Publicystyka - ngo.pl

1. Mapowanie zasobów

Planując działania w gronie organizatorów, warto porozmawiać również o promocji. Jakimi zasobami dysponują? Być może mają dobre układy z zaprzyjaźnioną drukarnią, na stałe współpracują z grafikiem lub graficzką, mają grupę wolontariuszy, którzy będą mogli rozkleić plakaty i roznieść ulotki.

Trzeba umówić się z nimi również na to, że udostępnią zaproszenie na swoich stronach, profilach i roześlą mailowo do kontaktów z bazy.

Chociaż może się to wydawać oczywiste – spiszmy wszystkie ustalenia i roześlijmy po spotkaniu.

2. Zespół promocyjny

Wybierzmy jedną osobę, która będzie koordynować działania w tym obszarze. Rozproszona odpowiedzialność nie służy spójnym komunikatom medialnym. Zadbajmy o to, żeby nie była ona sama – choć pisanie tekstów, rozsyłanie zaproszeń i konsultacje z grafikiem mogą się wydawać przyjemną pracą, pochłaniają sporo czasu. 3-osobowa grupa powinna być wystarczająca. Sporo młodych osób biegle porusza się w tzw. mediach społecznościowych (np. na Facebooku) i pozyskanie takiego wolontariusza może nam oszczędzić sporo stresu.

3. Spójny komunikat

Nad tym, w jaki sposób chcemy zaprosić mieszkańców i co przekazać powinniśmy porozmawiać w gronie wszystkich organizatorów. Spisane pomysły będą potrzebne na dalszym etapie prac.

4. Plan promocji

To w pierwszej kolejności burza mózgów, podczas której spiszemy, gdzie chcemy się promować oraz jakie mamy możliwości (np. czy mamy środki na druk). Rozpisanie promocji na poszczególne działania i dopisanie do nich konkretnych osób odpowiedzialnych wraz z terminem realizacji ułatwi promocję oraz weryfikację realizacji zadań. W planie musimy zawrzeć szczegółowe informacje dotyczące mediów i miejsc, w których będziemy zamieszczać zaproszenia oraz informacje o tym, jak chcemy to zrobić. Zakładając minimalne nakłady, dostępne kanały i możliwie najszersze dotarcie do potencjalnych odbiorców, proponujemy:

a) Przygotowanie plakatów i ulotek,

b) Stworzenie wydarzenia na Facebooku,

c) Zamieszczenie ogłoszeń na lokalnych portalach, w prasie i w radiu.

5. Treści

Język, którym się komunikujemy, musi być spójny i dostosowany do odbiorców. Dodatkowo, każda forma promocji będzie wymagać nieco innej ilości treści. Na plakacie czy ulotce informacje powinny być maksymalnie skondensowane, a w ogłoszeniu w prasie przekażemy ich więcej.

Bazowo rekomendujemy stworzenie trzech wariantów:

a) Na materiały drukowane,

b) Do rozsyłania w formie elektronicznej i zamieszczania w internecie,

c) Komunikatu prasowego.

W razie potrzeby będzie można je lekko zmodyfikować i wykorzystać w innych miejscach.

6. Ulotki i plakaty

Jak już pisaliśmy wyżej – tu treść musi być syntetyczna. Inaczej mówiąc, powinno jej być tylko tyle, ile jest niezbędne. Co powinno się znaleźć na plakacie lub ulotce?

a) Nazwa wydarzenia,

b) Data, godzina, miejsce,

c) Skrócona wersja programu – możemy zapisać go hasłowo (np. atrakcje dla dzieci, koncerty, prezentacje organizacji), a do tego podkreślić główne punkty programu (np. potańcówka czy gra miejska),

d) Informacja o organizatorach, partnerach i sponsorach.

Atrakcyjna kolorystyka i elementy graficzne przyciągną wzrok.

7. Wydarzenie na Facebooku

Każda osoba lub organizacja mająca profil na portalu może utworzyć wydarzenie i dodać do niego współorganizatorów. To darmowa użyteczność FB.

W opisie wydarzenia możemy zawrzeć program, ale możemy publikować go też stopniowo, w postaci postów. To drugie rozwiązanie jest o tyle sensowne, że w wydarzeniu newsy powinny pojawiać się systematycznie.

Dwa tygodnie przed to dobry czas na utworzenie wydarzenia i publikowanie nowości codziennie. Przygotowującego ulotki grafika warto poprosić o wykonanie baneru na FB, spójnego z identyfikacją graficzną wydarzenia oraz małych grafik, które będziemy mogli dołączać do postów (np. symbolizujących poszczególne typy atrakcji).

Nie zapomnijmy o zaproszeniu gości, a także o poproszeniu znajomych i aktywistów o rozesłanie wydarzenia do ich znajomych!

8. Media

Ogłoszenia w prasie lokalnej czy radiu najczęściej można wynegocjować nieodpłatnie. Dzielnice mają też swoje biuletyny. Musimy tylko sprawdzić, czy druk jest kolorowy – jeśli nie, może być konieczne poproszenie grafika o czarno-biały wariant materiałów. Możemy też zostać poproszeni o przygotowanie dłuższego tekstu lub udzielenie wywiadu. Tu należy pamiętać o wyjaśnieniu, czemu wydarzenie organizujemy.

9. Po wydarzeniu

Pamiętajmy nie tylko o podziękowaniu organizatorom i wolontariuszom, ale też wszystkim tym, którzy wsparli działania promocyjne. Wyślijmy stosowne informacje do mediów, drukarni czy aktywistów. Do tych pierwszych wyślijmy również krótką relację z imprezy wraz ze zdjęciami oraz z prośbą o jej zamieszczanie. Ci, którzy nas odwiedzili, ucieszą się, a ci, którzy nie dotarli – może zapamiętają i przyjdą w przyszłym roku. Na Facebooku opublikujmy podziękowania, relację i galerię ze zdjęciami. Pamiętajmy jednak, że musimy mieć zgodę na wykorzystanie wizerunku, jeśli chcemy opublikować zdjęcie pojedynczych osób.

Życzymy powodzenia w realizacji działań promocyjnych!

Oto dziewięć prostych porad, dzięki którym łatwiej będzie promować wydarzenia organizowane przez Komisje Dialogu Społecznego.