Publicystyka - ngo.pl

Najczęściej projekt zaczyna się od dobrego pomysłu i energii po podpisaniu umowy, ale po kilku tygodniach plan zderza się z rzeczywistością. Harmonogram się sypie, budżet przestaje się spinać, odpowiedzialności są niejasne, a na końcu pojawia się gorączkowe zbieranie dokumentów do sprawozdania i poczucie, że mogło być lepiej.

Problem nie leży w braku kompetencji ani zaangażowania. Problem leży w tym, że zarządzanie projektami to umiejętność, której też trzeba się nauczyć. Nie wystarczy mieć dobre intencje i chęci. Potrzebna jest metoda, struktura i świadomość tego, co dzieje się na każdym etapie projektu. Nie trzeba w tym celu od razu certyfikować się na managerów projektów. Wystarczy zrozumieć podstawowe zasady i zacząć je stosować.

Przed wdrożeniem jakiekolwiek narzędzia czy metodyki, warto spojrzeć na kulturę organizacji. To ona decyduje o tym, czy nawet najlepiej zaplanowany projekt ma szansę powodzenia, czy wręcz przeciwnie, utonie w chaosie i frustracji zespołu.

Zdrowa kultura organizacyjna opiera się na kilku filarach:

• wspólnej wizji, dzięki której cele organizacji i motywacje ludzi są spójne,
• zaufaniu i poczuciu bezpieczeństwa, które pozwalają mówić otwarcie, próbować nowych rzeczy i przyznawać się do błędów bez lęku,
• docenianiu wkładu, czyli zauważaniu pracy innych,
• jasnej komunikacji i przejrzystości decyzji, dzięki którym wszyscy mają dostęp do tych samych informacji.

Kiedy słyszymy o metodykach zarządzania projektami, często myślimy o korporacjach i skomplikowanych certyfikacjach. Tymczasem metodyka to po prostu uporządkowany sposób myślenia o projekcie, zestaw zasad i narzędzi, które pomagają zespołowi maksymalizować szanse na sukces. I chociaż w małych organizacjach nie potrzebujemy pełnego wdrożenia tych rozwiązań, warto je znać i świadomie czerpać z nich to, co nam służy.

Świat zarządzania projektami oferuje wiele metodyk. Dwie najbardziej popularne to:

• Podejście kaskadowe (waterfall) – projekt jest podzielony na jasno określone fazy, które następują jedna po drugiej – najpierw planujemy wszystko do końca, potem realizujemy według planu, potem raportujemy.
• Podejście zwinne (agile) – zakłada natomiast iteracyjność (robienie czegoś w kółko, krok po kroku, żeby było coraz lepsze), dostarczamy działające fragmenty produktu regularnie, monitorujemy i dostosowujemy plan na bieżąco. Agile powstał w środowisku programistów, którzy zauważyli, że nie da się zaplanować od początku do końca skomplikowanego oprogramowania jak budowy domu.

Dla większości projektów w NGO, które realizowane są z grantów, podejście kaskadowe jest narzucone przez samą formę finansowania. Składacie wniosek z harmonogramem i budżetem, dostajecie pieniądze, realizujecie według planu, raportujecie. Nie możecie nagle zmienić celu projektu, bo „w trakcie wyszło, że beneficjenci potrzebują czegoś innego”. Możecie natomiast stosować elementy zwinności w ramach poszczególnych działań.

W praktyce organizacji można wykorzystywać podejścia oparte na standardach PMI (Project Management Institute), PRINCE2 lub PCM (Project Cycle Management). Ta ostatnia metodyka, rekomendowana przez Komisję Europejską, została stworzona z myślą o projektach realizowanych z zewnętrznych źródeł finansowania. Jest darmowa i dostępna, a jej etapy – planowanie, identyfikacja, opracowanie, finansowanie, wdrażanie, ewaluacja i audyt – pokrywają się z logiką, którą narzucają nam grantodawcy.

Dla organizacji pozarządowych najciekawsze jest to, że możemy łączyć te podejścia. Projekt jako całość może być zarządzany kaskadowo (bo grant tego wymaga), ale poszczególne produkty – strona internetowa, gra planszowa, aplikacja mobilna, materiały edukacyjne – mogą powstawać w sposób zwinny.

Załóżmy, że tworzymy grę edukacyjną o zmianach klimatu. Zamiast przez pół roku projektować ją w tajemnicy, możemy co miesiąc testować kolejne wersje z grupą młodzieży, zbierać opinie i poprawiać. Wtedy mamy pewność, że finalny produkt naprawdę odpowiada na potrzeby odbiorców, a nie tylko na nasze wyobrażenia o tych potrzebach.

Kolejnym ważnym aspektem na etapie planowania jest zarządzanie ryzykiem. Brzmi poważnie, ale w praktyce to po prostu myślenie „co może pójść nie tak?”.

Najczęstsze rodzaje ryzyka w projektach organizacji to:

• ryzyko technologiczne (narzędzie, z którego chcecie korzystać, przestanie działać lub podrożeje, zespół nie został wystarczająco przeszkolony);
• ryzyko związane z zarządzaniem (kluczowa osoba w zespole odejdzie, źle oszacujecie czas potrzebny na dane zadanie);
• ryzyko organizacyjne (nagle zabraknie wam budżetu na coś, o czym nie pomyśleliście, partner wycofa się ze współpracy);
• ryzyko zewnętrzne (zmienią się przepisy prawne, wybuchnie pandemia, grantodawca zmieni wymogi sprawozdawcze).

Nie chodzi o to, żeby sparaliżować się strachem. Chodzi o to, żeby mieć plan B. Zarządzanie ryzykiem to świadome, z góry zaplanowane myślenie o niepewności. Ryzyko nie jest ani dobre, ani złe, to po prostu chwila niepewności, moment, gdy nie wiemy na pewno, co się stanie, a potencjalne wyniki mogą być pozytywne lub negatywne.

Prosty szablon do zarządzania ryzykiem może wyglądać tak jak w poniższym przykładzie:

Kurs Zarządzanie projektami w organizacji społecznej. Wprowadzenie wyposaży Cię w pojęcia, podstawowe koncepcje i idee z dziedziny zarządzania projektami. Pozwoli na dalszą samodzielną eksplorację wybranych obszarów i metodologii. Pomoże także zredukować obawy przed podjęciem się realizacji projektu w myśl zasady, że najbardziej boimy się tego, czego nie znamy.

Podczas kursu:

• rozwiniesz wiedzę i świadomość o tym, jaką wartość ma przyjęcie pewnej strategii zarządzania projektami;
• dowiesz się, jakich używać narzędzi, jakich technik, jakich zasobów do tego, żeby ułatwić sobie pracę w zarządzaniu projektami.

Prowadzenie projektów w organizacji to trudna sztuka. Z jednej strony musicie być elastyczni i reagować na potrzeby beneficjentów. Z drugiej jesteście związani wymogami grantodawców, harmonogramami, budżetami, sprawozdawczością. Pracujecie często z małymi zespołami, ograniczonymi zasobami i w warunkach dużej niepewności.

Dlatego nie chodzi o to, żeby robić wszystko idealnie. Chodzi o to, żeby robić świadomie. Żeby wiedzieć, na jakim etapie projektu jesteście, co przed wami, jakie są ryzyka i jak na nie reagować. Aby, gdy coś pójdzie nie tak, mieć punkt odniesienia i móc szybko wrócić na właściwy kurs.

Zarządzanie projektami w NGO nie może być kalką rozwiązań korporacyjnych, bo działamy w innym kontekście, z innymi zasobami i celami. To jednak nie znaczy, że powinniśmy działać intuicyjnie, bez żadnej metodyki. Znajomość różnych podejść – od waterfall po agile – pozwala świadomie wybierać narzędzia dopasowane do konkretnego projektu. Zarządzanie ryzykiem przestaje być abstrakcją, gdy zrozumiemy, że to po prostu sposób na uniknięcie nieprzyjemnych niespodzianek. A dbałość o kulturę organizacyjną to inwestycja, która zwraca się w każdym kolejnym projekcie, bo ludzie chcą ze sobą pracować, ufają sobie i wspólnie dążą do celu.

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!