Zdalność wkracza wielkimi krokami do organizacji pozarządowych. Czy tradycyjne biura z komputerami na biurkach zastąpione zostaną platformami internetowymi i aplikacjami? Władze stowarzyszeń i fundacji z dozą dużej nieufności podchodzą do trwałej zmiany formuły działania. Czy słusznie? Z Rafałem Bojarskim, prawnikiem i wiceprezesem Zarządu Stowarzyszenia Inicjatywa Obywatelska Pro Civium rozmawia Agnieszka Wiatr, Rzecznik Prasowa organizacji.
Agnieszka Wiatr: – Zdalnie, to trochę brzmi podejrzanie…?
Rafał Bojarski: – Zdalnie brzmi: nowocześnie, z wykorzystaniem technologii na miarę XXI wieku, ale przede wszystkim zdecydowanie taniej, jeżeli chodzi o koszty prowadzenia organizacji pozarządowej
Upieram się jednak, że organizacja bez lokalu do przyjęć np. interesantów czy spotkań z partnerami, to raczej utrudnienie w działaniu.
– Zależy dla kogo. W świecie nowoczesnych narzędzi zdalnych, w którym czas gra dla każdego z nas rolę najistotniejszą, tradycyjne spotkanie przy kawie, to dodatkowy czas na dojazdy, kłopot z miejscem do parkowania, czasami brakujący na spotkaniu dokument, powrót ze spotkania, koszty benzyny, trudność z ustaleniem terminu. Spotkanie zdalne eliminuje wszystkie te przeszkody, pozwala w bardziej komfortowych, bo własnych, warunkach i bez wydzierania ze swojego dnia godzin na spotkanie, ustalić to wszystko, co ustalić można również na żywo, podczas spotkania bezpośredniego. Dla organizacji, której, co do zasady, doskwiera brak środków, to także oszczędność na kosztach lokalu, dojazdów, itd
Bardzo akcentuje Pan kwestie finansowe. Czy one są najważniejsze w prowadzeniu organizacji?
– I tak, i nie, zależy, jaki cel stawia sobie stowarzyszenie, czy fundacja. Oszczędność na lokalu, energii, wodzie, ogrzewaniu, to więcej pieniędzy na działania statutowe i rozwój kompetencji własnych wolontariuszy. Wolimy na to wydatkować, niż na prąd i czynsz.
Wolontariusze. A jak z ich motywacją do świadczenia wolontariatu w miejscu, w którym nie można się spotkać, zżyć, lepiej poznać? To chyba minus organizacji zdalnej?
– I znowu wszystko zależy od celu działalności. Przez prawie 7 lat nie zauważyliśmy utraty motywacji do działania ze względu na akurat sposób funkcjonowania stowarzyszenia. Za to możemy mieć wolontariuszy z każdego miejsca w Polsce, a to już jest wymierny zysk. Jeżeli NGOs nastawiony jest na rozwój swojej kadry i potrafi dostosować styl pracy organizacji do możliwości czasowych swoich działaczy, to zdalność należy traktować w kategorii in plus.
Dostosować stowarzyszenie do wolontariusza? Brzmi utopijne. Organizacja jedna, a wolontariuszy kilkudziesięciu. Jak to pogodzić?
– To akurat niezwykle proste. Trzeba zbudować strukturę administracyjną, w której każdy, w zależności od dysponowania wolnym czasem, znajdzie dla siebie miejsce, coś do robienia. Np. u nas powołaliśmy m.in. dyrektora ds. edukacji. Zarządza dwoma sekcjami. Sekcjami natomiast koordynatorzy i ich zastępcy. W ramach sekcji działają zespoły z ich liderami na czele. Każdy zespół zajmuje się wydzielonym tematem, np. obsługą social mediów organizacji. Przyjmując kogoś dajemy mu pełny obraz zadań i możliwości, co do formuły ich realizacji. I tak, np. psycholog, który robi studia podyplomowe i pracuje zawodowo zgłasza, że może tylko na stałe przyjąć jednego beneficjenta do obsługi. Dostaje taki przydział i pod siebie - z podopiecznym ustala zasady współpracy. Świadczy więc wolontariat wtedy kiedy może, oszczędza czas na dojazdy w obie strony. Ktoś inny może tylko sporadycznie działać. Otrzymuje rolę wsparcia interwencyjnego. Gdy psycholog główny nie może - do akcji wkracza ten dyżurny. A przez brak umiejscowienia możemy współpracować ze znacznie większą ilością ludzi niż działając stacjonarnie. To chyba oczywiste.
A zatem każdy wykonuje ściśle powierzone i ustalone z nim zadania?
– Tak, na to pozwala zdalność. Swoją robotę może zrobić nawet w nocy, zawsze korzysta ze wsparcia koordynatora a ten dyrektora. Zawsze jest ktoś na zastępstwo. I nadal nie ma kosztów. I każdy racjonalnie dzieli się swoim czasem, a ten przeznaczony na wolontariat wykorzystuje w pełnym wymiarze na jego świadczenie.
A jak owa zdalność przekłada się na zaufanie osób potrzebujących wsparcia do takiej organizacji?
– Znakomicie. Jeśli miesięcznie przeprowadzamy minimum 100 konsultacji, czy tyle samo udzielamy porad, jeżeli na bieżąco wspieramy kilkadziesiąt osób w ich sprawach sądowych, to znaczy, że z zaufaniem ludzi do organizacji zdalnej nie ma problemu. Zresztą, dziś rzeczywistość, to ta wirtualna. Dobre social media, intuicyjna strona internetowa, takie narzędzia jak Google Workspace, infolinia z wirtualną centralą, chat kanały i formularze interaktywne dają wybór formy otrzymania wsparcia. Pozwalają też wygospodarować czas na poradę, oszczędzają go i środki na dotarcie, dają komfort rozmowy, a pod ręką są zawsze wszystkie dokumenty. Myślę, że to dość przekonujące argumenty do stacjonarnych wizyt, gdzie trzeba się umówić na termin, dotrzeć do miejsca, wiele razy także czekać na swoją kolej, wrócić do domu. Ale to nie wszystko. Zdalność i technologie dają możliwość np. wsparcia kompleksowego. Osoba w przemocy, w kontakcie interwencyjnym, może jednocześnie ustalać dalsze kroki z prawnikiem i psychologiem. Stacjonarnie doprowadzić do spotkania w taką trójkę graniczy z cudem. Zdalnie, to kwestia kilku minut i potrzeby chwili.
Wróćmy jeszcze do kadry. W Pro Civium bardzo wielu wolontariuszy, to przedstawiciele pokolenia Z. Z natury mało cierpliwego, z problemami skupienia się na jednym zadaniu, z wrodzonym brakiem motywacji do stałego działania, tym bardziej, za darmo. Jak, to robi Pro Civium, że ci ludzie trwają w organizacji?
– Są i piastują różne odpowiedzialne funkcje, warto dodać. Co więcej, gros z nich to nasi byli praktykanci, którzy po zrealizowaniu praktyk zawodowych zostają w Pro Civium na wolontariacie, czasem przechodząc na członkostwo. O ludzi młodych trzeba dbać szczególnie. U nas to system nagradzania, ustalona ścieżka rozwoju administracyjnego, możliwość samorozwoju poprzez finansowanie, dofinansowanie kursów i szkoleń. Zjazdy stacjonarne i zdalne, podejmowanie tematów im bliskich, powierzeni funkcji decyzyjnych ich rówieśnikom. To działa. Plus atmosfera. Musi w niej być to coś, co ich przyciąga i zatrzymuje na dłużej oraz skłania do działania na rzecz innych ludzi.
Finansowanie szkoleń? Kursów? Nagrody? A skąd na to fundusze?
– No właśnie ze zdalności. Zamiast płacić za czynsz, zamiast wydawać środki na opłaty, inwestujemy w ludzi. Do tego, patrząc na wymogi rynku pracy i wymagania technologiczne przy działaniu online - to także praktyka pracy na nowoczesnych narzędziach, tj. komunikatorach, platformach, kanałach, w aplikacjach. Jednym słowem, to wszytko, co jest istotne w dossier młodego pracownika. U nas to mają, uczą się korzystać. Skąd środki? Także z projektów dotowanych. Oczywiście każdy otrzymuje należne mu wynagrodzenie, ale każdy odprowadza 5 procent swojego zarobku na cele wspólne. Właśnie szkolenia, wydarzenia, działania statutowe. Ten mechanizm również bardzo konsoliduje młodych ludzi, a w zasadzie wszystkich nas.
A współpraca instytucjonalna w wersji online?
– Również ułatwiona. W tym roku podpisaliśmy np. już pięć umów z ośrodkami akademickimi od morza po góry. Zdalnie. Sądzę, że stacjonarnie byłoby to niemożliwe ze względu choćby na koszty i czas, który trzeba byłoby zaangażować na wyprawę np. do Jaworzna, czy Gdańska. Nie widzę również problemów w kontaktach typowo instytucjonalnych. Wręcz przeciwnie, wypracowana zdalność daje nam możliwość uczestniczenia w rozprawach sądowych, spotkaniach z np. Rzeczniczką Praw Dziecka, czy Rzecznikiem Praw Obywatelskich. Instytucje również uczą się zdalność. Będzie nieodzowna w niedalekiej przyszłości… Dzięki zdalności wielu naszych wolontariuszy uczestniczy w wielu wydarzeniach, a to znowu równa się zdobywanie doświadczenia, obycie w interakcjach.
A nie brakuje Wam spotkań w biurze, wspólnej kawy, narady?
– Narady mamy zdalne, czasem o porach dziwnych, bo tak pasuje wszystkim. Kawę wolę wypić w domu w fotelu podczas rozmowy z kolegą z organizacji na platformie internetowej. A głód spotkania zaspakajamy organizując raz, dwa razy w roku kilkudniowe zjazdy w Poznaniu, Warszawie, Gdańsku lub Krakowie. Skąd na to pieniądze - mówiłem wcześniej. Zresztą, w ramach rachunku sumienia - ile dziś petentów korzysta z biura organizacji dziennie? Dwóch? Trzech? A może aż pięciu? Z naszego zdalnego biura korzysta przynajmniej 20., czasem więcej i w różnym zakresie. To argument chyba najistotniejszy.
A jakaś wada braku stacjonarności? Diabeł tkwi w szczegółach…?
– Tak na szybko, trudno coś znaleźć. Po głębszym namyśle - trzeba mieć miejsce na archiwum. Tak, to ważne i przy zdalności nieco kłopotliwe.
Jak ten problem rozwiązało Pro Civium?
– Osobne pomieszczenie, wydzielone i odpowiednio zabezpieczone u jednego z członków Zarządu. Ludzie mieszkają w domach jednorodzinnych, miejsce się zawsze znajdzie. Krzesła, stół i ekspres do kawy nadal zbędne. Każdy ma w domu.
Dziękuję za rozmowę.
więcej o Stowarzyszeniu na: www.stopstygmatyzacji.pl, www.prawadlakobiet.pl, www.prawodoporady.pl
