Publicystyka - ngo.pl

Szesnaście wskazówek dla organizacji realizujących projekty (do)finansowane z samorządowych środków publicznych:

1. Jeszcze raz uważnie przeczytajcie wniosek oraz umowę dotacyjną. Powinny je znać wszystkie osoby, które będą zaangażowane w realizację projektu (np. księgowość, koordynator, szef).

UWAGA! Wszelkie zmiany powinny być zgłoszone na piśmie. Zmiany, które dotyczą realizacji umowy, wymagają zawarcia pisemnego aneksu – pod rygorem nieważności.

3. Waszą osobą do kontaktu w sprawie zadania jest urzędnik wskazany w umowie.

4. Jeśli wasz harmonogram jest ogólny (bez dat dziennych) – informujcie o datach dziennych wydarzeń opiekującego się waszym projektem urzędnika – z wyprzedzeniem.

5. Osoba odpowiedzialna za wydawanie pieniędzy z dotacji powinna bardzo dobrze znać budżet oraz harmonogram projektu. Te dwa elementy są ściśle ze sobą powiązane. Wydatki powinny być dokonane w czasie wyznaczonym logiką działań – np. materiały dla uczestników spotkania należy kupić przed tym spotkaniem, a nie na zamknięcie projektu. Upewnijcie się, że planowane wydatki są kosztem kwalifikowanym. Po pierwsze, wydatki muszą „mieścić się” merytorycznie w planowanym budżecie – np. w pozycji „wynagrodzenia trenerów” nie rozlicza się zakupu długopisów. Po drugie, sprawdźcie, czy Urząd nie ograniczył możliwości ponoszenia pewnego rodzaju kosztów (informacja o szczególnych ograniczeniach w tym zakresie powinna być udzielona podczas podpisywania umowy, a wcześniej zawarta w ogłoszeniu konkursowym).

6. Pamiętajcie o ograniczeniu związanym ze zlecaniem realizacji części projektu innym podmiotom prawnym (potocznie nazywanym „podwykonawstwem”). Można kupować usługi od innych podmiotów, jednak jeśli stanowią one koszty merytoryczne, to tylko wtedy, jeśli wcześniej były zgłoszone w ofercie lub aktualizacji oferty (przed podpisaniem umowy). Usługi techniczne lub specjalistyczne powiązane z realizacją zadania (np. zamówienie cateringu na spotkanie, druk) nie muszą być wcześniej zgłaszane.

7. Pamiętajcie o ograniczeniu związanym z kupowaniem sprzętu lub innych przedmiotów. Z dotacji zazwyczaj nie mogą być kupowane tzw. środki trwale, tj. przedmioty o wartości powyżej 3500 zł brutto.

8. Wydatki finansowane zarówno z dotacji, jak i z wkładu własnego muszą być „udokumentowane”. W praktyce oznacza to, że każdy wydatek musi być potwierdzony dokumentem księgowym (fakturą, rachunkiem, rachunkiem do umów o dzieło i umów zleceń, listą płac lub tzw. delegacją czyli rozliczeniem podróży służbowej). Również praca społeczna i świadczenia wolontariuszy powinny być potwierdzone porozumieniami, umowami lub ewidencją czasu pracy. Wkład rzeczowy jest poświadczany w sprawozdaniu oświadczeniem, które stanowi załącznik do sprawozdania.

UWAGA! Paragony nie mogą być podstawą rozliczenia!

UWAGA! Oszacowany wkład rzeczowy i osobowy może być rozliczany, jednak w granicach wskazanych w ogłoszeniu konkursowym i umowie.

9. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być odpowiednio opisane (zadekretowane) według wzoru, który dostaniecie w Urzędzie.

10. Wszystkie wydatki z projektu (zadania) muszą być zaksięgowane na wydzielonym koncie księgowym. Dotyczy to wkładu własnego oraz dotacji. W przypadku organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję wydatki z zadania muszą być wydzielone w inny sposób.

11. W rozliczeniach pamiętajcie o tym, że pozycje w kosztorysie mogę być „przesuwane” o 10% wartości poszczególnej – szczegóły są zawarte w umowie.

12. Pamiętajcie, że w umowach wieloletnich nie można przesuwać pieniędzy między latami.

13. Dbajcie o dokumentację merytoryczną działań – różne działania wymagają różnego rodzaju dokumentów (np. listy obecności, ankiety, zdjęcia, scenariusze warsztatów, plakaty, ulotki). Zastanówcie się przed rozpoczęciem projektu, jak to powinno wyglądać u Was i poinformujcie o tym osoby, które będą przeprowadzały poszczególne działania. Systematycznie gromadźcie wszystkie dokumenty potwierdzające, że coś się zdarzyło, coś zostało zrobione. Przydadzą się podczas ewentualnej kontroli i bardzo ułatwią sporządzenie sprawozdania.

14. Pamiętajcie o zobowiązaniach dotyczących informowania o (do)finansowaniu projektu przez samorząd warszawski. Na materiałach umieszczajcie stosowne logotypy, zawsze zgodnie z wytycznymi! Informacja o tym jest zawarta w umowie.

15. Macie 30 dni od daty zakończenia projektu na przygotowanie i złożenie sprawozdania. Kontrola może przyjść także później, dlatego obowiązkowo przechowujcie dokumentację finansową i merytoryczną przez 5 lat od zakończeniu projektu.

16. Na podstawie zapisów umowy dotacyjnej uzupełnijcie poniższe zdania i zapamiętajcie je (powieście w widocznym miejscu w biurze, siedzibie):

Koszty finansowane z dotacji mogę zacząć ponosić od dnia……………………..

Koszty finansowane ze środków własnych mogę zacząć ponosić od dnia……………………..

Ostatni przelew muszę zrobić przed dniem………………………….

(UWAGA! Dotyczy to również podatków od umów i składek od wynagrodzeń).

Termin zwrotu środków na rachunek wskazany w umowie mija dnia………..

To ważne terminy, których musicie przestrzegać, wydając pieniądze z dotacji. Ich przekroczenie spowoduje kłopoty z rozliczeniem dotacji i najczęściej konieczność zwrotu pieniędzy wydanych w niewłaściwych terminach!

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebujesz pomocy prawnej?
Zadaj pytanie: http://poradnik.ngo.pl/zapytaj.