Publicystyka - ngo.pl

Otwarte Klatki, gdzie od niedawna mam zaszczyt pełnić rolę prezesa, zatrudniają obecnie 37 osób (kilka z nich pracuje głównie w ramach naszej organizacji międzynarodowej Anima International). Nie planujemy żadnych zwolnień z powodu obecnej sytuacji, nie wysyłamy nikogo na bezpłatne urlopy, nie wstrzymujemy kampanii, które prowadzimy. Choć nigdy nie przypuszczaliśmy, że będziemy działać w takich warunkach, okazuje się, że bardzo dobrze radzimy sobie z kryzysem. Na podstawie naszego modelu pracy wybrałem kilka najlepszych – moim zdaniem – wskazówek na to, jak poradzić sobie z prowadzeniem organizacji pozarządowej w obecnych okolicznościach oraz jak być przygotowanym na takie sytuacje.

W ciągu ośmiu lat działania mieliśmy biuro przez zaledwie kilka miesięcy. Po krótkiej próbie zakończyliśmy ten nieudany eksperyment i dziś wszyscy, zarówno pracownicy, jak i wolontariusze, pracujemy zdalnie. Dzięki temu obecnie większość osób w Otwartych Klatkach po prostu kontynuuje swoją dotychczasową pracę tak, jak robiła to przed pandemią. Wszystkie nasze działania opierają się na komunikacji online (o konkretnych narzędziach tutaj: https://www.otwarteklatki.pl/dzien-z-pracy-w-otwartych-klatkach/). Czy to rozwiązanie sprawdzi się w każdej organizacji? Zdecydowanie nie. Czy warto dać pracownikom możliwość pracy zdalnej? Absolutnie tak! 

Wielu zastanawia się, w jaki sposób kontrolować pracę osób, które wykonują swoje zadania z domu. Oczywiście, na rynku są narzędzia do monitorowania aktywności komputera pracowników – my jednak z nich nie korzystamy. Wypełnianie obowiązków odzwierciedla jedynie podstawowy system opisywania dnia pracy. Wiemy, że nasi pracownicy i wolontariusze są zmotywowani do działania, gdyż wierzą w powodzenie misji, jaką mamy do wykonania.

Jednak wypełnianie obowiązków przez Internet wymaga również zmiany pewnych przyzwyczajeń, znajomości odpowiednich narzędzi oraz nauki nowych nawyków. Ta nowa wiedza i nowe umiejętności nie tylko pozwolą być sprawnym w czasie pandemii, ale zaprocentują też lepszą efektywnością pracy, kiedy wrócimy do normalności. Przygotuj swoich pracowników i wolontariuszy do pracy zdalnej, żeby byli w stanie się na nią przestawić, gdy będzie to konieczne.

Stawianie wszystkiego na jedną kartę to strategia, która nie zapewnia poczucia bezpieczeństwa. Wiedzą o tym zwłaszcza te organizacje pozarządowe, które opierają się wyłącznie na środkach publicznych. Wystarczy zmiana władzy, żeby granty, które dotąd wydawały się pewne, nagle się skończyły. 

Dzięki wsparciu, które w 2017 roku otrzymaliśmy od Silicon Valley Community Foundation, znacząco zwiększyliśmy procent zatrudnienia w Otwartych Klatkach. Jednak każdy taki zastrzyk środków traktujemy jako inwestycję, a nie pieniądze, które wydamy, a potem będziemy zastanawiać się, co dalej. Jeśli otrzymujesz grant w kwocie pół miliona dolarów, to musisz tak zaplanować swoje działania, aby po wyczerpaniu się go móc dalej pracować na tym samym poziomie. Jak to osiągnąć?

Po pierwsze, inwestuj w fundraising. Będąc pierwszą osobą zatrudnioną w naszym stowarzyszeniu, skupiałem się nie tylko na prowadzeniu kampanii, lecz również na myśleniu, jak zdobyć fundusze. Druga osoba objęła stanowisko fundraisera. Każdy w organizacji pozarządowej musi się czuć odpowiedzialny za zapewnienie jej płynności finansowej.

Po drugie, nie polegaj na tylko jednym czy nawet kilku źródłach funduszy. Okres pandemii okazuje się bardzo trudny dla wielu organizacji, ponieważ nie mogą pozyskiwać pieniędzy za pomocą dotychczasowych metod. Również w naszym przypadku tak jest: puszki przeznaczone do zbiórki publicznej stoją puste, firmy same zmagają się z problemami finansowymi, więc zawieszają wsparcie. Jednak nasza struktura przychodów jest tak szeroka, jak to tylko możliwe: mamy granty od międzynarodowych organizacji, poparcie polskich biznesów, zbiórki facebookowe, portale typu FaniMani, gdzie, robiąc zakupy, wspierasz organizacje, ale przede wszystkim – regularną pomoc od indywidualnych darczyńców, którzy najpewniej pozostaną z nami mimo kryzysu.

Szeroki wachlarz źródeł finansowania daje nam niezależność oraz możliwość zmiany strategii fundraisingowej w tak nieprzychylnej sytuacji. Podkreślę jeszcze raz: regularne wpłaty od darczyńców to fundament naszych działań. Jak sprawić, by w czasie kryzysu nie zrezygnowali oni ze wsparcia Twojej organizacji?

Zakładam, że wiele osób regularnie wspiera Twoją organizację. Jeśli wierzą w to, co robicie na tyle, by przekazać Wam swoje pieniądze, jestem pewien, że są zainteresowani tym, jak poradzicie sobie w czasie kryzysu. Nie bój się otwarcie mówić swoim sympatykom o sytuacji, w jakiej się znajdujecie. Transparentność pomaga budować zaufanie, będące podstawą do długoletniego wsparcia, które pozwoli Wam funkcjonować. Osoby, dla których misja Twojej organizacji jest ważna, też są dotknięte obecną sytuacją. Nie będą zaskoczone, jeśli wyślesz im newsletter z informacjami, jak w tej sytuacji wyglądają plany Twojego stowarzyszenia.

Jeśli dobrze sobie radzicie, też o tym napisz. Kto wie, czy wśród osób wspierających Twoją organizację są takie, których możliwości pomocy finansowej zwiększą się w czasie tego kryzysu i z chęcią będą Cię wspierać. Żeby do tego doszło, konieczna jest przejrzystość i zbudowane na niej zaufanie.

Nie na każdym stanowisku da się pracować zdalnie. W takiej sytuacji warto zasugerować pracownikom czy wolontariuszom skupienie się na samorozwoju, zamiast marnować środki na pracę, która nie przyniesie rezultatów. Może teraz uda się zrobić kurs montażu wideo czy uczestniczyć w szkoleniu językowym, na które wcześniej nie było czasu? A może dodatkowe godziny to idealna okazja, by zaznajomić się lepiej z mediami społecznościowymi lub nadrobić lektury, które usprawnią działanie Twojej organizacji? Może warto przesunąć zaangażowanie aktywistów w te działania, które działają normalnie mimo pandemii, jak chociażby tworzenie treści na social media? Inwestycja w ludzi, dla których misja organizacji jest bliska sercu – niezależnie, czy to pracownicy, czy wolontariusze – zawsze się zwraca.

Nawet jeśli Twoja organizacja ma się świetnie i pędzi jak dobrze naoliwiona machina, to czy na pewno obrany kierunek jest najlepszym z możliwych? Czy jesteś w miejscu, gdzie planowałeś być pięć lat temu? Czy to, co robisz, rzeczywiście przybliża Cię do celu? Czy podejmowane działania przynoszą efekty? To są ważne, może nawet najważniejsze pytania, ale w gąszczu sprawozdań, rozliczeń, terminów, konspektów, ciężko znaleźć na nie czas.

Bill Gates ma w zwyczaju dwa razy w roku zaszywać się samotnie w małym, drewnianym domu na tzw. think week. To jego czas na to, aby zrobić krok w tył i spojrzeć na swoje działania, projekty z szerokiej perspektywy. Osobom zarządzającym organizacjami pozarządowymi zbyt często, niestety, brakuje na to czasu. Teraz jest jednak na to doskonała okazja. Nie trzeba wyjeżdżać na odludzie, ale może wystarczy znaleźć kilka samotnych godzin z notesem w ręku albo zorganizować wideokonferencję Twojego teamu, aby porozmawiać na temat bardziej ogólnych pytań dotyczących Waszego działania? Nie muszą zrodzić się z tego konkretne plany czy decyzje, ale warto zatrzymać się na chwilę, aby na spokojnie przeanalizować dotychczasowe osiągnięcia.

Mimo obecnych trudności, mam nadzieję –  i wierzę, że tak się stanie – że polski trzeci sektor wyjdzie obronną ręką z sytuacji pandemii i załamania gospodarczego, ponieważ to właśnie on jest niezbędny, żeby pomóc całemu społeczeństwu przejść przez ten kryzys i jego konsekwencje.