Publicystyka - ngo.pl

Organizacja działająca w obszarze edukacji dzieci, która zwraca się o wsparcie do producenta alkoholu, stanowi tylko jeden z absurdów, z jakimi spotykają się przedstawiciele biznesu w kontaktach z organizacjami pozarządowymi. Można sobie wyobrazić reklamę piwa powieszoną przez placówkę edukacyjną w zamian za finansowanie. Nietrudno również zwizualizować oburzenie rodziców i śmiech dzieci, które by towarzyszyły tej sytuacji.

Przytaczam realny przykład, o którym słyszałam od przedstawiciela firmy. Tłumaczył on rzeczonej organizacji, że żadnej ze stron współpraca się nie opłaca. Pozyskanie partnera biznesowego przez organizację powinna poprzedzać refleksja: kim jesteśmy i jaka jest nasza misja oraz kim chcielibyśmy by był nasz partner. Tymczasem zdarza się, że nawiązywanie relacji przypomina randki z Internetu. Wybiera się partnera z powodu powierzchownych cech, a szczegółów chciałoby się dowiedzieć na spotkaniu.

Do bezpośredniej konfrontacji jednak nie dochodzi, bo nie zadaliśmy sobie trudu, żeby zorientować się, że kontaktujemy się z panią Barbarą z działu marketingu, a w danej firmie za współpracę odpowiada pan Marek z CSR albo poprosiliśmy o wsparcie organizacji religijnej prezesa firmy znanego z innych poglądów.

Proponuję przeanalizowanie kilku kroków, które powinniśmy wykonać, aby nawiązać sensowne i przynoszące społeczne korzyści relacje między dwoma sektorami.

Pytanie „kim jestem?” nie tylko dotyczy filozofów zajmujących się ontologią czy pracowników NGO-sów, którzy wypełniają rubryki wniosków o dofinansowanie. Dotyczy nas w sposób szczególny, kiedy chcemy zaprosić do współpracy przedsiębiorców.

Ponadto język, którym mamy się komunikować, musi być inny niż w przypadku grantów, które w trzecim sektorze piszemy wręcz nałogowo. Biznes w Polsce ma coraz mniej problemów w komunikacji, kim są i dokąd zmierzają. Informacje w rodzaju „dostarczamy najwyższej jakości odzież ochronną dla branży medycznej na terenie województwa pomorskiego” są czymś naturalnym.

Natomiast w organizacjach pozarządowych nierzadko komunikujemy misję w sposób zagmatwany; nie potrafimy zdefiniować, w czym się specjalizujemy, komu pomagamy, w czym jesteśmy dobrzy. Z moich obserwacji wynika, że zjawisko nie dotyczy tylko polskich NGO-sów, ale organizacji europejskich w ogóle. Nie musimy zatem mieć kompleksów regionalnych, ale zdawać sobie sprawę z problemu warto. Bardzo często podczas spotkań z przedstawicielami trzeciego sektora na pytanie kim jesteście i co robicie słyszę odpowiedź w rodzaju „organizujemy zajęcia edukacyjne dla dzieci”. Nie wiem jakie zajęcia, po co są organizowane, gdzie są organizowane i w jakim wieku są dzieci.

Podsumowując: zanim zaczniemy szukać partnera biznesowego dobrze, żebyśmy precyzyjnie zdefiniowali misję. Proponuję zadanie sobie pytań:

• czym jest nasza organizacja?
• w jaki sposób nasze NGO zmienia świat/kawałek świata, w którym działamy?

Im trafniej zdefiniujemy samych siebie, tym łatwiej będzie nam znaleźć partnera biznesowego. Zastanówmy się wspólnie z zespołem, kto mógłby być zainteresowany wspólną realizacją misji. Jeśli prowadzimy klub sportowy w niewielkiej miejscowości najprawdopodobniej wesprą nas przedsiębiorcy z najbliższego otoczenia, jak właściciele firm, których dzieci grają w piłkę w klubie. Może też okazać się, że w otoczeniu nie mamy zbyt wielu biznesów. W takim przypadku musimy poszukać partnerów, których priorytetem w działaniach społecznych jest rozwój sportu w mniejszych miejscowościach w ogóle.

Proponuję zrobić burzę mózgów z zespołem i wypisać w tabeli na początek 15 firm, z którymi widzimy realnie możliwość współpracy. Przy każdym rekordzie wypiszmy:

• nazwę firmy,
• branżę, w której firma działa,
• nazwisko i imię prezesa,
• osobę do kontaktu w firmie i stanowisko, które zajmuje,
• przebieg kontaktu (na początku nie ma jeszcze danych do wpisania, ale na tym etapie sprawdźmy, czy ktoś z nas ma znajomości w danej firmie),
• www firmy,
• adres firmy,
• siedzibę firmy,
• inne ważne informacje, które uznamy za stosowne w kontekście naszej misji i firm, które chcemy zaprosić do współpracy.

Nie chcemy, żeby nawiązywanie kontaktów biznesowych przypominało imprezę, na którą zaprosiliśmy różne grupy znajomych, którzy głosują na różne partie, mają odmienne poglądy religijne i w dodatku lubią wdawać się w kłótnie światopoglądowe. W takich sytuacjach okazuje się, że lepiej zrobić dwie różne imprezy albo zdecydować się, z kim chcemy utrzymywać znajomość przede wszystkim.

Proponuję, jak już wytypujemy 15 firm, z którymi możemy nawiązać kontakt w pierwszej kolejności, pogrupować je i zrobić osobne tabele.

Pogrupowanie kontaktów pozwoli nam ocenić:

• które branże chcemy zaprosić do współpracy,
• jaka jest wielkość firm, z którymi będziemy się kontaktować,
• czy wytypowani przedsiębiorcy działają lokalnie czy na skalę ogólnokrajową,
• gdzie szukać kolejnych partnerów biznesowych.

W zależności od efektu burzy mózgów i wyboru pierwszych 15 firm, decydujemy według jakich kryteriów podzielimy potencjalnych partnerów (branży, wielkości firm, skali działania, itp.).

Inaczej nawiązujemy relacje z prezesem spółki skarbu państwa, a inaczej z szefem firmy IT. Doświadczenie pokazuje, że zazwyczaj pierwszy będzie wymagał więcej formalnych zabiegów, w drugim przypadku nie jest to oczywiste.

Zdarzyło mi się spotkać z szefem z IT, który przyjmował interesantów ubrany w bluzę z kapturem, sam im robił kawę, bo nie miał sekretarki, ale miał ogromne biuro z widokiem na morze i zarządzał świetnie prosperującym biznesem. Niekoniecznie podobała mu się zbyt formalna komunikacja, a o projekcie który dofinansowywał, wiedział więcej niż organizatorzy.

W praktyce zawodowej przeprowadziłam sporo rozmów z szefami firm i menadżerami działów CSR, marketingu, pracownikami fundacji korporacyjnych. W zależności od specyfiki biznesu osoby, które są odpowiedzialne za współpracę z organizacjami pozarządowymi, pracują w różnych miejscach firmy. Polecam zrobić rozeznanie w środowisku i poświęcić czas na wyszukanie wiadomości w Internecie, aby dowiedzieć się z kim w konkretnym przypadku najlepiej będzie nawiązać pierwszy kontakt.

Zastanówmy się, jak nawiązać pierwsze relacje z przedsiębiorcami. Możemy np.:

• zrobić listę wydarzeń, na których bywają osoby odpowiedzialne za prospołeczną aktywność firmy i pojawiać się na nich regularnie (koniecznie z wizytówkami),
• poszukać kontaktów z firmami na LinkedIN i nawiązać relację albo prosić o polecenie, jeśli mamy z danym menadżerem wspólnych znajomych na portalu,
• pytać znajomych, o których wiemy, że pracują w firmie, czy mogą nas polecić odpowiedniej osobie,
• zaprosić firmy z otoczenia na dzień otwarty NGO,
• zorganizować śniadanie/lunch/brunch/kolację dla biznesu, podczas których będą mogli wymienić się wizytówkami między sobą a jednocześnie zapoznać z naszą misją.

Istnieją różne sposoby zaproszenia do współpracy. W niektórych przypadkach nadmierna profesjonalizacja zaszkodzi, a w innych świetnie przygotowana oferta sponsorska jest niezbędna.

Nie ma reguły, co chcę podkreślić, bo temat bardzo często pojawia się w rozmowach z NGO-sami. Kiedy zwracamy się o wsparcie do korporacji wiadomo, że musimy mieć przygotowaną ofertę. Natomiast zetknęłam się z organizacjami pozarządowymi działającymi w małych społecznościach, gdzie poproszenie biznesu o wsparcie polega przede wszystkim na przejściu się na kawę do sąsiada. Zazwyczaj odwdzięczenie się obejmuje umieszczenie logo firmy na plakatach/stronie internetowej czy wymienienie nazwy firmy podczas lokalnego festynu.

Rozróżniłabym następujące, najczęściej występujące sposoby sformułowania prośby:

• wypełnienie formularza na stronie internetowej – niektóre firmy mają gotowe szablony, poprzez które możemy zwrócić się o dofinansowanie,
• list wysłany pocztą zawierający prośbę o darowiznę,
• ofertę sponsorską wręczoną na spotkaniu lub dołączoną do maila,
• ustne - jeśli działamy na małą skalę, a w naszym środowisku tak się zwyczajowo przyjęło.

We wszystkich przypadkach ważne jest nawiązanie osobistej relacji z przedsiębiorcą. Samo wysyłanie maila z ofertą nie wystarczy. Zawsze dziwię się jak przedstawiciele organizacji przeżywają mocno, że nikt się z nimi nie skontaktował, choć wysłali dużo maili z ofertą.

zobacz też w PORADNIK.NGO.PL: Sponsoring

Podpisanie pierwszej umowy jest w zasadzie początkiem współpracy z partnerem biznesowym. Podkreślam początkiem, a nie końcem.

W stosunku do partnera mamy obowiązki: informowanie o zmianach w projekcie, jeśli takie występują, wywiązanie się ze świadczeń (np. reklamowych) zawartych w umowie, opracowanie sprawozdania.

Najważniejsza jest zasada partnerstwa i tak też traktujemy biznes. Nie występujemy z pozycji żebraka, ale partnera. Nie stawiamy się w niższej pozycji, ale też maksymalnie rzetelnie przykładamy do zawartych umów. W naszym interesie jest zachowanie profesjonalizmu i utrzymanie równowagi w relacji. Dzięki temu mamy szansę na budowanie długotrwałych relacji i zwiększamy szansę na realizację naszej misji.

Maria Olszewska – fundraiserka praktyk. Od 2011 r. szkoli z zakresu fundraisingu i crowdfundingu organizacje pozarządowe z Polski oraz innych krajów Europy w językach polskim, angielskim i włoskim. Prowadzi firmę doradczą MjjO. Ma doświadczenie w pracy z małymi organizacjami działającymi lokalnie, jak i zsieciowanymi, które mają swoje oddziały w wielu krajach.