Publicystyka - ngo.pl

Magdalena Szeniawska: – Pomysł powstał, jak to często bywa, z własnej potrzeby. Prowadzimy od ponad dzisięciu lat naszą organizację, większość naszych środków pochodzi z dotacji publicznych. Starając się coraz lepiej rozliczać projekty, tworzyłyśmy kolejne coraz lepsze systemy do rozliczeń: tabelki, Excele, spreadsheety w Googlu. Potem doszła potrzeba monitorowania środków pomiędzy projektami oraz ogólnych finansów Stowarzyszenia. Kolejnym krokiem była realizacja projektów konsorcyjnych, gdzie jako lider, zaczęliśmy odpowiadać za rozliczenia nie tylko nasze, ale również organizacji partnerskich.

Jednocześnie, dzięki tym projektom partnerskim, zobaczyłyśmy, że to nie tylko nasza bolączka! Zaprzyjaźnione organizacje miały te same problemy: też tkwiły po uszy w rozliczeniach, albo stresowały się pod koniec realizacji projektu – czy wszystkie środki zostały już wykorzystane, czy wszystkie umowy są podpisane. Przy jakiejkolwiek drobnej zmianie trzeba było od nowa generować tabele podsumowujące projekt. Wtedy okazało się, że możemy skorzystać z prostej aplikacji, którą przygotowała zaprzyjaźniona organizacja, dzięki czemu odetchnęliśmy z ulgą. Jednak z biegiem czasu i w niej widziałyśmy pole do ulepszeń, oraz chciałyśmy pokazać innym organizacjom, że rozliczenia nie muszą być aż tak trudne.

– Aplikacja 2do2 porządkuje rozliczenia. Po pierwsze, pomaga eliminować drobne błędy – przy wprowadzaniu faktur czy rachunków sprawdza, czy nie mam duplikatów, jednocześnie weryfikuje, czy przypadkiem nie próbujemy rozdzielić do projektów kwoty większej niż kwota faktury. Następnie aplikacja automatycznie generuje tabele podsumowujące zestawienia projektu – koniec z tym, że w przygotowanej przez nas tabeli Excela w jednej komórce jest przecinek zamiast kropki, coś się nie zlicza i godzinami ślęczymy nad wyśledzeniem błędu!

Po drugie, aplikacja pozwala na bieżąco monitorować stan wydatków w projekcie. Jak wiemy księgowe zwykle z opóźnieniem (czasem nawet kilkutygodniowym) przesyłają stan budżetu, ponieważ dopiero po zakończonym miesiącu siadają do księgowania, a my wiemy realizując projekt, że działania organizacji często są dynamiczne i potrzebujemy tej wiedzy na bieżąco.

Po trzecie, aplikacja pozwala dzielić zadania w zespole. Gdy pracowałyśmy na Google Spreadsheet, to osoba prowadząca budżet organizacji tylko nielicznym udostępniała podgląd, a edytowała już tylko samodzielnie w myśl idei „Żeby nic się nie zepsuło, żeby nie zepsuć formuły czy skasować danych” – to był wieczny strach. W aplikacji 2do2 można nadać odpowiednie uprawnienia osobom odpowiedzialnym za inny obszar rozliczania projektu. Można również dać dostęp księgowej do podglądu danych (do tej pory przesyłałyśmy sobie w jedną i w drugą stronę pytania, gdy coś nie zgadzało się na opisach faktur, gdy przygotowywałyśmy ostateczne rozliczenia). W 2do2 księgowa ma własny dostęp, może zajrzeć do naszych wyliczeń i zgłosić się do nas tylko, gdy coś się rzeczywiście według niej nie zgadza.

– Produkt końcowy udało nam się zrealizować w stu procentach początkowych założeń, jeżeli chodzi o podstawowe funkcjonalności systemu. Jednak apetyt rośnie w miarę jedzenia. Po konsultacjach z wieloma organizacjami, gdy dopytywaliśmy, jak działają, mamy w kolejce wiele kolejnych usprawnień, które chcielibyśmy wdrożyć w aplikacji 2do2. Lista zadań dla programisty szybciej rośnie niż maleje, ale to chyba częsta bolączka przy podobnych projektach. Dlatego po wymyśleniu kolejnej porcji rozwiązań staramy się je ograniczać, ustawiać priorytety, dalej konsultować z organizacjami i sprawdzać, które z nich są najważniejsze i kluczowe.

I to były właśnie dwie lekcje, które wyniosłyśmy z Inkubacji. Lekcja nr 1: Sprawdzaj z odbiorcami swoje pomysły. Sprawdzaj przed wykonaniem, konsultuj, testuj (wokół tego kręciła się przecież cała Inkubacji). Lekcja nr 2: Minimum viable product (MVP – najprostszy produkt spełniający potrzebę). Dla wizjonerów jak ja jest to utrapienie. Zawsze warto zadać sobie pytanie: Co jest najważniejsze w twoim produkcie? Zrób dobrze minimum i nie staraj się od razu zrobić wszystkiego.

W Inkubacji bardzo dobrym pomysłem była również opieka mentorki – specjalistki od UX, która nadzorowała cały proces powstania produktu. Pomogła nam na początku określić niektóre założenia i stworzyć pierwsze makiety projektu i nadać energię naszemu działaniu. Bardzo doceniamy jej wkład w nasz projekt, bez niej nie doszłybyśmy tu, gdzie jesteśmy.

– To trzeba podkreślić od początku: 2do2 to nie jest system księgowy! Nasze księgowe dalej będą pracować na swoich tabelach i w swoich programach. Jest to system do prowadzenia finansów organizacji i zapanowania nad całym chaosem związanym z „papierologią”. Nasza aplikacja jest na tyle prosta, że może służyć mało doświadczonym organizacjom w rozliczeniach. Tych, którzy nie wiedzą jak się do tego zabrać, przeprowadzi przez ten proces oraz uchroni przed wieloma błędami, które robiąc to samodzielnie musieliby popełnić. Ma jednak na tyle dużo funkcjonalności, że będzie bardzo wygodna również dla dużych organizacji.

2do2 pozwoli zaoszczędzić ogrom czasu, który poświęcamy na robienie podsumowań dla każdego z realizowanych projektów, gdy w Excelu robi się już za dużo kolejnych arkuszy, a w całość zaczyna się wkradać chaos.

– Do aplikacji można zapisywać się już teraz! Wystartowaliśmy 1 października – naszą premierę mieliśmy podczas Mazowieckiego Forum Organizacji Pozarządowych. Zachęcamy do kontaktu – na naszej stronie można założyć sobie konto testowe. Oprócz tego do końca bieżącego roku mamy duże zniżki za wykupienie dostępu. Bo o tym jeszcze nie powiedzieliśmy. Chcemy, żeby nasz projekt sam się finansował, choć z założenia jest to działanie nie dla zysku finansowego! Dlatego dla mniejszych organizacji będzie on bezpłatny, większe organizacje za dostęp będą musiały zapłacić. Staramy się jednak, żeby ceny były dostosowane do możliwości – są uzależnione od wielkości budżetu. Jesteśmy jednak otwarci na inne rozwiązania, wiemy jaka jest rzeczywistość organizacji – działamy w tym obszarze od lat!