Publicystyka - ngo.pl

W Warszawie obowiązuje procedura konkursowa, czyli dokument, który określa tryb ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych ze środków z budżetu m.st. Warszawy oraz trybu rozliczania przyznanych dotacji.

O procedurze konkursowej czytaj dalej tutaj >>

Od stycznia 2024 roku obowiązuje także procedura kontroli regulująca zasady sprawdzania poprawności realizacji zadań zleconych przez m.st Warszawa. To w tych dokumentach organizacja musi szukać informacji, jak dobrze zrealizować projekt.

O procedurze kontroli czytaj tutaj >>

To w niej zawarte są najważniejsze informacje dotyczące realizowanego przez Was projektu, w tym budżet i harmonogram, które Was obowiązują. Równie ważna jest treść oferty, na której realizację otrzymaliście dotację. Aktualna wersję oferty znajdziecie także w generatorze witkac.pl.  W umowie określone są terminy wydatkowania środków, składania sprawozdań oraz inne obligatoryjne dla organizacji zasady.

Wszelkie zmiany powinny być zgłoszone na piśmie. Umowa określa, które zamiany możemy dokonywać samodzielnie a które wymagają zawarcia pisemnego aneksu – pod rygorem nieważności.

Ustalcie z opiekunem jakie informacje powinniście przekazywać na bieżąco, np. daty wydarzeń, miejsca spotkań itp.

Upewnijcie się, że planowane wydatki są kosztem kwalifikowanym.

Osoba odpowiedzialna za wydawanie pieniędzy z dotacji powinna bardzo dobrze znać budżet oraz harmonogram projektu. Te dwa elementy są ściśle ze sobą powiązane. Wydatki powinny być dokonane w czasie, wyznaczonym logiką działań – np. materiały dla uczestników spotkania należy kupić przed tym spotkaniem, a nie na zamknięcie projektu.

Można kupować usługi od innych podmiotów, jednak jeśli stanowią one koszty merytoryczne, to tylko wtedy, jeśli wcześniej były zgłoszone w ofercie lub aktualizacji oferty (przed podpisaniem umowy). Usługi techniczne lub specjalistyczne powiązane z realizacją zadania (np. zamówienie cateringu na spotkanie, druk), nie muszą być wcześniej zgłaszane.

Z dotacji nie mogą być kupowane tzw. środki trwale, tj. przedmioty o wartości powyżej 10 000 zł brutto (o ile zapisy w ogłoszeniu konkursowym nie stanowią inaczej).

Wydatki finansowane zarówno z dotacji, jak i z wkładu własnego muszą być „udokumentowane”.  Wszystkie dokumenty księgowe muszą być odpowiednio opisane według wzoru, który dostaniecie w Urzędzie jako załącznik do umowy.

Dotyczy to wkładu własnego oraz dotacji. W przypadku organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję wydatki z zadania muszą być wydzielone w inny sposób.

Różne działania wymagają różnego rodzaju dokumentów (np. listy obecności, ankiety, zdjęcia, scenariusze warsztatów, plakaty, ulotki). Konieczne dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników rezultatów znajdziecie w ofercie pkt. III.6 . „Dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania publicznego”.

Na materiałach umieszczajcie stosowne znaki promocyjne, zawsze zgodnie z wytycznymi! Informacja o tym jest zawarta w umowie.

Kontrola może przyjść także później, dlatego obowiązkowo przechowujcie dokumentację finansową i merytoryczną przez 5 lat od zakończeniu projektu.

Na przykład: od jakiego dnia możecie zacząć ponosić koszty finansowane z dotacji, od kiedy możecie zacząć ponosić koszty finansowane ze środków własnych, do kiedy musicie zrobić ostatni przelew, kiedy mija wskazany w umowie termin zwrotu środków na rachunek.