Publicystyka - ngo.pl

Magda Dobranowska-Wittels: – Rozmawiamy o konkursie mikrograntów dla młodych organizacji, czyli dla takich, które dopiero co powstały?

Magdalena Krasowska-Igras, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego (FRSI) – Tak, dla takich, które dopiero co powstały. Organizacje mają być zarejestrowane pomiędzy 28 lutego 2020 a 28 lutego 2023 roku, czyli mogły się zarejestrować nawet na dzień przed oficjalnym otwarciem konkursu i byłyby dopuszczone do udziału.

I nie muszą mieć żadnego dorobku?

M.K-I.: – Nie muszą.

W takim razie co powinny przedstawić, żeby dostać grant? Na co będziecie zwracać uwagę?

M.K-I. – Jest to opisane w karcie oceny merytorycznej. Wniosek został tak przygotowany, żeby móc wyłuskać te najważniejsze aspekty działań organizacji, na których nam zależy.

Przede wszystkim chcemy wybrać organizację, która ma pomysł na siebie i jest w stanie go sformułować w miarę czytelnie. Pomagamy organizacjom wykonać to zadanie.

W jaki sposób?

M.K-I. – Proponujemy im przygotowanie planu pracy. Chcemy przekonać organizację do tego, żeby zaczęła myśleć zrębami strategii. To znaczy, żeby się zastanowiła nad tym, co chce zmienić w swoim otoczeniu, jak zamierza pracować ze swoimi grupami odbiorców. Żeby sobie zarysowała w 12-, 13-miesięcznym horyzoncie czasowym, do końca kwietnia przyszłego roku, jakich zmian chce dokonać i bardzo roboczo określiła działania. Nie określamy, czy tych działań ma być pięć, czy piętnaście, ale chodzi o to, żeby organizacja była w stanie świadomie wyartykułować, jaką ma misję, wizję. Jakie ma bardzo podstawowe cele strategiczne dotyczące zmiany? Co już udało jej się zgromadzić, czyli jakie posiada zasoby wewnętrzne i zewnętrzne do realizacji tego rodzaju zamierzeń? Jakie działania chce zrealizować i jakich rezultatów się spodziewa? To są bardzo podstawowe pytania, związane z budowaniem strategii.

Nie oceniamy żadnego dotychczasowego doświadczenia organizacji, chociaż takie pytanie się pojawia, żebyśmy mogli zobaczyć, jak organizacja do tej pory działała, czy w ogóle działała, ale nie podlega to ocenie.

To jest etap jeszcze przed otrzymaniem grantu. Co się dzieje potem?

M.K-I. – Moment, w którym organizacja dostaje grant, to jest taka stopklatka w jej życiu. To, co jest ważne: nasze granty nie są na projekt. One są na bieżące działania, które powinny być bardzo mocno osadzone w planie pracy. Nie mówimy, że to jest plan strategiczny. Częściowo dlatego, żeby organizacji nie wystraszyć, bo strategia to jest wielkie „zło”, wszyscy od razu mówią „Jesteśmy tacy mali. Po co nam to?”. Dlatego posługujemy się raczej pojęciem „plan pracy”.

I on się powinien znaleźć we wniosku aplikacyjnym?

M.K-I. – W samym formularzu aplikacyjnym organizacja proponuje nam cztery działania. One są obligatoryjne. Jedno z tych działań ma wzmacniać organizację zarządczo, czyli może to być wdrożenie jakiegoś nowego super systemu do zarządzania, albo na przykład zakup aplikacji, albo jedno i drugie. Drugie działanie ma polegać na wzmocnieniu komunikacyjnym, czyli budowaniu zasięgu, budowaniu wizerunku, czyli zarówno szkolenia dla kadry, jak i na przykład rozwinięcie mediów społecznościowych, czy postawienie nowej strony internetowej, czy też wszelkiego rodzaju strategie, zarówno zarządcze, jak i komunikacyjne. Tutaj wszystkie chwyty są dozwolone.

A dwa pozostałe działania na czym mają polegać?

M.K-I. – Na tym, że organizacja wdraża swoje pomysły na pracę z odbiorcami. Jeżeli na przykład zidentyfikowała sobie jako odbiorców grupę senioralną oraz małe dzieci i ich rodziców w małej gminie, to wdraża te działania, zgodne z planem pracy, a my je finansujemy.

Pomysł jest taki, że oni dostają od nas pieniądze i uczą się na bieżąco w działaniu, w jaki sposób sprawnie realizować swoje pomysły, ale też wzmacniają się wewnętrznie. Ważną, chociaż może nie najważniejszą rzeczą jest to, że my organizacje w tym całym procesie wspieramy. W czasie aplikowania organizujemy m.in. webinaria dla grantobiorców, podczas których na przykład opowiadamy  o tym, jak powinien wyglądać plan pracy. Pokazujemy wszystkie jego części, rozmaite techniki, w jaki sposób przepracować z organizacją misję i wizję tak, żeby zawierały się w trzech zdaniach, a jednak żeby uchwycić sens, po co w ogóle to robimy, po co zarejestrowaliśmy tę organizację.

Omawiamy też to, jak ten plan pracy powinien być komunikowany wewnętrznie i zewnętrznie. Mamy też webinary o tym, jak kreatywnie prowadzić i planować działania. Staramy się pokazać różne sposoby na to, żeby działania nie były sztampowe, koturnowe, żeby to nie było odcinanie kuponów.

Powiedziała Pani, że Wasi grantobiorcy uczą się w działaniu. Mogą w tym liczyć na Waszą pomoc?

M.K-I. – Tak. Będziemy ich wspierać. Planujemy dla nich szkolenia z zarządzania, komunikacji, pracy z odbiorcami, ale też z produkcji wydarzeń. Mamy taką refleksję, wynikającą z naszych różnych dotychczasowych doświadczeń, że zwłaszcza mniejszym organizacjom brakuje know-how, w jaki sposób profesjonalnie przygotować dobre wydarzenie o dowolnym profilu.

Zapewniamy też konsultacje indywidualne: z każdą organizacją będziemy się spotykać raz w miesiącu i omawiać różne wątki, w zależności od ich potrzeb. To może być rozmowa i o zarządzaniu, i o finansach. Chcemy odpowiadać na ich lęki i obawy. Mam z tyłu głowy swoje historie sprzed wielu lat, gdy założyliśmy organizację pozarządową i „ojej, mamy fajne pomysły, ale boimy się, że zaraz na pewno jakaś procedura wejdzie, o czymś nie wiemy, ktoś czegoś nie doczytał i będziemy musieli zwracać te wszystkie grube tysiące złotych”.

Mamy specjalistkę od spraw finansowych, która tak samo, jak i my wszyscy wywodzi się z trzeciego sektora i też przeszła drogę od małej organizacji do wielomilionowych projektów. Razem z nią będziemy te organizacje „trzymać za rękę”. Chcemy stworzyć przyjazne środowisko, w którym oni będą mogli się uczyć, ale nie w sposób pozbawiony odpowiedzialności, tylko z poczuciem, że nie mają się czego bać.

Ostatnim elementem, na który chcemy zwrócić uwagę, to nawiązywanie współpracy. Z naszych doświadczeń i refleksji wynika, że tym organizacjom bardzo brakuje zdolności nawiązywania współpracy, a jest to bardzo ważne. Często organizacje na bardzo małym obszarze działają osobno, nie potrafią się dogadać, nie potrafią się spotkać w pół drogi, wypracować sojuszy, mądrych koalicji. Tutaj też będziemy mieć osobnego specjalistę, który z organizacją albo przygotuje plan współpracy, albo doprowadzi do powstania umowy partnerskiej, albo nawet, jeżeli będziemy mieć chętne organizacje, przygotuje je do prowadzenia współpracy międzynarodowej.

Katarzyna Zakroczymska, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego (FRDL):

Konkurs jest kierowany do organizacji młodych, jak już ustaliłyśmy. Z czego to wynika? Czy jest to wymóg państw darczyńców, czy może odpowiedź na zgłaszane Wam przez organizacje potrzeby? Wynik diagnozy?

K.Z.: – W Polsce, w odróżnieniu od innych państw beneficjentów, realizowane są dwa programy Aktywni Obywatele. Jeden – krajowy, drugi – regionalny. Ten podział nie do końca został przemyślany przez naszych donorów. Chodziło o to, żeby rozdzielić bardzo dużą kwotę pieniędzy na dwie części. My – jako operator Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny – zaczęliśmy działać rok później niż Program Krajowy. Stanęliśmy przed zadaniem określenia swojej specyfiki. Postanowiliśmy bardziej skupić się na perspektywie regionalnej i lokalnej, a co za tym idzie, zająć się mniejszymi, mniej doświadczonymi organizacjami, ponieważ wiemy, że Program Krajowy wspiera organizacje działające ogólnopolsko. Tam również był konkurs z obszaru czwartego, dotyczący wsparcia rozwoju instytucjonalnego, właśnie dla większych organizacji. A my zrobiliśmy osobno konkurs na granty instytucjonalne dla dużych organizacji regionalnych, a jednocześnie pomyśleliśmy, żeby skupić się na małych organizacjach, które dopiero zaczynają. To też ma związek z projektem towarzyszącym, który prowadzimy jako operator – Szkoła Aktywnego Sektora, kierowanym do młodszych organizacji. I właśnie w czasie realizacji tego projektu zdaliśmy sobie sprawę, że to jest bardzo potrzebne.

Samego konkursu początkowo nie planowaliśmy, ponieważ jest on zorganizowany z dodatkowych trzech milionów euro środków rezerwowych, które dostaliśmy w zeszłym roku. Informacja o tym przyszła do nas w trakcie realizacji Szkoły Aktywnego Seniora. Skupiliśmy się na tym, aby dotrzeć do regionów i mniej doświadczonych organizacji, także poprzez ośrodki regionalne FRDL. Przypomnę jeszcze, że w pierwszym naszym konkursie tematycznym wprowadziliśmy kwoty regionalne, aby dać szansę organizacjom z poszczególnych województw, ale żeby mocniejsze, bardziej rozwinięte organizacje z bardziej aktywnych województw, nie „zjadły” wszystkich pieniędzy. To jest dalszy ciąg tej polityki.

Z badań wynika, że dla młodych organizacji pięć lat to okres, po którym następuje pewne okrzepnięcie i spadek entuzjazmu. Po tym czasie odczuwają więcej problemów i gorzej oceniają swoją kondycję. Czy oceniając wnioski, będziecie zwracać uwagę na trwałość działań?

M.K-I. – Organizacje mają opisać, jak wyobrażają sobie perspektywę trwałości. W ramach programu prowadzimy politykę zarządzania opartego na rezultatach. To jest metodologia pracy, którą stosuje cały program Aktywni Obywatele. To znaczy, że staramy się uświadamiać organizacjom, że najważniejsze jest to, co osiągną, a nie w jaki sposób to zrobią. Mamy zaplanowane różne ewaluacje oraz audyty, ale mamy też dosyć ograniczony czas realizacji tego programu; pieniądze musimy wydać do końca kwietnia 2024 roku, a całą działalność zamknąć do końca 2024 roku. W ramach naszych możliwości będziemy więc ich uczyć myślenia o trwałości budowanych rozwiązań, o możliwości ich replikowania. Na ile jednak będziemy w stanie to później monitorować, to jest już inna sprawa.

K.Z.: – Wszystko, co proponujemy, szczególnie w grantach o charakterze instytucjonalnym – i tych dziewiętnastu dużych, które już zostały rozdysponowane, jak i w mikro grantach – jest pomyślane pod kątem trwałości rozwiązań.

Chcemy uświadomić organizacjom, jak istotne są strategie, w tym strategie fundraisingowe. Przemyślenie kwestii zdobywania funduszy na działalność, nie tylko z grantów.

Są cztery działania obowiązkowe we wniosku, w ramach jednego z nich można np. zaplanować zatrudnienie osoby, znającej się na fundraisingu, aby przez te osiem miesięcy trwania projektu pomogła wypracować trwałe rozwiązania, które młoda organizacja będzie później stosować.

Staramy się uświadomić osobom ze stowarzyszeń i fundacji istotę trwałości w ich myśleniu o własnej organizacji.

M.K-I.:

Oczywiście zdaję sobie sprawę, że to się może spotkać z różnymi problemami organizacyjnymi, ponieważ te rzeczy będą obowiązkowe. To znaczy:

Jeżeli organizacja uważa, że nie są jej potrzebne szkolenia, to znaczy, że te pieniądze nie są dla niej. I o tym też mówimy wprost, aby uniknąć rozmaitych frustracji i nieporozumień.

Dopytam jeszcze o te działania, które mają zachęcić organizacje do podejmowania współpracy. Na czym ma polegać praca specjalisty, o którym wspomniała Pani na początku rozmowy?

M.K-I. – Organizacje będą mogły skorzystać z pomocy tutora do spraw partnerstw. Praca tutora rozpoczyna się od analizy wniosku. Jest w nim osobna część poświęcona opisowi środowiska, w którym organizacja funkcjonuje. Organizacja ma po prostu pokazać, że wie, jak wygląda środowisko, w którym pracuje, jakich ma potencjalnych interesariuszy, jakie potencjalne organizacje, instytucje chciałaby, a może już zaprosiła do współpracy. Rozpoczynając od tego opisu, tutor już indywidualnie podejmie decyzje, w jakim kierunku organizacja powinna się rozwijać, co jest jej priorytetem na najbliższy rok.

K.Z.: – Zdajemy sobie sprawę, że dla młodych organizacji i w ogóle dla świata pozarządowego, pomysł na grant instytucjonalny, a nie na grant finansujący projekt, jest trudny do „przetworzenia”. Nam też zajęło trochę czasu, żeby się „przestawić” i zaakceptować myśl, że nie finansujemy projektu, tylko bieżącą działalność organizacji wraz z realizacją pomysłów na rozwój. To jest bardzo ważne i chciałabym to podkreślić. Jeżeli jest młoda organizacja, która jest założona przez bardzo doświadczonych ludzi i generalnie oni „wymiatają”, to taka organizacja nie potrzebuje tego grantu. Poradzi sobie.

Szkolenia są przeznaczone dla organizacji. Ale co to właściwie znaczy? Czy to będą szkolenia tylko dla członków i członkiń zarządów, czy też dla wszystkich członów i członkiń stowarzyszenia lub współpracowników, wolontariuszy organizacji?

M.K-I.: – Aż takich możliwości logistycznych nie mamy. I nie jest też tak, że każde szkolenie będzie dedykowane jednej organizacji. Wymagamy obecności jednego reprezentanta na szkoleniu.

Plan jest taki, że najpierw mamy szkolenia dotyczące zarządzania, komunikacji, produkcji, organizacji imprez, a później rozpoczynamy indywidualną pracę z organizacją. Poprzez indywidualną pracę, mentoring, będziemy sprawdzać, jak i na ile organizacja wykorzystuje nowe kompetencje, które wyniosła ze szkoleń, przygotowując rozmaite plany, monitorując swoje działania, zgłaszając problemy, rozbieżności, podejmując decyzje dotyczące lepszego dopasowania tego, co zaplanowała do potrzeb odbiorców, bieżącego reagowania na sytuacje kryzysowe i tak dalej.

Będziemy też reagować, jeżeli pojawią się jakieś zagrożenia bądź wyzwania, których nie udało nam się wcześniej przewidzieć. 

Dla organizacji, które są zainteresowane aplikowaniem organizowaliście w marcu webinaria. Czy one będą powtarzane dla tych, którzy by jeszcze chcieli się czegoś dowiedzieć?

M.K-I.: – Wszystko nagrywaliśmy. Osoby, które nie mogły brać udziału w tych webinariach, mogą teraz je obejrzeć na stronie aktywniobywatele-regionalny.org.pl/biblioteka/. Można tam znaleźć zestaw wskazówek oparty na studium przypadku, który sobie omawiamy. 4 i 13 kwietnia 2023 r. mamy jeszcze dwa webinaria dotyczące projektowania działań zgodnie z „human centered design”, czyli postawienia człowieka w centrum zainteresowania.

Ile możecie takich grantów przyznać?

K.Z.: – Około 35. Aplikować można o kwotę między 10 a 12 tysięcy euro. Ostatecznie, ile grantów przyznamy zależy od tego, ile będzie wniosków i na jak duże kwoty. Jeżeli wszystkie będą na maksymalne kwoty, to grantów będzie mniej. Jeżeli będzie kilka wniosków, wtedy będzie ich więcej. Szacujemy, że przyznamy między 32 a 35 grantów.

Termin aplikowania mija 8 maja 2023. Jest coś, co chciałybyście przekazać organizacjom, które się zastanawiają?

M.K-I.: – Żeby się nie bały, że nie potrafią. Nie wymagamy doświadczenia ani umiejętności, które przekraczają ich możliwości. Staramy się wszystkim pomóc. Nasze instrukcje są zawsze bardzo długie, ale to dlatego, że są starannie opracowywane, po to, aby organizacja, wypełniając wniosek, była w stanie sobie sama zadać pytania i na nie odpowiedzieć, a nie zastanawiać się, co artysta chciał powiedzieć i co mamy w danym punkcie napisać. Zachęcamy, aby spróbować. Ciężko nam oszacować w tej chwili, jaka będzie konkurencja, bo jest spore zainteresowanie tym konkursem, ale ponad 30 grantów to też nie jest mało. Myślę, że gra jest warta świeczki.

Zobacz ogłoszenie o konkursie →

K.Z.: – Myślę, że tego typu konkursy mogą coś zmienić w świecie NGO. Wszyscy robimy projekty. Projekty były, są i – mamy nadzieję – będą, natomiast wydaje nam się, że tego typu inicjatywy, wspierające organizacje i dające przy okazji możliwość nauki w praktyce, mogą bardzo dużo zmienić. Być może w ogóle w tym kierunku powinny pójść fundusze przeznaczone na społeczeństwo obywatelskie. Tak też mówimy donorom, z którymi jesteśmy w trakcie konsultacji. Oni przygotowują już kolejną perspektywę Funduszy Norweskich i proszą nas o wyrażanie zdania i informację zwrotną.

M.K.: – Mam też wrażenie, że mamy potrzebę poeksperymentowania z różnymi formatami grantowymi. Jak Kasia powiedziała, wszyscy robimy projekty, one są oparte na podobnym modelu, ale czy to odzwierciedla potrzeby organizacji i daje im możliwość stabilnego rozwoju? To jest dla nas główne wyzwanie.

Podobnie, jak wątek związany ze wzmacnianiem sektora jako sprawnie działających organizacji, które zatrudniają dobrych pracowników i stwarzają im dobre warunki do pracy. Bardzo ważne jest, że jednak musimy w swoim myśleniu odchodzić od bardzo już zamierzchłego sposobu postrzegania na NGO-sy jako na grupy wolontariuszy, którzy mają inną pracę, a tu realizują się społecznie. Wprowadzając organizację do takiego stylu działań, umrzemy bardzo szybko jako sektor, niestety. Z jednej strony mamy coraz młodszych ludzi, którzy mają zupełnie inne wymagania jako pracownicy, oczekują innej higieny, innej kultury pracy, to jest jedna rzecz. A z drugiej –często się spotykamy ze sztampowością działań, zamknięciem we własnej strefy komfortu, także przez grantodawców.