Publicystyka - ngo.pl

Organizacje otwarte na współpracę z wolontariuszami mogą borykać się z szeregiem wyzwań, które się z tym wiążą: dużą rotacją wolontariuszy, a więc powracającą potrzebą rekrutacji i wdrażania wolontariuszy, spadkiem motywacji wolontariuszy, a więc i spadkiem efektywności ich pracy (a co za tym idzie osób bezpośrednio pracujących z wolontariuszami, jak np. koordynatorzy lub odbiorcy ich działań), a czasami nawet niewielką liczbą chętnych na stworzoną ofertę wolontariacką.

Jak zatem można radzić sobie z takimi wyzwaniami? Czy istnieje jakaś magiczna formuła, która pozwoli zrekrutować i zatrzymać wolontariuszy na dłużej, nie tracąc z czasem ich motywacji?

Aby odpowiedzieć na te pytania, warto przyjrzeć się wszystkim elementom cyklu współpracy z wolontariuszami i zastanowić się, czy nie popełniamy jako organizacja pomniejszych błędów po drodze, które sumują się na odpływ wolontariuszy z naszej organizacji.

O czym zatem należy pamiętać na etapie przygotowania organizacji do współpracy z wolontariuszami? Koniecznie należy poznać zasoby własnej organizacji, aby mieć pewność, że wystarczą one do zaangażowania w działania naszej organizacji kolejnych osób (a więc upewnić się, że mamy w zespole osobę chętną do podjęcia się koordynowania pracy wolontariuszy oraz że zespół jest zmotywowany do współpracy z wolontariuszami), że mamy przygotowane konkretne zadania dla przyszłych wolontariuszy, które wpisują się w bieżące lub planowane działania organizacji oraz w jej misję i że wiemy, jaką rolę wolontariusz ma pełnić i kim właściwie ma on być.

Zastanówmy się również, czy znamy potencjalne wyzwania, które mogą wynikać z zaangażowania wolontariuszy (np. relacje emocjonalne z odbiorcami działań wolontariuszy) i jesteśmy przygotowani, aby sobie z nimi radzić.

Nie bez znaczenia jest również określenie, co nasza organizacja albo konkretne działania wolontariackie mogą wolontariuszom dać. Fakt, że wolontariusze nie pobierają wynagrodzenia nie oznacza, że nie czerpią oni żadnych korzyści z pracy wolontariackiej (np. wzrost poczucia własnej wartości, zdobycie nowych umiejętności czy poczucie bycia potrzebnym).

Niezbędne jest również zapoznanie się na tym etapie z prawnymi aspektami pracy z wolontariuszami oraz naszymi obowiązkami z tego wynikającymi (jak zawarcie porozumienia i ubezpieczenie NNW, jeżeli porozumienie zawarte jest na okres do 30 dni, zapewnienie środków ochrony, jeśli praca wolontariusza niesie ze sobą jakieś zagrożenia czy zobowiązanie do zwrotu kosztów podróży służbowych czy diet), które wynikają z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Promocja oferty i rekrutacja wymagają z kolei stworzenia oferty wolontariatu odpowiedniej dla zidentyfikowanego przez nas profilu wolontariusza. Należy dopilnować, aby oferta była przejrzysta i czytelna dla jej odbiorców (łączy się to z doborem odpowiedniego języka, formy wizualnej oraz kanału jej rozpowszechniania; inaczej będziemy komunikować się z seniorami – tu może sprawdzić się ogłoszenie w klubie seniora lub domu kultury, a inaczej z młodzieżą – nie bójmy się w tym przypadku nowych technologii!).

Oferta winna zawierać informacje o tym, ilu wolontariuszy potrzebujemy, od kiedy i na jak długo, do jakich działań i w jaki sposób przebiega rekrutacja (jest jednoetapowa, czy dwuetapowa, jak będzie przebiegać komunikacja itp.), a także, co wolontariusze mogą zyskać przez oferowaną pracę.

Przy naborze należy kierować się zasadą poszanowania czasu, chęci i zaangażowania wolontariuszy, traktując ich profesjonalnie od pierwszego kontaktu. A co oznacza profesjonalnie? A choćby to, że staramy się odpowiadać na zgłoszenia i zapytania szybko oraz że szczerze, ale taktownie informujemy osoby, których ostatecznie nie przyjmujemy do współpracy. Osoby, które zaś zaprosimy do współpracy, traktujmy partnersko i uwzględnijmy ich doświadczenie oraz kompetencje przy powierzonych zadaniach.

Kolejnym ważnym etapem współpracy z wolontariuszami jest ich wdrożenie do naszej organizacji. Nie oszczędzajmy na tym czasu, ani innych zasobów. To na tym etapie powstają pierwsze powiązania emocjonalne z danym miejscem i ludźmi. Omówmy z wolontariuszami ich zadania (pomimo tego, że były wymienione w ofercie), wyjaśnijmy ich rolę (w naszej organizacji, w danym programie czy projekcie) i znaczenie pracy wolontariackiej dla misji naszej organizacji (czynnik motywujący!), ustalmy zasady współpracy i przedstawmy regulaminy pracy, dopełnijmy formalności (a więc podpiszmy porozumienie i wyjaśnijmy kwestie ubezpieczenia) oraz podzielmy się wzajemnie oczekiwaniami wobec naszej współpracy (i traktujmy je z powagą).

Pokażmy miejsce i narzędzia pracy, wyjaśnijmy strukturę organizacji (wolontariusze muszą wiedzieć, do kogo się zgłaszać w danej sprawie) oraz zadbajmy o integrację wolontariuszy z zespołem naszej organizacji (jeśli jest to możliwe, to z całym zespołem, a jeśli nie, to przynajmniej z osobami, z którymi wolontariusze będą się stykać w ramach pracy). Jeśli zaś praca wolontariuszy wymaga przeszkolenia, musimy je na tym etapie zapewnić. Istotne jest, żeby wolontariusze poczuli się oczekiwani i włączeni do zespołu.

Po wdrożeniu i ewentualnym przeszkoleniu wolontariuszy następuje etap właściwej współpracy. To tutaj należy włożyć energię, aby motywacja wolontariuszy nie wygasła. Motywowanie nie polega bowiem na tym, że „rozpalamy na nowo w wygasłym piecu”, ale na bieżącym dbaniu o „płomień”. Zauważajmy więc na bieżąco i doceniajmy pracę i zaangażowanie naszych wolontariuszy i nie hamujmy się w wyrażaniu tego. Powiedzmy „dziękuję”. Przypominajmy wolontariuszom, czemu służy ich praca (można o tym zapomnieć, jeśli wykonuje się żmudne zadania). Pilnujmy, aby byli żywą częścią organizacji, a nie dodatkiem do działań podstawowych.

Rolą koordynatora na tym etapie jest również bieżący monitoring pracy oraz ewaluacja. Monitoring pozwala sprawdzić, czy praca realizowana jest zgodnie z naszymi założeniami i czy prowadzi do osiągnięcia przyjętych rezultatów. Ewaluacja (mamy tu na myśli cząstkowe ewaluacje z wolontariuszami) pozwala na analizę ich pracy, konstruktywną informację zwrotną i stworzenie im przestrzeni na podzielenie się własnymi spostrzeżeniami i wyrażenie potrzeb.

Jest to bardzo ważne, żeby dać wolontariuszom możliwość wypowiedzenia się i wypowiedzi tych uważnie wysłuchać oraz się do nich odnieść. Zapewnienie takiej przestrzeni może uchronić nas przed rezygnacją wolontariuszy z powodu poczucia bezsilności czy pozostania samemu sobie, pozwolić rozwiązać ewentualny konflikt czy wprowadzić zmiany, które mogą poprawić komfort i jakość pracy. Pozwolenie wolontariuszom na wyrażenie własnego zdania, a nawet zgłoszenie własnego pomysłu oraz – jeżeli jest to możliwe – jego wprowadzenie – pozwala poczuć im się współodpowiedzialnymi za działanie, a tym samym zwiększa ich przywiązanie się do swoich zadań i organizacji. To zaś może sprawić, że wytrwają z nami do końca projektu.

Zakończenie współpracy z wolontariuszami również wiąże się z ewaluacją – tym razem całościową. Na tym etapie dokonujemy podsumowania współpracy i podkreślamy zdobyte przez wolontariuszy umiejętności. Dobrze jest także wskazać efekty ich pracy (wzmacniając tym samym poczucie sprawczości, może dzięki temu będą chcieli do nas wrócić przy okazji innych działań). Dziękujemy także wolontariuszom za ich zaangażowanie oraz wręczamy zaświadczenia lub dyplomy (można także wręczyć referencje).

To również jest czas na informację zwrotną wolontariuszy na temat współpracy z nami. Pozwoli nam to na wyciągnięcie wniosków i lepsze przygotowanie się organizacji na współpracę z kolejnymi wolontariuszami (a tym samym na rozpoczęcie kolejnego cyklu współpracy z wolontariuszami).

Aby sprawdzić, czy nasza organizacja jest przyjazna wolontariuszom, można skorzystać z testu na stronie Dobrywolontariat.pl (http://dobrywolontariat.pl/sprawdz_sie).

Czy zastosowanie się do tych porad zagwarantuje nam, że wszystkie problemy z wolontariuszami znikną? Otóż nie. Żadne z tych zaleceń może się nie sprawdzić, jeżeli nie będziemy w nich autentyczni. Jeżeli nie będzie stała za nimi nasza szczera intencja dobrej współpracy z wolontariuszami, dostrzeżenia w nich samodzielnych, myślących osób i naszych partnerów w działaniu.

A nawet jeżeli intencje mamy szczere, zapewne nadal będą przychodzić do nas osoby, które przekonają się, że rzeczywistość odbiega znacznie od ich idealistycznej wizji i nie potrafią się w niej odnaleźć. Albo osoby nie do końca dojrzałe, odpowiedzialne i wytrwałe. Albo po prostu osoby na tyle odmienne od nas, że nie uda nam się wypracować ścieżki dobrej współpracy, pomimo najszczerszych chęci obu stron. Nie zapominajmy o tym, bądźmy ludźmi i pozwólmy naszym wolontariuszom pozostać ludźmi. W końcu na tym polega magia relacji.

Artykuł jest częścią projektu „Wolontariat pracowniczy – to się opłaca!”, który jest dofinansowany ze środków budżetowych Miasta Poznania.