICZKI NGO.PL:

W czerwcu ubiegłego roku upłynęła kadencja zarządu, w którym zasiadałam. Nowy zarząd nie został wybrany, gdyż nie było chętnych. Walne zebranie członków stowarzyszenia zakończyło się bez wyboru nowych władz. Ludzie się rozeszli, organizacja w zasadzie nie działa, ale nadal widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zbliża się termin złożenia sprawozdania finansowego za ubiegły rok, kto ma je podpisać? Jeden z członków stowarzyszenia twierdzi, że jest to obowiązek ostatniego zarządu, czyli m.in. mój. Czy faktycznie powinnam podpisać sprawozdanie?

DORADCZYNI SERWISU PORADNIK NGO.PL ODPOWIADA:

Zgodnie z ustawą Prawo o stowarzyszeniach każde stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd. Bez zarządu NGO nie może działać – nie ma organu, który może je reprezentować wobec innych instytucji, dokonywać czynności prawnych (np. podpisywać umów). Szczegóły dotyczące kompetencji zarządu, ważności podejmowanych decyzji, trwania kadencji, odwoływania członków itp. powinny być uregulowane w statucie stowarzyszenia.

Najczęściej w statutach NGO jest wpisana kadencyjność zarządu, np. „kadencja zarządu trwa 3 lata”. Oznacza to, że po upływie 3 lat od wyboru danego zarządu upływa jego kadencja, czyli kończy się uprawnienie tego zarządu do działania. W statucie można zapisać, że kadencja zarządu upływa z dniem powołania kolejnego – wówczas zarząd działa do czasu wyboru nowego zarządu, jednak w praktyce jest to rzadko stosowane. Dla ciągłości działania  powinno zostać zwołane walne zebranie, na którym powinien zostać wyłoniony zarząd na kolejną kadencję – mogą to być te same osoby, który były w dotychczasowym zarządzie (o ile zapisy statutu tego nie zabraniają) lub mogą to być zupełnie nowe osoby.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości każde stowarzyszenie ma obowiązek zatwierdzić i złożyć sprawozdanie finansowe za ubiegły rok, podpisane przez wszystkich członków zarządu stowarzyszenia – najpóźniej do 30 czerwca (termin dotyczy NGO których rok obrotowy jest taki sam jak rok kalendarzowy). Niezłożenie sprawozdania w terminie może doprowadzić do ukarania władz organizacji karą grzywny.

Sytuacja, w której  stowarzyszenie nie ma zarządu jest luką prawną. Oznacza to w konsekwencji, że nie ma osób uprawnionych do podejmowania decyzji zastrzeżonych dla tego organu, nie ma więc też osób uprawnionych do podpisania sprawozdania finansowego. Przepisy nie regulują szczegółowo takiej sytuacji.

Złożenie sprawozdania bez podpisu spowoduje, że urząd skarbowy będzie wzywał organizację do prawidłowego złożenia sprawozdania, tj. wraz z podpisami osób zasiadających w zarządzie (których nie ma), więc koło się zamyka. Zatem można wysłać sprawozdanie bez podpisu zarządu (tylko księgowej), licząc się z tym, że zostanie ono zwrócone, lub że osoby, które ciągle wg KRS widnieją we władzach, zostaną wezwane do uzupełnienia. Być może w czasie korespondencji z Urzędem Skarbowym dojdzie do rozwiązania patowej sytuacji w stowarzyszeniu.

Zwracamy uwagę, że Krajowym Rejestrze Sądowym widnieją dane poprzedniego zarządu, pomimo że już nie pełni swojej funkcji.

Sytuacja jest o tyle skomplikowana, że nie  ma jednak organu uprawnionego do zgłoszenia zmian do KRS i wykreślenia „starego” zarządu, gdyż jest to uprawnienie i obowiązek nowego zarządu, którego nie ma.

Z drugiej strony, zgodnie z przepisami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym istnieje domniemanie, że zapisy w KRS są prawdziwe. Dlatego osoby widniejące w KRS – jako członkowie zarządu – mogą być narażone na nieprzyjemne konsekwencje. Do tych osób różne instytucje mogą kierować żądania dopełnienia obowiązków,  np. urząd skarbowy może nawet nałożyć karę grzywny – bo będzie domniemanie, że osoby widniejące w KRS są odpowiedzialne za złożenie sprawozdania finansowego. Ponieważ osoby ze „starego” zarządu nie pełnią już swoich funkcji, to oczywiście będą mogły  próbować odwołać się od decyzji, co może być długotrwałe i stresujące.

Dlatego rekomendujemy, by osoby ze starego zarządu – także dla własnego dobra – poinformowały KRS o tym, że ich kadencja wygasła oraz podjęły działania, by uregulować sytuację. Powinni być tym też zainteresowani członkowie komisji rewizyjnej, a nawet całego stowarzyszenia, w końcu to walne jest najwyższą władzą w stowarzyszeniu. Takim uregulowaniem byłoby wyłonienie nowych władz lub likwidacja stowarzyszenia. Można więc podjąć próbę zwołania walnego zebrania członków stowarzyszenia (w większości statutów jest opisana procedura zwoływania walnego przez członków lub komisję rewizyjną)  –  aby wyłonić nowe władze albo podjąć decyzję o likwidacji.

Jeżeli jednak stowarzyszenie samo nie ureguluje swojej sytuacji, warto doprowadzić do podjęcia działań przez KRS. Zgodnie z ustawą Prawo o stowarzyszeniach, jeśli stowarzyszenie nie ma zarządu, to sąd powołuje kuratora, który w ciągu 6 miesięcy ma obowiązek zwołać walne zebranie stowarzyszenia w celu wyboru władz. Jeśli działania kuratora okażą się nieskuteczne, to sąd podejmie decyzję o likwidacji stowarzyszenia.

Sąd podejmie działania, tj. powoła kuratora na wniosek organu nadzoru (w stowarzyszeniach jest to starosta) lub z własnej inicjatywy. To oznacza, że należy powiadomić albo sąd, albo starostę, że w danym stowarzyszeniu nie ma zarządu.

• Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2017 r. poz. 700)

• Ustawa Prawo o Stowarzyszeniach (Dz.U. z 2017 r. poz. 210)

1. Jeżeli stowarzyszenie nie posiada zarządu zdolnego do działań prawnych, sąd, na wniosek organu nadzorującego lub z własnej inicjatywy, ustanawia dla niego kuratora.

2. Kurator jest obowiązany do zwołania w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy walnego zebrania członków (zebrania delegatów) stowarzyszenia w celu wyboru zarządu. Do czasu wyboru zarządu, kurator reprezentuje stowarzyszenie w sprawach majątkowych wymagających bieżącego załatwienia.

2a. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek organu nadzorującego lub z własnej inicjatywy, sąd może przedłużyć okres, na jaki został ustanowiony kurator, nie dłużej niż o 6 miesięcy, jeżeli jego czynności nie mogły zostać zakończone przed upływem okresu, o którym mowa w ust. 2.

1. Sąd wydaje postanowienie o rozwiązaniu stowarzyszenia na wniosek organu nadzorującego, w przypadku gdy:

1) liczba członków stowarzyszenia jest mniejsza niż liczba członków wymaganych do jego założenia;

2) stowarzyszenie nie posiada przewidzianych w ustawie władz i nie ma warunków do ich wyłonienia w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy.

2. Sąd wydaje postanowienie o rozwiązaniu stowarzyszenia na wniosek kuratora, jeżeli pomimo podejmowanych przez kuratora czynności, nie wybrano władz stowarzyszenia i nie ma warunków do ich wyłonienia, w okresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.
   

• Ustawa o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)

1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

2. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

• Ustawa Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2016 r. poz. 2137)

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebujesz pomocy prawnej?
Zadaj pytanie: http://poradnik.ngo.pl/zapytaj.