Opłaca się być aktywną organizacją

Stołeczne organizacje coraz chętniej i coraz skuteczniej pozyskują pieniądze od warszawskiego samorządu. Dzieje się tak m.in. dzięki nowej procedurze konkursowej. Organizacje mają także większe zaufanie do ocen komisji konkursowych, ale jednocześnie nadal uważają, że poza formalne kontakty mają na tę ocenę wpływ - rozmawiamy z Martą Gumkowską i Beatą Charycką ze Stowarzyszenia Klon/Jawor, autorkami raportu z badania „Ocena współpracy Urzędu m.st. Warszawy z warszawskimi organizacjami pozarządowymi”.

Marta Gumkowska, Beata Charycka, Stowarzyszenie Klon/Jaowr

W raporcie z badania „Ocena współpracy Urzędu m.st. Warszawy z warszawskimi organizacjami pozarządowymi” czytamy, że wzrost organizacji, które starają się o środki z Urzędu Miasta jest znaczący, a także, że więcej organizacji te środki pozyskuje. Czy to wynika z tego, że więcej organizacji stara się o pieniądze z Miasta? Czy z tego, że coraz lepiej wiedzą, jak to robić? Czy może nowa procedura jest dla nich łatwiejsza?

Marta Gumkowska, Stowarzyszenie Klon/Jawor: – Na podstawie danych gromadzonych przez Urząd m.st. Warszawy wiadomo, że rośnie kwota przekazywana organizacjom w ramach otwartych konkursów ofert i małych grantów. Zwiększa się także liczba przekazywanych dotacji, co szczególnie widać przy małych grantach. To wszystko wiadomo ze sprawozdań Miasta z realizacji Programu współpracy w kolejnych latach. W naszych badaniach też tę tendencję widać.

Reklama

Beata Charycka, Stowarzyszenie Klon/Jawor: – Z zebranych danych wynika, że – zarówno na poziomie miejskim, jak i dzielnicowym – organizacje prowadzące działania na terenie Warszawy dużo częściej niż np. w 2013 roku starają się o środki z Miasta. 2/3 przebadanych organizacji starało się na przestrzeni ostatnich 3 lat o dotację z Urzędu Miasta, a połowa o dotację z urzędów dzielnic. Organizacje nauczyły się skutecznie pozyskiwać te pieniądze, to znaczy coraz częściej złożenie aplikacji kończy się sukcesem, czyli otrzymaniem dotacji. Na poziomie miejskim ta skuteczność wynosi 85%, co oznacza, że wśród organizacji, które aplikowały w przeciągu ostatnich 3 lat o dotacje z Biur Urzędu Miasta 85% co najmniej raz dotację uzyskało. To jest o około 10 punktów procentowych więcej niż w 2013 roku. Skuteczność wzrosła też na poziomie dzielnicowym.

Widzimy, że generalnie organizacje coraz lepiej sobie radzą w pozyskiwaniu środków od Miasta na realizację zadań publicznych. W trakcie wywiadów indywidualnych, które były częścią badania, wiele organizacji wskazywało, że wprowadzona niedawno nowa procedura konkursowa jest bardziej zrozumiała i przejrzysta, przez co staranie się o środki jest coraz prostsze.

Błędne koło początkujących

Z danych zgromadzonych w badaniu także wynika, że skuteczność w pozyskiwaniu pieniędzy z Miasta jest większa wśród organizacji, które działają dłużej, tzn. powyżej 10 lat oraz mają budżety większe niż 100 tys. złotych w skali roku. Tego typu organizacje zazwyczaj działają bardziej profesjonalnie, czasami nawet mogą sobie pozwolić na posiadanie w swoim zespole osób, które specjalizują się w pozyskiwaniem środków. Z racji na dłuższy staż działania organizacje te mają też po prostu większe doświadczenie.

Skuteczność w pozyskiwaniu dotacji jest wyższa także wśród organizacji, które działają w Komisjach Dialogu Społecznego.

M.G.: – Są „bliżej” Miasta i mają z nim bardziej rozwiniętą współpracę. Jednak, warto pamiętać, że mimo iż korzystanie ze środków czy skuteczność rośnie, to cały czas jest spora grupa organizacji „poza obiegiem”, chociaż – jak nam wyszło w badaniu – ta „bariera wejścia” jest może nieco mniejsza niż kiedyś. Są jednak organizacje, które przez to, że nie miały jeszcze kontaktów z Miastem czy z nim nie współpracowały, „odbijają się” od urzędu z powodu braku doświadczenia.

Ten argument często słyszymy od urzędników: trudniej im jest zaufać organizacji, która nie ma doświadczenia i dlatego one rzadziej przechodzą w konkursach. To jest takie błędne koło: nie dostaję pieniędzy, bo nie miałam dotacji do tej pory i nie miałam szansy pokazać, że się z nich rozliczę. Dlatego sformułowałyśmy rekomendację, żeby jak najbardziej wykorzystywać małe granty i dać takim organizacjom szansę, aby mogły wejść do obiegu.

Wzrosło zaufanie do ocen komisji

Organizacje, które są aktywne w BKDS-ach i DKDS-ach mają większą skuteczność w pozyskiwaniu środków. Wzrasta też zaufanie do komisji konkursowych. Ale jednocześnie cały czas jest podnoszony argument, że relacje poza formalne odgrywają sporą rolę. Czy te trzy dane da się powiązać?

M.G.: – Z badania wynika, że sama procedura jest dla organizacji przejrzysta, problemem wydaje się raczej to, że w KDS-ach i DKDS-ach jest mało aktywnych organizacji i w rezultacie w komisjach konkursowych pojawiają się cały czas te same osoby. A pamiętajmy, że muszą to być przedstawiciele organizacji czy w ogóle osoby, które nie składają wniosków w danym konkursie. Sam fakt, że te osoby się powtarzają i jest mało chętnych do pracy w komisji, może uruchamiać takie myślenie, że jakieś powiązania czy znajomości mogą wpływać na wyniki konkursów.

B.Ch.: – To jest ciekawe napięcie. Zaufanie do prac komisji konkursowych poprawiło się niemal dwukrotnie. Teraz około 2/3 przebadanych organizacji twierdzi, że ma zaufanie do komisji oceniających wnioski. Z drugiej strony, w tym samym stopniu co kiedyś jest podzielana opinia, że nieformalne relacje wpływają na to, co się dzieje w tych komisjach. Czyli z jednej strony ufamy decyzjom komisji, ale z drugiej dostrzegamy pewne trudności z przejrzystością procedury naboru do komisji. Ta trudność jest chyba bardziej widoczna na poziomie dzielnicowym.

Z czego wynika wzrost zaufania do oceny komisji? Może z tego, że organizacje znają kryteria oceny?

M.G.: – Tak, to zdecydowanie wyszło w badaniach, że kryteria są coraz bardziej zrozumiałe i jasne. Wysiłek podjęty przez Miasto, aby całościowo przyjrzeć się procedurze i przygotować ją na nowo został przez organizacje dostrzeżony i doceniony.

Lepiej wykorzystać witkac.pl

Aplikowanie przez system witkac.pl zostało ocenione pozytywnie? W raporcie piszecie jednak, że były jeszcze jakieś propozycje udogodnień tej procedury. Na co organizacje zwracały uwagę?

B.Ch.: – Na przykład na niewykorzystanie wszystkich potencjalnych funkcjonalności, które można by wdrożyć. Podawano przykład danych, które organizacja wpisuje przy składaniu wniosków i które później Miasto mogłoby wykorzystywać. Na przykład: organizacja wskazuje obszary swoich zainteresowań i automatycznie otrzymuje później informacje o konkursach, które w tych obszarach się pojawiają. Nie musi ich szukać, tylko otrzymuje informację mailowo.

M.G.: – Organizacje chciałyby też dostawać bardziej pogłębioną informację zwrotną, dlaczego w danym konkursie odpadły. Z jednej strony jest to dosyć oczywiste, że w obecnych warunkach – przy tej liczbie składanych wniosków i zasadach prac komisji – nie jest proste, aby każdej aplikującej organizacji przesyłać zindywidualizowane informacje. Ale możliwe jest – za pośrednictwem WITKAC-a – przesyłanie chociażby punktacji w rozbiciu na poszczególne kryteria.

B.Ch.: – Teraz trzeba się zgłosić do urzędu z prośbą o udostępnienie takiej informacji, a w tej propozycji chodzi o jej automatyczne wysyłanie. Na marginesie można tu wspomnieć o tym, że przydatność informacji zwrotnej ograniczonej do punktacji w ramach poszczególnych kryteriów jest przez wiele organizacji kwestionowana. Z samych punktów nie wynika bowiem, dlaczego organizacja dostała tyle punktów, a nie więcej. Oczekiwane jest tu jakiegoś rodzaju uzasadnienie.

Taka zindywidualizowana informacja zwrotna na pewno byłaby pomocna dla organizacji, które twierdzą, że dzięki temu byłyby w stanie przygotować lepsze wnioski. Byłoby to też korzystne dla Miasta, ponieważ pozwoliłoby na odfiltrowanie wniosków bardzo słabych. Ale to generuje mnóstwo pracy dla komisji, która musiałaby tworzyć jakościowe opisy dla każdego wniosku.

KDS-y mają wpływ na konkursy

W badaniu zajęłyście się też współpracą pozafinansową, między innymi konsultacjami. ¾ organizacji słyszało o konsultacjach, 1/3 zgłaszała swoje uwagi. Z badań wynika także, że wiedza o konsultacjach i udział w nich rośnie wraz z budżetem organizacji.

M.G.: – Jeśli chodzi o świadomość organizowania konsultacji czy udział w nich, to się nie zmieniło znacząco od 2013 roku. Cały czas aktualna jest rekomendacja, aby nie ustawać w działaniach informacyjno-edukacyjnych i przekonywać, że udział w konsultacjach jest czymś, na co warto poświęcić czas i energię.

Widać także, że im organizacja ma dłuższy staż i większy budżet, to w niektórych kwestiach zaangażowanie we współpracę pozafinansową rośnie.

Organizacje dość pozytywnie wyrażają się na temat Komisji Dialogu Społecznego, ale zaangażowanie w ich pracę jest ciągle oceniane przez urzędników i przez same organizacje jako małe…

M.G.: – W tym badaniu dotarliśmy do tych, którzy są zaangażowani w prace KDS-ów. Ich opinie o funkcjonowaniu Komisji i przede wszystkim o wpływie KDS-ów na to, co się dzieje w Mieście rzeczywiście zmienia się na lepsze. Organizacje mają coraz większe przekonanie o tym, że KDS-y jakoś wpływają na działania Miasta. Zwłaszcza na obszar związany z ogłaszaniem konkursów.

I raczej na tym się kończy, bo o politykach przyjmowanych przez Miasto już tego samego nie można powiedzieć.

M.G.: – Tak, co jest realistyczną oceną. Na KDS-ach najczęściej omawia się właśnie kwestie związane z konkursami: z komisjami, z zakresem konkursów i tematyką. Jest to obszar realnego wpływu. Natomiast wpływ na kwestie związane ze współpracą pozafinansową czy w ogóle z polityką i strategią Miasta jest mniejszy.

Zobacz: Klon/Jawor: Organizacje z Warszawy coraz chętniej korzystają z miejskich pieniędzy

Organizacje mało aktywne w KDS-ach

Ale poczucie, że w ogóle jesteśmy słuchani się poprawia. Natomiast te organizacje, które uczestniczą w BKDS-ach i DKDS-ach są dosyć krytyczne, jeśli chodzi o aktywność innych organizacji. Widać, że to jest problem.

Widać też, że może być z tym różnie w różnych biurach i w różnych dzielnicach. Ciekawym rozwiązaniem, które stymuluje aktywność, jest obecność decyzyjnych urzędników w ciałach dialogu. Jest to cały czas postulowane, od 2013 roku. To daje poczucie docenienia pracy komisji, ale też wpływu i władzy. I usprawnia działania. Z wywiadów, które prowadziłyśmy w trakcie badania, widać, że tam, gdzie osoby decyzyjne uczestniczą w posiedzeniach, rzeczywiście frekwencja i zaangażowanie organizacji jest większe.

B.Ch.: – Z drugiej strony można wyciągnąć taki wniosek, że tym, co tę aktywność obniża, jest podejmowanie przez komisje tematów, które są skierowane do bardzo ograniczonego grona odbiorców. Taka sytuacja częściej miewa miejsce w DKDS-ach niż BKDS-ach. Członkami komisji dzielnicowych są organizacje zajmujące się szerokim wachlarzem działań. Kiedy więc tematyka omawiana na komisji dotyczy np. jakiejś niewielkiej branży, wielu organizacjom jest trudno się z nią zidentyfikować. To z kolei skutkuje niską frekwencją na spotkaniu dzielnicowych komisji.

Konkursy dzielnicowe są niedostosowane do potrzeb organizacji?

B.Ch.: – Nawet nie o to chodzi, ale na przykład konkurs dotyczy organizacji, które prowadzą ośrodki pomocy w danej dzielnicy. A tych organizacji jest raptem kilka w tym DKDS-ie. I pozostałe nie przychodzą. A jeżeli są omawiane konkursy szeroko opisane, to wtedy frekwencja jest wyższa.

M.G.: – Z drugiej strony jeden z respondentów, będący przewodniczącym DKDS-u, podkreślał, że pozytywna zmiana, jaką wprowadzili polegała na tym, żeby podczas spotkań komisji poruszać głównie tematy merytoryczne, a nie finansowe. Tak sobie narzucili, aby nie mówić tylko o pieniądzach. Póki skupiali się na finansach, były kłótnie. A jak zaczęli bardziej o kwestiach merytorycznych rozmawiać, to zaczęło być bardziej efektywnie i nie zniechęca to uczestników. Kwestie finansowe także wychodzą, ale w drugiej kolejności.

B.Ch.: – Pomysły na podniesienie frekwencji są różne. Łącznie z takimi, aby na poziomie dzielnicowym „zmuszać” organizacje do udziału w DKDS-ie. Jeżeli mają dofinansowanie z Dzielnicy, to jest taki niepisany zwyczaj, że muszą tę frekwencję podwyższać.

To są pomysły realizowane?

B.Ch.: – Tak, to się dzieje. Sugeruje się tym organizacjom, że skoro mają dofinansowanie, to powinny przychodzić na DKDS.

M.G.: – Wydaje mi się, że Miasto czy Dzielnice mogą stymulować aktywność organizacji. Są dzielnice, w których DKDS jest traktowany jako główne miejsce prowadzenia konsultacji. Jeśli organizacja przyjdzie z czymś do urzędu, co nie ma „legitymizacji” DKDS-u, to jest odsyłana właśnie do komisji. To też jest taka przestrzeń, gdzie różne pomysły organizacji mają zostać potwierdzone. Być może to zwiększa poczucie, że komisja nie jest tylko miejscem, w którym można sobie różne rzeczy „załatwić”. Ale, że możemy tam o czymś dyskutować, dochodzić do konsensusu w sprawach pomiędzy organizacjami a Miastem.

Z jakich innych form współpracy pozafinansowej organizacje korzystają w Warszawie?

B.Ch.: – Generalnie w porównaniu do sytuacji sprzed czterech lat organizacje chętniej korzystają z innych form współpracy. Najchętniej – z patronatów miejskich, z użyczanych przestrzeni i sal na spotkania i z lokali wynajmowanych na preferencyjnych warunkach.

Rekomendacje

Jakie jeszcze rekomendacje wynikają z waszego raportu?

B.Ch.: – Jest ich sporo, zwłaszcza tych związanych z kwestiami współpracy finansowej. Organizacje zgłaszały na przykład, że chcą znać wysokość kwot, o jaką można się ubiegać w danym konkursie. To pomaga konstruować budżet, żeby nie „przestrzelić”. Sami urzędnicy przyznają, że to może zadziałać. Ale z drugiej strony jest także pewnym ograniczeniem, bo jeżeli pojawi się jakaś super oferta, to czemu by nie dać i więcej? Odpowiedzią na tę potrzebę i to ryzyko może być wprowadzenie – jak to nazwałyśmy – progów. Są małe, średnie i duże dofinansowania i wtedy w konkursie urząd określa na jakiego rodzaju grant jest to konkurs.

M.G.: – Można także dodać, że organizacje postulowały ujednolicenie procedury rozliczenia i kontroli. Pojawiało się to w kontraście do ujednoliconej procedury aplikacji, która jest fajna, prosta i przejrzysta. Ciągle jednak brakuje podobnie prostych i zrozumiałych zasad na zakończenie realizacji zadania publicznego. W różnych biurach, w różnych dzielnicach są odmienne regulacje. Widzą to obie strony – urzędnicy i organizacje. I każda by chciała takiego ujednolicenia, jest to wyrażane wprost.

A w części dotyczącej współpracy pozafinansowej?

M.G.: – Poza kwestiami, o których była już mowa ważny wydaje się postulat informacji zwrotnej na temat uwag zgłaszanych przez organizacje do konsultowanych dokumentów, planów. Zdarzało się, że organizacje nie wiedziały, co się dzieje z uwagami, postulatami, które zgłaszały w trakcie konsultacji. To na pewno nie zachęca do dalszej aktywności.

W tym badaniu głównie skupiałyście się na organizacjach? Czy z urzędnikami też rozmawiałyście?

M.G.: – Przeprowadziłyśmy także 12 wywiadów indywidualnych z urzędnikami.

Jak oni oceniają współpracę z organizacjami?

M.G.: – Badanie to nie koncentrowało się na przedstawieniu oceny urzędników, stanowiła ona swego rodzaju tło dla perspektywy organizacji.

Jednak można się pokusić o pewną analizę i ogólne podsumowanie. Mam wrażenie, że urzędnicy mówią o współpracy bardziej pozytywnie niż organizacje. To oczywiście nie znaczy, że nie zdarzały się uwagi krytyczne. Ale pewnie organizacje mają większą swobodę w krytykowaniu, choć generalnie trzeba stwierdzić, że w obrazie współpracy zarówno z perspektywy organizacji, jak i urzędników przeważają dobre doświadczenia.

Dziękuję.

Badanie„Ocena współpracy Urzędu m.st. Warszawy z warszawskimi organizacjami pozarządowymi” zrealizowało Stowarzyszenie Klon/Jawor na zlecenie Urzędu m.st. Warszawy.