Publicystyka - ngo.pl

Protokoły ze spotkań, uchwały, sprawozdania i inne dokumenty, jakie powstają w trakcie pracy komisji, można znaleźć na stronie miasta na dwa sposoby: w zakładce „Dokumenty” (obok „Wykazu komisji” i „Dobrych praktyk”), która pojawia się, gdy wybierzemy „Komisje dialogu społecznego”, a także w zakładce „Dokumenty”, jeśli wybierzemy „Dzielnicowe komisje”. Tu mamy możliwość filtrowania informacji: możemy między innymi wybrać rok, który nas interesuje, komisję, dokumenty itd. Dokumenty KDS-ów i DKDS-ów można także znaleźć na stronie każdej z komisji, która znajduje się w wykazie.

Zgodnie z zapisami Programu współpracy m.st. Warszawy w 2016 roku z organizacjami pozarządowymi (§26 pkt 13 i §27 pkt 14) KDS-y i DKDS-y powinny przesyłać do zamieszczenia na stronie internetowej miasta ogłoszenia o miejscu i terminie posiedzeń (co najmniej siedem dni przed terminem spotkania); sprawozdania ze swoich posiedzeń (zawierające główne ustalenia i wyniki głosowania, nie później niż w ciągu miesiąca po odbytym spotkaniu) oraz roczne sprawozdanie z pracy KDS-u i DKDS-u. Co więcej, zgodnie z dalszymi zapisami (§26 pkt 18 i §27 pkt 19), niezamieszczanie przez komisje przez okres 3 miesięcy informacji o swoich działaniach na stronie miasta może stanowić podstawę do rozwiązania KDS-u i DKDS-u.

Zgodnie z informacjami przekazanymi przez przewodniczących komisji, którzy zazwyczaj przygotowują i wysyłają protokoły oraz inne dokumenty, umieszczanie ich na stronie miasta trwa bardzo krótko – trafiają tam w ciągu kilku godzin od wysłania.

Przyjrzeliśmy się, jak komisje korzystają z narzędzia do publikowania sprawozdań, informowania o swoich działaniach oraz jak przestrzegają zapisów zawartych w programie współpracy. Badanie stron KDS-ów i DKDS-ów przeprowadziliśmy 28 sierpnia 2016 r. Sprawdziliśmy strony wszystkich KDS-ów i DKDS-ów. Pod uwagę wzięliśmy dane dotyczące informacji i dokumentów zamieszczonych w 2015 i 2016 roku.

Strony KDS-ów i DKDS-ów mają praktycznie identyczny układ: zawierają informacje o miejscu i dacie najbliższego spotkania, czasami program spotkania, informacje o tym, kto jest przewodniczącym, o składzie prezydium, a także wykaz organizacji, które są członkami komisji. Zawsze podany jest kontakt do przedstawiciela/przedstawicielki biura lub urzędu dzielnicy wchodzących w skład komisji.

Sprawozdawczość

Mimo jednolitej formy, na stronach komisji można znaleźć wiele innych informacji. Ale po kolei. Jak komisje wypełniają swoje zadania sprawozdawcze zawarte w programie współpracy? Według informacji podanej na stronie miasta, funkcjonuje 31 KDS-ów. W wykazie znajdują się 32 komisje i taka liczba stron została sprawdzona. 27 komisji zamieściło sprawozdanie z 2015 roku, a 23 komisje zamieściły protokoły ze spotkań, jakie odbyły się w 2016 roku. Tylko 4 komisje zamieściły na stronie wypracowane przez siebie uchwały i stanowiska, a na stronach 5 komisji znaleźć można inne dokumenty, nad jakimi pracowały (np. apele, opinie, listy itd.). KDS ds. Transportu publikuje listę uchwał.

Dzielnicowe komisje działają w 17 dzielnicach. 16 DKDS-ów zamieściło sprawozdania z 2015 roku, a 13 – protokoły z posiedzeń komisji, jakie odbywały się w 2016 roku. 2 komisje zamieściły na swoich stronach uchwały i stanowiska, a 2 inne także dokumenty wypracowane na spotkaniach.

Przewodniczący i prezydia

Większość KDS-ów podaje szczegółowe informacje dotyczące przewodniczących i prezydiów. Na stronach 30 KDS-ów znaleźć można imię i nazwisko przewodniczącego/przewodniczącej i adres e-mail. Rzadziej, bo w przypadku 19 komisji, podany jest numer telefonu kontaktowego do osoby sprawującej tę funkcję. Skład prezydiów, czyli zastępców przewodniczącego/przewodniczącej podany jest na stronach 28 komisji, w 13 przypadkach znaleźć można maile do członków prezydiów, a w 2 – telefony kontaktowe.

16 DKDS-ów podaje imię i nazwisko przewodniczącego i jego kontakt mailowy, do 6 przewodniczących podane są również numery telefonu. Skład prezydiów podany jest w 15 przypadkach, kontakty mailowe do członków prezydiów już rzadziej (4 razy), a numer telefonu tylko do członków prezydium 1 komisji.

Organizacja pracy KDS-ów

Zgodnie z Programem współpracy posiedzenia KDS-ów i DKDS-ów są jawne i otwarte. Tymczasem tylko 9 KDS-ów podało na stronie termin najbliższego spotkania (2 komise podały także plan spotkania). Tylko 3 komisje podały harmonogram spotkań na cały rok 2016. Także tylko 3 komisje zamieściły na swojej stronie regulamin pracy komisji, mimo że wszystkie komisje je mają i są one podstawą ich pracy. Regulaminy znaleźć można w wykazie dokumentów, ale wymaga to więcej wysiłku.

W przypadku DKDS-ów termin najbliższego spotkania zamieściły 4 komisje, a jego plan 2. Żadna z komisji nie podała na stronie rocznego harmonogramu spotkań. Regulamin zamieściła na stronie 1 komisja.

Dodatkowe informacje, jakie można znaleźć na stronach KDS-ów i DKDS-ów

KDS-y ds. Niepełnosprawności, Poradnictwa specjalistycznego i Organizacji wspierających podają na swoich stronach informacje, że spotkania odbywają się w miejscu dostępnym dla osób mających trudności w poruszaniu się. KDS ds. Ochrony Dziedzictwa Kulturowego daje mieszkańcom możliwość zadania pytania Stołecznemu Konserwatorowi Zabytów, na które odpowiada on w trakcie posiedzeń komisji. KDS ds. Muzyki oraz DKDS Targówek mają swoje strony internetowe, które zasługują na uznanie: znaleźć na nich można informacje o celu działania i misji komisji. W 2 komisjach powołano funkcję sekretarza i dane tej osoby podane są na stronie. W 2 przypadkach na stronach komisji widnieje informacja, kto z jej członków delegowany jest do Forum Dialogu Społecznego. Także 2 komisje podają nazwy zespołów tematycznych, w których pracują ich członkowie.

Pewne różnice widać w sposobie zamieszczania listy organizacji wchodzących w skład komisji. W większości przypadków podana jest tylko nazwa organizacji członkowskiej. Od tej reguły są wyjątki: w kilku przypadkach podane są adresy organizacji i kontakty lub podlinkowane są nazwy organizacji, co ułatwia szybkie przejście na stronę domową organizacji.

Z doświadczenia naszej kilkumiesięcznej pracy z komisjami wynika, że sprawozdawczość, szczególnie pisanie protokołów z posiedzeń komisji, jest dla członków obowiązkiem trudnym i uciążliwym, choć bez wątpienia niezbędnym. W części komisji i na ich wniosek obowiązek ten wzięli na siebie przedstawiciele urzędów oddelegowani do współpracy z KDS-ami i DKDS-ami. Dokumenty, jakie powstają na posiedzeniach komisji, zamieszczane są na stronach komisji w kolejności ich przesyłania do urzędu, w związku z tym, jeśli wpływają nie po kolei (a zdarza się to dość często), tworzy się nieporządek.

W ramach toczącej się teraz dyskusji o ciałach dialogu w Warszawie warto zastanowić się także nad tym tematem. Z jednej strony, skoro oczekujemy od urzędów przejrzystości i rzetelnego informowania mieszkańców o ich działaniach, dlaczego sami nie stosujemy się do tych zasad? Z drugiej – może warto przyjrzeć się narzędziom zaproponowanym przez miasto? Być może wprowadzenie nawet drobnych zmian ułatwiłoby komisjom wypełnianie tego obowiązku?

Dowiedz się, co ciekawego wydarzyło się w III sektorze. Śledź wydarzenia ważne dla NGO, przeczytaj wiadomości dla organizacji pozarządowych. Odwiedź serwis wiadomosci.ngo.pl.

Skoro oczekujemy od urzędów przejrzystości i rzetelnego informowania mieszkańców o ich działaniach, dlaczego sami nie stosujemy się do tych zasad?