Publicystyka - ngo.pl

Radosław Wałkuski: – Miasto w tym roku po raz pierwszy zdecydowało się przekazać organizacjom dotacje w formie regrantingu. Stowarzyszenie BORIS zostało operatorem jednego z dwóch takich konkursów ogłoszonych przez Urząd Miasta. Mieliście duże obawy, podejmując się tego zadania? 

Joanna Krasnodębska, dyrektorka Stowarzyszenia BORIS: – Mieliśmy, i to spore. Baliśmy się, że zaleje nas masa pomysłów, z czego dużą część stanowić będą projekty składane przez grupy nieformalne, które również mogły ubiegać się o granty. Zakładaliśmy, że tacy wnioskodawcy będą wymagać dużego wsparcia – zarówno przy realizacji, jak i rozliczaniu projektów. Obawialiśmy się, że trudno nam będzie to ogarnąć.

J.K.: – Rzeczywistość na szczęście okazała się trochę inna. Wniosków spłynęło do nas rzeczywiście bardzo dużo – niemal setka. Przyznaliśmy 30 dotacji, z czego dziewięć grupom nieformalnym. To były bardzo dobre projekty, które w zasłużony sposób zdobyły dużo punktów i zakwalifikowały się do finansowania.

Baliśmy się, że osoby spoza organizacji nie będą potrafiły się rozliczyć. Okazało się jednak, że nie mieliśmy z nimi żadnych problemów. Każda z tych inicjatyw jest już rozliczona. Widać było, że wnioskodawcom zależy na dobrej współpracy, byli bardzo kontaktowi. Być może zaprocentowała nasza praca, którą włożyliśmy w wytłumaczenie wszystkiego krok po kroku. Jesteśmy bardzo mile zaskoczeni współpracą z grupami nieformalnymi. Ci liderzy lokalni to trochę nowa jakość aktywności obywatelskiej. Myślę, że operatorzy nie powinni się ich bać. Oni mają fantastyczne pomysły. Naprawdę warto ich wspierać.

J.K.: – Wstyd to powiedzieć, ale dwie organizacje nie dostarczyły sprawozdania na czas. Co gorsze, część złożonych sprawozdań, w tym jedna od organizacji z bardzo długim stażem,  zawiera podstawowe błędy: na przykład pieniądze były wydawane po dacie zakończenia projektu. To jest wiedza powszechnie wiadoma, na dodatek powtarzana przez nas wielokrotnie przy okazji tego konkursu, zapisana w regulaminie. Myślę sobie: teraz ktoś wziął grant w wysokości dwóch tysięcy złotych, z czego trzysta będzie musiał oddać. Za chwilę pójdzie do Miasta, dostanie grant na 100 tysięcy i będzie musiał zwrócić 20 tysięcy. To może być śmierć dla jego organizacji. Jest nam bardzo przykro, bo tyle włożyliśmy pracy w to, by zapobiec takim sytuacjom, a one jednak się pojawiają.

Dzięki regrantingowi miałam okazję stanąć „po drugiej stronie” i przekonałam się, że punkt widzenia rzeczywiście zależy od miejsca siedzenia. Wcześniej wielokrotnie spotykałam się z narzekaniem urzędników na organizacje, które popełniają podstawowe błędy przy rozliczeniach, ale wydawało mi się to niemożliwe. A jednak to się zdarza. Urzędnicy mają tu rację.

J.K.: – Rzeczywiście. W przypadku grup nieformalnych zabezpieczyliśmy się w taki sposób, że cały przepływ finansowy dokonywany był już po projekcie. Wnioskodawcy nie dostawali pieniędzy przed realizacją, tylko zakładali własne pieniądze lub brali faktury wystawione na operatora, z przedłużonym terminem płatności.

To było bardzo dobre rozwiązanie. Nie było protestów, bo wszyscy uczestnicy konkursu byli o tym uprzedzeni. Myślę też, że nie było to aż tak dotkliwe, bo dotacje w większości przypadków wynosiły od kilkuset do tysiąca złotych. Zresztą nie mieliśmy poczucia zagrożenia, bo pieniądze, jakimi operowaliśmy w projekcie, nie były duże – w sumie na dofinansowanie działań przewidziano około 50 tysięcy złotych.

J.K.: – Odpowiedzialności się nie boimy. Bylibyśmy gotowi wejść w większy projekt, jeśli będzie on przewidywał pieniądze wystarczające na zapewnienie jego obsługi. Bo wszystkie faktury przechodzą przez nasze stowarzyszenie i poddane są takim samym procedurom, jak nasze własne: muszą w odpowiednim czasie trafić do księgowości, księgowa musi je zaksięgować itd. Trzeba też dużo czasu poświęcić na wytłumaczenie grantobiorcom, jak te dokumenty powinny być rozliczane.

Oczywiście większy projekt, to również większe ryzyko. Największe zagrożenie jest takie, że ktoś się zadeklaruje, a potem nie zrealizuje swojej części projektu. Ale na taką ewentualność chyba jeszcze nikt nie znalazł dobrego zabezpieczenia. Na pewno dużo daje sama ocena projektu. Jeżeli projekt jest przemyślany i dobrze przygotowany, widać, że stoi za nim grupa, dzięki której funkcjonują mechanizmy kontroli społecznej, to ryzyko, że pojawią się jakieś problemy, znacznie się zmniejsza.

J.K.: – Cieszę się, że przygotowaliśmy dobry regulamin, który precyzował zasady współpracy z odbiorcami dotacji. Jestem też bardzo zadowolona z tego, w jaki sposób udało nam się zorganizować proces oceny wniosków. Odzwierciedla on, w jaki sposób sami chcielibyśmy być oceniani, gdy ubiegamy się o środki publiczne. W regulaminie ustalone zostały kryteria i liczba punktów, którą można było zdobyć za każde z nich. Na tej podstawie członkowie komisji wystawiali swoje noty wraz z uzasadnieniem. Potem powstał ranking, na podstawie którego przyznawaliśmy granty. Nie było żadnych prób ingerowania w wyniki, które wykazał ranking. Rozpatrywaliśmy powtórnie tylko takie wnioski, w których pojawiły się duże rozbieżności między ocenami wystawionymi przez oceniających.

Jesteśmy również bardzo dumni z tego, że rozliczając się z organizacjami, nie zmuszaliśmy ich do dostarczania faktur. Weryfikacja ograniczyła się do sprawdzenia, że zostały one uwzględnione w systemie księgowym. Bardzo byśmy chcieli, aby właśnie w  taki sposób działało to w innych konkursach grantowych.

J.K.: – Zazwyczaj były to drobne sprawy, które jednak potrafiły uprzykrzyć nam życie. Na przykład mieliśmy kłopot z internetowym formularzem do składania wniosków: Złożone wnioski nie zapisywały się w PDF-ach, tylko trafiały do nas jako wiadomość email. Na dodatek donoszone potem przez wnioskodawców oryginały projektów czasem różniły się od tych wysłanych przez formularz, bo ktoś wpadł na pomysł, żeby jeszcze coś zmienić. W efekcie musieliśmy te dokumenty kserować dla osób oceniających, zamiast przesyłać im pliki, które trafiły do nas w wersji elektronicznej. Lepiej też, gdyby formularz i wszystkie informacje na temat udziału w konkursie znalazły się w bardziej dostępnym miejscu na stronie OFIP-u (od red.: regranting dotyczył inicjatyw podczas Tygodnia Obywatelskiego i Pikniku Inicjatyw Obywatelskich, odbywających się w ramach tegorocznego Ogólnopolskiego Forum Inicjatyw Pozarządowych >>).

J.K.: – Podstawą jest zapewnienie wnioskodawcom dobrego kontaktu z osobami obsługującymi konkurs. Nie było dnia, w którym nie byłoby telefonów, maili, wizyt w naszej siedzibie. Wiele z tych osób po raz pierwszy ubiegało się o publiczne środki i należało im zapewnić odpowiednie wsparcie.

Myślę, że można też uprościć i skrócić opis projektu we wniosku. Zamiast pytać formalnie i szczegółowo o cele, grupę docelową, rezultaty – można poprosić o wyjaśnienie: „Dlaczego chcesz to zrobić?” „Z kim chcesz to zrobić”? „Co konkretnie chcesz zrobić?”, „Jakie będą tego efekty”? Można to wyrazić w ludzkim języku i zawrzeć w jednym punkcie, zamiast w kilku.

Jestem też zadowolona z tego, że wprowadziliśmy ograniczenie liczby znaków. Dzięki temu wnioski były krótsze. Następnym razem też warto tak zrobić.

Myślę, że na przyszłość można też zrezygnować z przyznawania punktów za wykorzystywanie nowoczesnych technologii. Bo założenie było takie, że OFIP miał je promować i popularyzować, ale przecież przy wielu przedsięwzięciach to kryterium jest po prostu nieadekwatne.

Jeśli chodzi o Urząd Miasta, to dał nam bardzo dużą swobodę w realizacji tego zadania i bardzo to sobie cenimy. Nie byliśmy naciskani, by stosować jakieś konkretne rozwiązania. Choć konsultowaliśmy nasze pomysły z urzędnikami i dostaliśmy szereg cennych uwag, bo oni mają bardzo duże doświadczenie w udzielaniu dotacji. Uważam, że jeśli organizacji powierza się takie zadanie, to trzeba dać jej – w miarę możliwości – wolną rękę w sposobie jego wykonania.

Na pewno warto też upraszczać wszystko, co tylko się da. Niektóre nasze dotacje wynosiły po 500 zł. Trud włożony w uzyskanie i rozliczenie  powinien więc być warty tak drobnej sumy.

Ogólnie jesteśmy bardzo zadowoleni. Baliśmy się tego projektu, ale myślę, że poszło naprawdę nieźle. Przyczyniła się do tego satysfakcjonująca, sprawna i bardzo merytoryczna współpraca ze organizatorami tegorocznego OFIP-u.

Joanna Krasnodębska – Dyrektorka Stowarzyszenia BORIS. Absolwentka Wydziału Pedagogicznego Uniwersytetu Warszawskiego. Specjalistka ds. finansów, zarządzania finansami i zarządzania biurem. Jest trenerką w Stowarzyszeniu Trenerów STOP. Pełni również funkcję członkini zarządu kilku warszawskich organizacji pozarządowych.