KSeF: zmiany dla beneficjentów NIW-CRSO. Papierowe opisy faktur już nie będą wymagane
Wraz z początkiem lutego wszedł w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest wdrażany etapami: najpierw dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Nowe narzędzie oznacza także zmiany dla beneficjentów rządowych programów, którymi zarządza Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.
Przypominamy, że beneficjenci zobowiązani są do prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji projektu w sposób umożliwiający jednoznaczną ocenę prawidłowości wykonania zadania – w szczególności w zakresie ponoszonych kosztów/wydatków oraz ich kwalifikowalności.
Zarówno w przypadku dokumentów w formie papierowej, jak i dokumentów elektronicznych (np. faktur wystawianych i udostępnianych za pośrednictwem KSeF) wymagane informacje identyfikujące projekt mogą stanowić odpowiednie zapisy w ewidencji księgowej. Tym samym, beneficjenci programów rozwoju społeczeństwa obywatelskiego, których instytucją zarządzającą jest Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, nie muszą drukować i opisywać dokumentów elektronicznych.
Zgodnie z wytycznymi, ewidencja ta powinna zapewniać trwałe, jednoznaczne i weryfikowalne powiązanie dokumentu księgowego z jego opisem w systemie finansowo-księgowym. Aby tak się stało, należy wskazać w nazwie konta księgowego oraz opisie dokumentu w systemie finansowo-księgowym np. numer i/lub nazwę projektu, źródło finansowania, kwotę wydatku kwalifikowanego oraz właściwą pozycję budżetu projektu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (w tym kategorią kosztu i zadania, którego dotyczy wydatek).
W przypadku uproszczonej księgowości (Książka Przychodów i Rozchodów) można zastosować dodatkowe oznaczenia w postaci kodów i/lub szczegółowo opisać w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego w Zestawieniu Przychodów i Kosztów (opis zdarzenia).
Podczas weryfikacji przez NIW-CRSO prawidłowości wydatkowania dotacji, dokumentami potwierdzającymi odpowiednie przypisanie wydatku będą przede wszystkim informacje zawarte w systemie finansowo-księgowym lub w zestawieniu przychodów i kosztów oraz dokument źródłowy w formie papierowej lub elektronicznej udostępniony za pośrednictwem KSeF.
Beneficjent może również zastosować inne rozwiązanie organizacyjne zapewniające przejrzystą identyfikację operacji projektowych. Zaznaczamy, że sposób oznaczenia danych księgowych projektu pozostaje w gestii beneficjenta, jednak powinien być zgodny z zasadą przejrzystości i umożliwiać łatwe wyszczególnienie wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z otrzymaniem i wykorzystaniem dotacji. Ułatwi to przygotowanie sprawozdań oraz usprawni ewentualne kontrole.
Zwracamy uwagę, że wszystkie przyjęte rozwiązania w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej powinny pozostawać zgodne z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz z przyjętą przez beneficjenta polityką rachunkowości, a także Rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.
Wszystkie szczegóły dostępne są na stronie: niw.gov.pl/dla-beneficjentow/#KSeF.
