Publicystyka - ngo.pl

Najważniejsze są pierwsze miesiące, poznajemy bardzo dokładnie
wszystkie elementy naszego projektu, zapamiętujemy przede wszystkim
harmonogram, gdyż wiadomo, zadania muszą być realizowane zgodnie z
harmonogramem… Kluczowe w przypadku pierwszej koordynacji, a co mi
przysporzyło także szeregu zmartwień i wątpliwości, jest także
właściwie podzielenie obowiązków pomiędzy wszystkich członków
zespołu projektowego. Na początku może się to okazać trudne, gdyż
musimy prosić o pomoc, czy zlecać jakieś zadania innym, bardzo
często też osobom, które mają dłuższy staż pracy niż my. Wtedy
pojawia się zakłopotanie i niezręczność… Jak to zrobić? Jak
kogoś poprosić? Nie jest to łatwe zadanie, ale umiejętność
delegowania obowiązków i zaufania, że inne osoby będą wywiązywać
się ze swoich obowiązków jest niezwykle ważna.

Nie możemy się też martwić się jednorazowymi opóźnieniami, czy
małymi kłopotami. Koordynacja projektu nigdy nie przebiega
bezproblemowo, zawsze może się zdarzyć sytuacja, że jeden z
uczestników szkolenia zrezygnuje, czy podwykonawcą nie wywiąże się
na czas ze swoich zadań. Najważniejsze to zachować spokój,
zorganizować spotkanie

z zespołem projektowym i wspólnie rozwiązać zaistniały problem.
Koordynator jest jeden, ale tylko ściśle współpracując
z zespołem, możemy pokonać wszystkie przeszkody i z
powodzeniem zrealizować projekt. Warto także organizować spotkania,
na których każda osoba opowiada, co już zrobiła, a co jeszcze
wymaga dopracowania.

Pokonując takie przeciwności, każdy mały sukces cieszy –
począwszy od załatwienia sali na szkolenia po organizację dużej
konferencji w ramach projektu. Projekty składają się właśnie z
takich małych sukcesów, poszczególnych etapów, które musimy
zrealizować.

Koordynując projekt, nadzorujemy nie tylko kwestie
merytoryczne czy organizacyjne, ale także finansowe. Na początku
pojawia się strach, gdyż jesteśmy także odpowiedzialni za sprawy
finansowe… Musimy zbierać faktury, pilnować, czy wszystkie zostały
opłacone, czy termin zapłaty już nie minął. W końcu pojawia się to,
czego się najbardziej obawiamy. Wniosek o płatność. Już sama nazwa
brzmi groźnie, ale z nadzieją podchodzimy do formularza wniosku. Po
kilkukrotnym przeczytaniu instrukcji wypełniania, rozpoczynamy
naszą przygodę z obliczaniem, podliczaniem, procentami i
proporcjami. Na szczęście zawsze możemy liczyć na nasz zespół,
który w przypadku wątpliwości, pomoże nam i wytłumaczy wszystkie
wątpliwości.

Obojętnie, czy musimy napisać sprawozdanie merytoryczne, czy
wypełnić wniosek o płatność, ważne by pamiętać o terminach, w
jakich dokumenty te muszą być złożone. Do nas, jako koordynatorów,
należy obowiązek pilnowania terminów oraz wszystkich kwestii
związanych z koordynacją.

Kolejna sprawa, jeśli koordynujemy projekt, to kontakt z
partnerami. Możemy oczywiście zlecić kontaktowanie się z nimi np.
asystentce, ale to koordynator musi podejmować ostateczne decyzje w
sprawach projektu. Na początku więc warto kontaktować się
osobiście, by czuwać nad wszystkimi aspektami realizacji projektu.
Ja także tak robiłam na początku. Zawsze łatwiej samemu nadzorować
i kontrolować wszystkie elementy Projektu.

Wszystkie wymienione powyżej elementy mogą sprawiać kłopoty
początkującym koordynatorom. Jednak odpowiednie nastawienie i
sumienna praca na pewno przyczynią się do sukcesu naszego
projektu.

Na koniec kilka wskazówek raz jeszcze:

• dobrze zorganizuj swoją pracę. Początkowe miesiące
  realizacji projektu są najtrudniejsze,

• odpowiednio podziel obowiązki - każdy z zespołu
  projektowego, musi wiedzieć dokładnie, co ma robić i za co jest
  odpowiedzialny,

• nie bój się pytać. Jeśli nie jesteś czegoś pewna/y lub
  pojawiają się jakieś problemy, zawsze lepiej poradzić się kogoś
  innego,

• organizuj spotkania z zespołem projektowym – każdy członek
  tego zespołu musi być na bieżąco ze wszystkimi zadaniami, jakie są
  realizowane,

• nie poddawaj się! Koordynacja wydaje się trudna na początku.
  Z czasem nabierzemy dystansu oraz wprawy w koordynacji.

Starałam się wskazać pozytywne, jak i negatywne aspekty
związane z koordynacją projektów. Mimo że koordynacja może wydawać
się na początku trudna oraz skomplikowana, to poprawnie
zrealizowany projekt i zadowoleni uczestnicy naszego projektu,
sprawiają, że zapominamy o wszelkich trudnościach i możemy zaliczyć
koordynację do naszych małych sukcesów.

Życzę wszystkim powodzenia w koordynacji projektów!

Powyższy tekst jest jednym z cyklu artykułów
publikowanych w ramach projektu realizowanego przez Centrum PISOP
pn. Quo vadis? – Dokąd idziesz? Budowanie potencjału organizacji pozarządowych z terenu Wielkopolski współfinansowanego ze
środków Funduszu Inicjatyw Obywatelskich w roku 2008. Celem cyklu
jest promocja planowania strategicznego wśród organizacji
pozarządowych.