Publicystyka - ngo.pl

Jest to przygotowany przez Ministerstwo Finansów wykaz danych o różnych podmiotach na temat ich statusu podatku VAT. Można tam sprawdzić, na podstawie numeru NIP, czy dany podmiot figuruje w rejestrze VAT, jaki ma status, a także m.in. numery jego rachunków bankowych. 

Wykaz jest dostępny na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

O białej liście trzeba pamiętać m.in. dlatego, że w organizacjach prowadzących działalność gospodarczą dokonywanie płatności za zakup towarów lub usług od naszych kontrahentów powinno być, w niektórych przypadkach, dokonywane tylko na rachunki bankowe tychże kontrahentów wskazane na białej liście. 

Przy zapłacie faktury związanej z transakcją o wartości min. 15.000 złotych na inne konto, nieznajdujące się na białej liście, grożą surowe konsekwencje. Są to: po pierwsze, niemożność zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów przez nabywcę towaru/usługi, po drugie, solidarna odpowiedzialność nabywcy za podatek VAT, gdyby sprzedawca nie odprowadził go do urzędu skarbowego. Pamiętajmy, że w obydwu przypadkach może czasem chodzić o znaczne kwoty.

Wykaz podatników VAT i związane z nim obowiązki powinny dotyczyć tylko organizacji, które prowadzą działalność gospodarczą i są zarejestrowane jako przedsiębiorcy. Jest tak dlatego, że odpowiednie przepisy odwołują się do art. 19. ustawy - Prawo przedsiębiorców, który określa zasady transakcji pomiędzy przedsiębiorcami. Biała lista nie dotyczy więc organizacji zarejestrowanych TYLKO w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Szczególny przypadek organizacji będących płatnikami VAT (np. z powodu prowadzenia działalności odpłatnej), ale nie będących przedsiębiorcami omówię szerzej w kolejnych punktach.

W takim przypadku należy pamiętać o weryfikacji wszystkich kontrahentów przy płatnościach za transakcje o wartości przynajmniej 15.000 złotych. Zwraca się uwagę, że mowa o kwocie transakcji, a nie o kwocie płatności (o tym więcej w dalszej części artykułu).

Jeżeli zapłacimy na inny rachunek grożą nam wspomniane wcześniej konsekwencje, tzn. brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów i solidarna odpowiedzialność za VAT.

Jeżeli nasz kontrahent widnieje w wykazie podatników jako podatnik VAT zwolniony lub w ogóle nie jest tam zarejestrowany - nie musimy się przejmować numerami rachunku bankowego.

Ustawodawca przewidział jedną furtkę dla takich sytuacji. Nabywca towaru/usługi powinien, w ciągu trzech dni od zlecenia płatności, powiadomić o tym urząd skarbowy właściwy dla wystawcy faktury. 

Takie Zawiadomienie składa się na formularzu ZAW-NR, który jest dostępny tutaj https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/. Zawiadomienie można złożyć elektronicznie lub papierowo. Należy pamiętać, aby Zawiadomienie zostało podpisane zgodnie z zasadą reprezentacji lub przez upoważnionych do tego w urzędzie skarbowym pełnomocników. Termin na złożenie Zawiadomienia jest bardzo krótki. Jednocześnie jest to jedyna droga do uwolnienia się od sankcji. Jeżeli organizacja przegapi termin, nie ma już od tego odwrotu.

Zawiadomienie składamy oczywiście tylko wtedy, gdy zapłacimy na rachunek kontrahenta nieznajdujący się na białej liście. Jeżeli on tam jest, nie ma żadnego problemu. Trzeba tylko pamiętać, że właściwy rachunek powinien się znajdować na białej liście w dniu zlecenia przelewu, a nie np. później, albo wcześniej. MF radzi, aby dla celów dowodowych za każdym razem weryfikować dane z białej listy w dniu zlecenia przelewu i drukować dokument z tymi danymi, podłączając go pod fakturę.

W takim przypadku, oprócz weryfikacji własnych kontrahentów należy zadbać o to, aby rachunki bankowe naszej organizacji znalazły się na białej liście. W przeciwnym razie nabywcy naszych towarów/usług są narażeni na wspomniane konsekwencje, ewentualnie mogą nie chcieć dokonywać wpłat za wystawione im faktury. Jeżeli naszych rachunków nie ma na liście należy wyjaśnić przyczynę z właściwym urzędem skarbowym.

Taki podmiot zostanie wciągnięty na białą listę, ponieważ obejmuje ona wszystkich zarejestrowanych podatników VAT czynnych i zwolnionych, niezależnie od ich rejestracji w KRS czy CEiDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności - ta ewidencja nie będzie dotyczyć NGO). Jednocześnie jednak płatności za transakcje dokonywane przez tę organizację nie muszą być dokonywane na rachunki bankowe znajdujące się na białej liście. Dotyczy to zarówno sytuacji gdy taka organizacja jest nabywcą, jak i sprzedawcą. Za płatności na inne rachunki nie grożą wspomniane konsekwencje. Jest tak, ponieważ odnoszą się one tylko do transakcji pomiędzy dwoma przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Ale uwaga: obawy przedsiębiorców związane z zawiłościami wokół białej listy są na razie tak duże, że opisana tu organizacja może mieć kłopoty z kontrahentami. Mogą oni odmawiać większych płatności na rachunki, których nie ma na białej liście. Znajdą bowiem tam podmiot, któremu mają zapłacić, jako czynnego podatnika VAT. Wytłumaczenie czym jest działalność odpłatna i jak ma się ona do działalności gospodarczej może im się wydawać zbyt skomplikowane. W związku z tym nie będą chcieli ponosić ryzyka. W takim przypadku warto sprawdzić w urzędzie skarbowym czy nasze rachunki mogą się znaleźć na białej liście. Więcej na temat dylematów związanych z VAT-owcami, nie będącymi przedsiębiorcami - w jednym z punktów w części „Wątpliwości i dodatkowe porady”.

Jak to często bywa w przypadku wprowadzania nowych przepisów życie okazuje się bogate, wiele kwestii pozostaje jeszcze niejasnych. Dopóki nie pojawią się interpretacje urzędów skarbowych i pierwsze orzecznictwo, niektóre wątpliwości pozostaną nierozstrzygnięte. Oto wybrane sytuacje, na które warto zwrócić uwagę:

Właściwy urząd skarbowy. Zawiadomienie ZAW-NR powinno zostać złożone do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, a nie jej płatnika. Kłopot polega na tym, że płatnik nie zawsze posiada informacje na temat właściwego urzędu dla swojego kontrahenta. Np. biała lista czy CEiDG zawierają zazwyczaj informacje na temat stałego miejsca prowadzenia działalności. W większości sytuacji adresy te są zbieżne. Ale np. w przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą być te same. Krajowa Informacja Skarbowa w odpowiedzi na moje pytanie w tej sprawie zapewniła jednak, że Naczelnik urzędu skarbowego, który otrzyma Zawiadomienie o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma w wykazie podatników VAT, a nie będzie właściwy dla wystawcy faktury, przekaże takie zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W takim przypadku uznaje się, że zawiadomienie wniesione przed upływem obowiązującego terminu do organu niewłaściwego, zostało wniesione z zachowaniem terminu.

Warto też wiedzieć, że w elektronicznym formularzu ZAW-NR udostępnionym przez MF (https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/) urząd skarbowy uzupełnia się automatycznie, po wpisaniu NIP-u wystawcy faktury. Wydaje się, że wysyłając ZAW-NR najlepiej posiłkować się zawartymi tam danymi.

Różnica pomiędzy „transakcją”, a „płatnością”. Limit 15.000 złotych, od którego obowiązuje stosowanie białej listy dotyczy kwoty transakcji, a nie płatności. Czasem kilka płatności składa się na jedną transakcję. Tak może być, gdy płacimy za usługę/towar w ratach – np. najpierw zaliczka, potem reszta. Ale już mniej oczywiste jest, że jedną transakcją mogą być skumulowane opłaty za najem lokalu! Dokonujemy ich regularnie przez wiele miesięcy, więc bardzo często wcześniej czy później ich suma przekracza 15.000 złotych. 

Niestety MF ma dość restrykcyjną interpretację definiowania takich transakcji. Uważa bowiem, że wszystkie umowy o najem na czas określony, których łączna wartość przekracza 15.000 złotych, a także umowy na czas nieokreślony, w których minimalna możliwa do zapłaty kwota przekracza tę sumę (bo np. miesięczny czynsz wynosi 6.000 złotych, a minimalny okres wypowiedzenia to 3 miesiące – 6.000 x 3 = 18.000 złotych) są definiowane jako jedna transakcja, już od pierwszej płatności. Gdy w ciągu najkrótszego możliwego terminu obowiązywania umowy limit 15.000 nie zostanie przekroczony to, zdaniem MF, biała lista obowiązuje od pierwszej płatności, która powoduje przekroczenie limitu. Orzecznictwo w tej sprawie nie jest jednoznaczne. Dlatego w przypadku najmu lub podobnych transakcji ciągłych dla własnego bezpieczeństwa lepiej pilnować, aby płatności były dokonywane na właściwy rachunek, a jeżeli jest to niemożliwe - składać Zawiadomienie ZAW-NR.

Wiele płatności na ten sam rachunek nieznajdujący się na białej liście. Jeżeli np. najmujemy lokal od czynnego podatnika VAT, a jego rachunek nie znajduje się na białej liście, sytuacja dla najemcy jest dość kłopotliwa. Może zachodzić bowiem podejrzenie, że za każdym razem gdy płaci czynsz powinien w ciągu 3 dni informować o tym urząd skarbowy. W opublikowanych w grudniu 2019 objaśnieniach do wykazu podatników VAT MF wskazał jednak, że w przypadku wysłania zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza Wykazu podatnik nie będzie obowiązany dokonywać ponownie takiego zawiadomienia w sytuacji, gdyby kolejna wpłata została dokonana na ten sam rachunek spoza Wykazu, o którym podatnik już raz poinformował organy składając stosowne zawiadomienie. Wystarczające będzie dokonanie jednorazowego zgłoszenia takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Niektórzy doradcy uważają jednak, że taka interpretacja jest sprzeczna z przepisami dotyczącymi białej listy i wyrażają obawę czy takie jednorazowe zawiadomienie wystarczy.

Termin dla ZAW-NR biegnie od dnia zlecenia przelewu. Ustawa zobowiązuje nas do złożenia Zawiadomienia ZAW-NR w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu, a nie dokonania płatności. Terminy te są w większości przypadków zbieżne, ale nie musi zawsze tak być – np. w przypadku ustawiania przelewów automatycznych (zlecenia stałe, itp.).

Płatnicy VAT nieprowadzący zarejestrowanej działalności gospodarczej. Może się zdarzyć, że dokonujemy płatności na rzecz osoby lub podmiotu, który jest płatnikiem VAT, ale nie prowadzi zarejestrowanej w KRS czy CEiDG działalności gospodarczej. Takie sytuacje się zdarzają ponieważ definicja takiej działalności w myśl ustawy o VAT jest szersza niż w innych przepisach.

Może to dotyczyć np. organizacji pozarządowych prowadzących działalność odpłatną, ale niebędących przedsiębiorcami. Albo osób fizycznych wynajmujących prywatne nieruchomości na cele użytkowe. Co więcej taki wystawca faktury będący osobą fizyczną prawie na pewno nie będzie na razie posiadał rachunku, który może znaleźć się na białej liście. Trafiają tam tylko rachunki założone dla celów działalności gospodarczej (a nie prywatne konta), a banki, póki co, nie chcą takowych zakładać podmiotom nie posiadającym REGON-u.

Czy dokonując takiej płatności obowiązują nas przepisy dot. wykazu podatników? Nie powinno tak być, gdyż dotyczą one transakcji pomiędzy dwoma przedsiębiorcami zdefiniowanymi w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców. Problem polega jednak na tym, że nabywca nie zawsze jest w stanie zweryfikować faktyczną działalność sprzedawcy oraz to czy powinien on ją zarejestrować jako działalność gospodarczą. Nabywca nie ma więc gwarancji, że nie zostanie ona kiedyś za takową uznana przez organy skarbowe. Co więcej, zdaniem Krajowej Administracji Skarbowej, biała lista na pewno obowiązuje w sytuacji, gdy płacimy podmiotowi, który jest przedsiębiorcą, ale w obszarze innym, niż dokonywana z nami transakcja. Moim zdaniem jest wiele argumentów przeciwko takiej interpretacji przepisów. Co więc robić? Jeżeli nie chcemy narażać się na spory z urzędem skarbowym, a sprawa dotyczy znacznych kwot dla świętego spokoju w razie potrzeby lepiej złożyć Zawiadomienie ZAW-NR. Przynajmniej dopóki nie pojawią się pierwsze klarowne interpretacje lub orzecznictwo w tym temacie.

Warto zapoznać się:

• Objaśnienia podatkowe z dnia 20 grudnia 2019 r. wykaz podatników VAT (wydane przez MF) https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-dnia-20-grudnia-2019-r-wykaz-podatnikow-vat
• Informacje dot. białej listy na stronie biznes.gov.pl https://www.biznes.gov.pl/pl/aktualnosci/biala-lista-podatnikow-vat-nowe-narzedzie-do-sprawdzania-kontrahentow
• Informacje ze strony Krajowej Informacji Skarbowej https://www.gov.pl/web/kas/pytania-i-odpowiedzi

Przepisy prawa:

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. W szczególności art. 22p.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. W szczególności art. 15d.
• Ustawa - Prawo przedsiębiorców. W szczególności art. 19.
• Ordynacja podatkowa. W szczególności art. 117ba.