Publicystyka - ngo.pl

Popularna od kilku lat „chmura” (ang. cloud computing) jest pewnego rodzaju przestrzenią, udostępnianą nam przez dostawcę (np. Microsoft, Google, Apple etc.) za pośrednictwem internetu, do której mamy dostęp poprzez przeglądarkę www oraz aplikacje na telefonie lub tablecie. Jest to po prostu dysk on-line oferujący nam możliwość bezpiecznego przechowywania swoich dokumentów lub fotografii, do których mamy wówczas dostęp z dowolnego miejsca na świecie, z każdego urządzenia podłączonego do sieci. Oprócz samego przechowywania danych niemal każda z usług (jest ich bowiem wiele na rynku) oferuje dodatkowe rozwiązania, takie jak edycja dokumentów przechowywanych w chmurze, wspólny kalendarz czy katalogowanie zdjęć.

Jednym z bezpłatnych i powszechnych rozwiązań dla dysku w chmurze jest Google Drive.

W ramach konta osobistego Google Drive możemy wykorzystać 15 GB bezpłatnego miejsca na nasze pliki. Mogą to być zdjęcia, dokumenty, projekty, rysunki, nagrania i filmy. Jeśli użytkownik chce przechowywać w chmurze więcej danych, może wykupić pakiet oferujący dodatkowe miejsce (np. 100 GB – 1,99 USD miesięcznie), jednak pojemność 15 GB na potrzeby wspólnej konsultacji dokumentów przez komisje czy przechowywania sprawozdań, materiałów szkoleniowych oraz innych dokumentów tekstowych jest zupełnie wystarczająca.

Do powyższych dokumentów możemy mieć dostęp w każdej chwili – na komputerze, telefonie czy tablecie pod warunkiem dostępu do internetu. Konto może założyć nieodpłatnie każda osoba – także ta, która nie posiada i nie chce posiadać e-maila na Gmail-u. Wystarczy wejść na stronę www.google.pl i wybrać w rozwijanym menu ikonę Dysk. Warto jednak aby konto było przypisane do e-maila komisji, zarządzanego przez aktualne prezydium tak, by uniknąć kłopotów z dostępnością.

Dokumenty tworzone lub zamieszczane na tym wirtualnym dysku mogą być udostępniane (współdzielone) z innymi członkami/członkiniami komisji. Mogą być przez nich edytowane i komentowane (choć nie muszą). Dyskusja nad danym dokumentem (np. projektem konkursu ofert) może toczyć się równolegle na tym samym dokumencie edytowanym przez różnych członków/członkinie komisji w tym samym czasie. Zebranie komentarzy i uwag do dokumentu dzieje się wówczas „samoczynnie” i nie wymaga dużej pracy nad dokumentem ze strony przewodniczącego czy prezydium.

To samo narzędzie, dzięki któremu możemy przechowywać i komentować dokumenty on-line, czyli Google Drive, umożliwia nam również tworzenie nowych dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji oraz formularzy. Formularze mogą być używane przez komisję do prowadzenia rekrutacji na spotkania czy szkolenia (jak np. ten formularz zgłoszenia na szkolenie) oraz prostych ankiet diagnozujących lub ewaluacyjnych pomocnych w planowaniu czy podsumowaniu pracy komisji. Funkcja ta jest bardzo użyteczna ze względu na możliwość szybkiego wypełnienia formularza/ankiety on-line przez członków/członkinie komisji na każdym nośniku (komputerze lub telefonie typu smartfon) i automatyczne podsumowywania danych w formie zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym (excell) czy uproszczonego raportu z podsumowaniem wszystkich odpowiedzi.

Zaplanowanie terminu spotkania dogodnego dla aktywistów i pracowników organizacji pozarządowych jest nie lada wyzwaniem. O ile comiesięczne posiedzenie komisji jeszcze jakoś udaje się ustalić, to już spotkanie prezydium czy grupy roboczej wymaga zaawansowanych technologii. I tu na pomoc przychodzi, cieszący się dużą popularnością w środowisku NGO, Doodle (www.doodle.com).

W podstawowej wersji narzędzie to jest bezpłatne i umożliwia znalezienie optymalnej dla większości osób daty i godziny spotkania. Wystarczy tylko utworzyć wydarzenie z proponowanymi terminami i godzinami, a następnie poprosić (poprzez przesłanie linku) zainteresowanych o wpisanie swoich preferencji. Oszczędza nam to trochę czasu, który musielibyśmy poświęcić na telefoniczne lub mailowe ustalenia z poszczególnymi osobami

Zamknięta grupa na www.facebook.com wydaje się być ciekawą alternatywą dla tzw. forum internetowego czy e-mailowej grupy dyskusyjnej zalewającej naszą skrzynkę pocztową setkami wiadomości. Wymaga jednak posiadania konta na Facebooku, co nie dla wszystkich jest dogodne. Jeśli jednak członkowie/członkinie komisji korzystają na co dzień ze wspomnianego serwisu społecznościowego, warto rozważyć założenie zamkniętej – tzn. niewidocznej dla niezaproszonych użytkowników – grupy dla naszego KDS-u lub DKDS-u. Doświadczenie niektórych komisji i grup nieformalnych pokazuje, że jest to bardzo użyteczne narzędzie wymiany informacji, bieżącej komunikacji czy ustalania stanowisk przez komisję (m.in. poprzez możliwość tworzenia sond). Na grupie można dodawać wątki/tematy i je komentować, zamieszczać filmy i zdjęcia, dzielić się zaproszeniami na wydarzenia swoich organizacji, nawiązywać bardziej bezpośrednie kontakty między liderami/liderkami organizacji dzięki opcji rozmów indywidualnych, tzw. czatów.

Zachęcamy do eksperymentowania i testowania powyższych rozwiązań oraz dzielenia się swoimi spostrzeżeniami z animatorkami SCWO. Przypominamy również, że w ramach wsparcia doradców i trenerów SCWO dla komisji dialogu społecznego oferujemy bezpłatną pomoc w uzupełnieniu wiedzy i umiejętności na temat komunikacji on-line oraz dopasowania najbardziej odpowiednich rozwiązań dla Państwa komisji.

Dowiedz się, co ciekawego wydarzyło się w III sektorze. Śledź wydarzenia ważne dla NGO, przeczytaj wiadomości dla organizacji pozarządowych. Odwiedź serwis wiadomosci.ngo.pl.