Publicystyka - ngo.pl

Bilans składa się z dwóch części – aktywów i pasywów. Ich opis ma zwykle formę tabeli z kwotami wskazanymi na koniec oraz na początek opisanego w sprawozdaniu roku. Najkrócej rzecz ujmując – aktywa to nic innego, jak to, jakie pieniądze organizacja posiada, a pasywa to informacja o tym, skąd je ma. Kwota w podsumowaniu tabeli aktywów (pozycja „Suma aktywów”) i pasywów (pozycja „Suma pasywów”) – czyli suma bilansowa – musi być taka sama, co do grosza. Inaczej mówiąc: aktywa i pasywa musza się zrównoważyć. To bardzo ważne! I osoba, która sprawdza sprawozdanie i podpisuje je, powinna zwrócić na to uwagę.

Ważną zmianą we wzorze sprawozdania jednostki mikro w stosunku do poprzedniego wzoru jest to, że nie trzeba (chociaż można) wykazywać szczegółowo wszystkich elementów składowych aktywów i pasywów. Oznacza to, że wartości głównych pozycji nie muszą być sumami wartości podpunktów, które składają się na te pozycje. W pozycji głównej może być wyróżniony tylko jeden podpunkt, a inne nie będą wyszczególnione. Oczywiście ustawa o rachunkowości pozwala na dodawanie kolejnych podpunktów, jeśli organizacja chciałaby je pokazywać.

Bilans w sprawozdaniu jednostek mikro został znacząco uproszczony. Wzór składa się jedynie z pozycji:

A. Aktywa trwałe, w tym podpunkty:

– Środki trwałe

B. Aktywa obrotowe, w tym podpunkty:

– Zapasy

– Należności krótkoterminowe

Aktywa razem (podsumowanie):

A. Kapitał (fundusz) własny, w tym podpunkty:

– Kapitał (fundusz) podstawowy

– Należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna)

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania, w tym podpunkty:

– Rezerwy na zobowiązania

– Zobowiązania z tytułu kredytów i pożyczek

Pasywa razem (podsumowanie):

Aktywa to – ujmując najprościej – pieniądze, które organizacja posiada. Tabela aktywów jest zbudowana według logiki zakładającej, że na górze tabeli z aktywami umiejscowione są te najbardziej „trwałe” W żargonie księgowym powiedziałoby się, że pozycja w tabeli bilansu zależy od stopnia płynności. Najbardziej płynny jest pieniądz w gotówce lub przechowywany w banku. Informacja o tych środkach znajduje się na dole tabeli. Najmniej płynny jest majątek ulokowany w posiadanych nieruchomościach. Informacja o nich znajduje się na górze tabeli.

Aktywa trwałe, to te, do których trudno „sięgnąć” – najmniej płynny składnik majątku organizacji.

W nowym wzorze sprawozdania jednostki mikro, w bilansie należy wyróżnić jedynie środki trwałe. Wszystkie inne składniki aktywów trwałych (niematerialne, należności długoterminowe i długoterminowe rozliczenia okresowe) należy wpisać jako sumę do punktu A – oczywiście uwzględniając również środki trwałe.

W pozycji za rok 2013 należy przepisać ze starego bilansu pozycję o tej samej nazwie.

Wpisywane są tu wartości nieruchomości (np. lokalu) i ruchomości (np. rzeczy, sprzętu), które posiada organizacja, a także inwestycje podnoszące ich wartość. Muszą charakteryzować się znaczącą wartością i przewidywanym czasie użycia dłuższym niż rok. Ujmuje się tylko tę część wartości środka trwałego, która się nie zamortyzowała. Tak definiuje to zapis z Ustawy o rachunkowości.

Zasady amortyzacji określa przyjęta w organizacji polityka rachunkowości. Zazwyczaj organizacje przyjmują zasady amortyzacji zgodne z zasadami ustawy o podatku dochodowym osób prawnych. W praktyce dotyczy to zwykle przedmiotów o znaczącej wartości, takich jak np. samochód. W tym podpunkcie może być też wskazana wartość czegoś, co organizacja chce pokazać jako inwestycję długoletnią, np. amortyzowany koszt remontu lokalu, w którym organizacja prowadzi działalność. Szczegóły dotyczące tej kwoty powinny być opisane w informacji dodatkowej, w części „Aktywa trwałe”. Przykładowo: jeśli w tej pozycji umieszczona jest inwestycja w remont lokalu, to w informacji dodatkowej opisana powinna być wartość początkowa tej inwestycji, wysokość rocznego odpisu (10% w skali roku), kwota dotychczasowego umorzenia. Umieszczenie takiej informacji w tym miejscu tabeli jest często decyzją osoby zarządzającej organizacją, które z przyczyn m.in. wizerunkowych chce wykazać potencjał organizacji i pokazać jej inwestycje.

W pozycji za rok 2013 należy przepisać ze starego bilansu pozycję, która była umieszczona w podpunkcie „Rzeczowe aktywa trwałe”. Kwoty z pozycji „należności długoterminowe”, „inwestycje długoterminowe”, długoterminowe rozliczenia międzyokresowe” nie muszą być w nowym sprawozdaniu wyszczególniane.

Aktywa obrotowe to „płynne” składniki majątku organizacji, czyli takie, które są łatwiej zbywalne. W poprzednim wzorze sprawozdania punkt ten miał trzy podpunkty – w aktualnym wzorze usunięto podpunkt „inwestycje krótkoterminowe”. Jeśli organizacja poczyniła, to wg wzoru sprawozdania wartość wszystkich aktywów, w tym inwestycji krótkoterminowych,  ujmuje tylko w głównej pozycji, gdyż obowiązkowo wyszczególnia się tylko dwa podpunkty.  Organizacja może jednak, analogiczne do poprzedniego wzoru sprawozdania, dodać  podpunkt  „Inwestycje krótkoterminowe”, w której zostaną wyodrębnione te inwestycje.

W pozycji za rok 2013 należy przepisać ze starego bilansu pozycję o tej samej nazwie.

Wpisywana jest tu wartość rzeczy i materiałów, które organizacja zakupiła, otrzymała i przeznaczy je na działania statutowe, jeszcze nie do końca ściśle określone. Dobrą ilustracją może być sytuacja organizacji charytatywnej, zbierającej w grudniu słodycze. Organizacja ma ich zapasy, których wartość da się wyliczyć. Słodycze będą dystrybuowane w następnym roku w ramach projektu edukacyjnego lub pomocowego. Ponieważ słodycze zostaną wykorzystane i przestaną być zapasem, to będą stanowiły koszty działań statutowych – będą wskazane w rachunku zysków i strat w sprawozdaniu za następny rok.

W pozycji za rok 2013 należy przepisać ze starego bilansu pozycję, która była umieszczona w podpunkcie II „Zapasy rzeczowych aktywów obrotowych”.

To należności, czyli pieniądze, które organizacja ma u jakiegoś podmiotu przez czas krótszy niż 12 miesięcy. Przykładem może być sytuacja organizacji działającej w lokalu, w którym woda jest rozliczana na podstawie szacunków. Jeśli szacunki były zbyt wysokie, to organizacja nadpłaciła. Nadpłata zostanie jej zwrócona na podstawie faktur korygujących w następnym roku, gdyż taki jest rytm rozliczeń z właścicielem lokalu. Inny przykład to zadeklarowane wpłaty na noworocznej aukcji, czyli sytuacja, kiedy osoba biorąca udział w aukcji zadeklarowała kupno przedmiotu, ale nie zdążyła w grudniu dokonać wpłaty (przelewem) i zrobi to w styczniu. W tej pozycji wpisuje się także pobrane z funduszy organizacji i nierozliczone zaliczki.

W pozycji za rok 2013 należy przepisać ze starego bilansu pozycję o tej samej nazwie.

Druga część tabeli bilansowej to Pasywa – czyli informacja o tym, skąd (z jakich źródeł) organizacja ma pieniądze (majątek). Składa się z dwóch części: A. „Kapitał (fundusz) własny” – czyli informacji o wartości majątku, który ma organizacja, oraz B. „Zobowiązań i rezerw na zobowiązania”, czyli informacji o kwocie, którą organizacja będzie musiała przeznaczyć na zapłacenie czegoś lub która jest na coś specjalnego odłożona.

Na „Kapitał (Fundusz) własny” składają się podpunkty: „Kapitał (fundusz) podstawowy” oraz „Należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna).

W pozycji za rok 2013 należy przenieść ze starego bilansu kwotę z pozycji o nazwie „Fundusze własne”.

W organizacjach pozarządowych funduszem podstawowym jest fundusz statutowy. W pozycji tej wpisywana jest kwota nadwyżki finansowej organizacji, która zostanie wydana w nieokreślonym jeszcze czasie na cele statutowe. Stanowi kapitał na późniejsze działania. Fundacje mają obowiązek posiadania funduszu statutowego, dlatego w ich przypadku nie powinna w tym miejscu być wpisana kwota zerowa.

Warto przypomnieć, że częścią funduszu statutowego mogą być np. poniesione wydatki na inwestycje, będące w procesie amortyzacji, a więc takie, których fizycznie nie ma ani na koncie, ani w kasie organizacji, tylko są np. ulokowane w wyremontowanym lokalu (co widnieje wtedy w pozycji „Środki trwałe”).

Posiadanie funduszu statutowego, nieobowiązkowego dla stowarzyszeń, dobrze wpływa na potencjał organizacji, która zaświadcza tym samym, że ma odłożone pieniądze na nieprzewidziane sytuacje, na działania statutowe. To może być jednym z wyznaczników jej stabilności i korzystnego wizerunku. Skoro fundusz statutowy to pieniądze na „ciężkie czasy”, to czym różni się on rezerw, wskazywanych w innym miejscu bilansu? Rezerwy są tworzone w konkretnym celu, bardziej z myślą o zobowiązaniach, mniej o działaniach statutowych. Warto też pamiętać, że środki znajdujące się w funduszu statutowym są wydawane za zgodą (uchwałą) zarządu (lub innego uprawnionego do tego organu organizacji), tak więc nie są to pieniądze, którymi dysponuje się na bieżąco. Każda zmiana w funduszu statutowym (zarówno zmniejszenie jak i zwiększenie) wymaga uchwały władz, podjętej w trybie wynikającym ze statutu organizacji.

W pozycji za rok 2013 należy przenieść ze starego bilansu kwotę z pozycji „Fundusz statutowy”.

Ten podpunkt jest wypełniany zazwyczaj przez fundacje i wpisywana jest tu należna wpłata fundatora na fundusz statutowy. Przykładowo, w momencie powstania fundacja posiada niewpłacony jeszcze fundusz statutowy, w całej wartości wykazywany on w punkcie w „Kapitał (fundusz) podstawowy” i równocześnie w „Należne wpłaty na kapitał podstawowy” z ujemnym znakiem wpisujemy kwotę, którą ma wpłacić fundator.

W pozycji tej nie było w wzorze sprawozdania za 2013 rok, należne wpłaty od fundatora były wykazywane w aktywach w należnościach krótkoterminowych.

To informacje o długach organizacji lub kwocie, która jest na coś specjalnego odłożona. W pozycji tej wyróżniono dwa podpunkty: „Rezerwy na zobowiązania” oraz „Zobowiązania z tytułu kredytów i pożyczek” . W nowym wzorze sprawozdania nie trzeba już specjalnie wyodrębniać rozliczeń międzyokresowych przychodów. Jeśli organizacja ma takie zobowiązania może je łącznie wpisać w sumę pozycji B.

W pozycji za rok 2013 należy przenieść ze starego bilansu kwotę z pozycji o tej samej nazwie.

Kwoty tu wpisane świadczą o tym, że  organizacja w sposób celowy gromadzi środki rezerwowe (fundusz rezerwowy), na przykład na planowane remonty.

W pozycji za rok 2013 należy przenieść ze starego bilansu sumę kwot z pozycji „Rezerwy krótkoterminowe” i „Rezerwy długoterminowe”.

Wpisuje się tu kwoty zaciągniętych przez organizację kredytów i pożyczek na czas dłuższy niż 12 miesięcy.

Podsumowując można powiedzieć, że najważniejszą wskazówką dla zarządzających jest łączne czytanie wszystkich części sprawozdania. Co to znaczy? Analizując rachunek zysków i strat oraz bilans, osoby zarządzające organizacją powinny zaglądać do informacji uzupełniających, gdyż w niej zawarte są wyjaśnienia kwot, które znajdują się w tabelach. Ważna jest konsekwencja: jeśli jakieś kwoty zostały wskazane w rachunku wyników czy w bilansie powinny być też uwzględnione w informacji uzupełniającej, a ich wartości powinny się zgadzać.