Publicystyka - ngo.pl

Kilka tygodni temu pisałem o zasadzie numer 1 dobrego zarządzania, która brzmi „Liczy się rezultat”. Dzisiejszy tekst poświęcam dla odmiany zadaniu numer 1.

„Dbać o cele” to zadanie numer 1 dla zarządzających stowarzyszeniami lub fundacjami. Menadżer (członek zarządu, kierownik zespołu) powinien dbać o to, żeby cele w ogóle istniały. Cele odnoszące się zarówno do organizacji, jak i do poszczególnych osób w niej działających. Poniżej 7 refleksji, wskazówek i uwag związanych z tym elementem zarządzania.

Misja i wizja to najważniejsze cele określające fundamenty organizacji, jej kierunek i sens. Są częścią strategii. Są jak latarnia dla statku. Pozwalają odnaleźć kurs w czasie sztormu i nie pomylić kierunku gdy usypia nas tafla na morzu. Pozwala podjąć decyzję, kiedy macie wątpliwości czy np. zajmować się niepełnosprawnymi dziećmi bo na to są fundusze publiczne, kiedy misja organizacji dotyczy monitorowania korporacji i rządu.

Misja i wizja w organizacjach społecznych nie zmieniają się zbyt często. Dlatego zachęcam do wpisania misji do statutu stowarzyszenia lub fundacji. Chroni nas to przed zakusami ciągłych zmian, które pojawiają się gdy mamy kryzys w organizacji lub przychodzą do niej nowe osoby mające pomysły na zmianę o 180 stopni kierunku kursu. Misja moim zdaniem to nie koncert życzeń…

W skutecznie działających organizacjach pozarządowych potrzebne są przynajmniej dwa rodzaje celów: odnoszące się do ludzi i do pieniędzy. Bez ludzi mamy martwe dusze w Krajowym Rejestrze Sądowym. Co do pieniędzy, to nawet jeśli organizacja w 100% jest oparta na pracy społecznej, to pieniądze pojawiają się w portfelach ludzi w niej działających.

Cele możemy też dzielić ze względu na treść: cele strategiczne, taktyczne i operacyjne. Pierwsze odnoszą się do celów całej organizacji i są podejmowane na 5-10 lat, drugie mogą odnosić się do celów zespołu i poszczególnych jego członków. Podejmowane są w perspektywie roku. Cele operacyjne to indywidualne cele (zadania) współpracowników w perspektywie miesiąca czy kwartału.

Rzetelne ustalanie celów to na pewno pracochłonna, wymagająca czasu i kompetencji praca. Nie da się jej zrobić na kolanie. Pewnie dlatego tak rzadko mamy do czynienia w organizacjach z określaniem celów.

Co do dylematu czy cele uzgadniamy ze współpracownikami, czy lepiej je im wyznaczać. Nie ma tu prostej odpowiedzi. Osobom z mniejszym stażem pracy warto je na początku wyznaczyć. Sprawdzonym współpracownikom nie ma sensu narzucać celów z góry, bo nie służy to motywacji. Są jednak chwile, kiedy nie ma czasu na dyskusje i trzeba je wskazać bez partycypacji.

Dobrze jest, kiedy cele są ustalone w inny sposób niż „na gębę”. Fredmund Malik pisze o tym tak: „Cele każdej osoby muszą być udokumentowane w formie pisemnej – tak precyzyjnie, jak to tylko możliwe. Nie oznacza to wcale, wbrew obawom części krytyków, większej ilości pracy, lecz wręcz przeciwnie: takie postępowanie pomaga oszczędzić nam dodatkowej pracy, a mianowicie konieczności wyjaśniania potem nieporozumień oraz usuwania skutków błędnych posunięć i trudności w komunikacji. Ponadto pisemne dokumentowanie celów to nieodzowny warunek późniejszej oceny osiągnięć i wydajności”.

Im mniej celów tym lepiej. Mała ich liczba pozwala zachować koncentrację i nie rozpraszać się na wiele kierunków. Oczywiście „bieżączka” czeka na nas każdego dnia. Zawsze będziemy mieć do czynienia z mnóstwem drobnych i męczących zadań do wykonania. Trzeba je wykonać, bo innego wyjścia nie ma. Pytanie kluczowe jest takie: ile czasu poświęcamy na gaszenie pożarów, a ile na przybliżanie się do kluczowych celów? Sprawdza się tu dobrze zasada Pareto.

Dobrze się dzieje, kiedy mamy nieliczne cele, ale za to duże. Takie, których rezultaty dają nam poczucie dużego zwycięstwa i satysfakcji. Kiedy mamy mnóstwo małych celów to szybko okazuje się, że gubimy sens i kierunek. Opada energia do działania i pojawia się potrzeba specjalnych programów czy bonusów motywacyjnych :-).

Określając cele, najczęściej koncentrujemy się na liście zadań do zrobienia. Pojawia się pytanie „Co należy robić?”. Z tym w organizacjach społecznych najczęściej nie mamy problemów. Lista rzeczy do zrobienia jest przeważnie imponująca. Dlatego moim zdaniem ważniejsza dla społeczników jest lista celów… do zaniechania. Ludzie skuteczni przykładają dużą wagę do pytania „Czego nie powinienem już dalej robić?”.

Cele pozwalają zarządzać przez… cele. Malik, celnie wskazuję wagę zadania numer 1: „To nie szef ma kierować ludźmi, lecz wyznaczone im zadanie, cel. Nie przełożony powinien być źródłem autorytetu, nakazu i kontroli, ale cel”. A jak jest w twojej organizacji?

SKRZYNKA NARZĘDZIOWA

• Kierować-osiągać-żyć. Skuteczne zarządzanie na nowe czasy, Fredmund Malik, Wydawnictwo MT Biznes, 2007
• Wyznaczanie celów. Osobisty przewodnik, Brian Tracy, http://bit.ly/18IgaSu
• Narzędzie Zarządzania Rozwojem Organizacji, BORIS, http://boris.home.pl/narzedzia/

RAFAŁ GÓRSKI – menadżer (www.inspro.org.pl), kampanier (www.obywateledecyduja.pl), coach, trener, doradca (www.coachownia.pl). Specjalizuje się w dobrym zarządzaniu i wprowadzaniu zmian w każdych okolicznościach. Czerpie z różnych „bajek”, m.in.: organizacji społecznych, biznesu, wojska, zakonów, sportu. Prywatnie mąż Magdy, z którą zarządza gospodarstwem domowym. Współpracownik portalu ngo.pl. http://twitter.com/Rafal_Gorski