Publicystyka - ngo.pl

Społeczeństwo informacyjne to takie, którego najważniejszą cechą jest generowanie, gromadzenie i obieg informacji. Powyższe aktywności odbywają się przy użyciu sprzętu komputerowego oraz Internetu; głównie za pomocą komunikatorów i mediów społecznościowych. Dane znajdujące się w obiegu mogą dotyczyć życia prywatnego, zawodowego lub wiadomości z kraju i ze świata – czynnikiem ograniczającym ich tematykę jest nasza wyobraźnia.

Dzięki internetowi informacje o wydarzeniach, zrzutkach i działaniach organizacji rozprzestrzeniają się znacznie szybciej, a zarządzanie procesami staje się łatwiejsze. Społeczeństwo świadome lokalnych inicjatyw chętniej bierze w nich udział, staje się lepiej zintegrowane i aktywne.

Pandemia wymusiła na nas odejście od stacjonarnych wydarzeń i trybu pracy, przyspieszając proces przenoszenia działań organizacji pozarządowych do przestrzeni cyfrowej (po roku pandemii 34% organizacji samorządowych prowadzi wszystkie działania lub ich większość w formie online ^[1]). Transformacja ta wymaga zmiany podejścia i doboru odpowiednich narzędzi.

Poniżej podpowiemy krok po kroku, które z nich świetnie sprawdzą się w pracy zdalnej oraz promowaniu swoich działań w Internecie.

Gdy rozpoczynacie zdalną pracę w zespole, musicie mieć narzędzia do efektywnego komunikowania się.

Slack jest łatwą w obsłudze, anglojęzyczną platformą do komunikacji, która umożliwia tworzenie podgrup oraz kanałów na potrzeby różnych zadań. Możecie w nim udostępniać pliki i zdjęcia. Jest wygodną alternatywą dla grup zakładanych na Messengerze, gdzie udostępniamy nasz profil prywatny

Microsoft Outlook to popularna, rozbudowana skrzynka pocztowa posiadająca dodatkowo funkcje zadań (lista To-Do) oraz kalendarza połączonego z Plannerem (o tym później).

Microsoft Teams oraz Zoom są programami umożliwiającymi wideokonferencje. Zoom w darmowej wersji pozwala na połączenie się maksymalnie 100 osób, przy spotkaniach trwających do 40 minut. MS Teams oprócz wideokonferencji oferuje także czaty, rozmowy głosowe, pracę na plikach dla osób korzystających z pakietu Office 365.

Wpadacie na rewelacyjny pomysł na nowe wydarzenie i niezwłocznie chcecie go zrealizować. Potrzebujecie narzędzi do organizacji swojej pracy oraz przydzielania zadań w obrębie zespołu. Pomogą wam w tym:

Trello to dostępne w języku polskim, łatwe w obsłudze narzędzie, w którym każde zadanie można rozpisać na wiele etapów, a następnie przenieść do następnej fazy jednym ruchem myszki. Pozwala ono na przypisywanie użytkowników do poszczególnych zadań.

Microsoft Planner to podobne do Trello narzędzie ułatwiające śledzenie postępów zadań, jego zaletą jest integracja z kalendarzem.

Microsoft Lists to narzędzie, które przyda się do zarządzania mniejszymi projektami i śledzenia postępów pracy. Posiada wiele bardzo przydatnych szablonów: finansowych, HR-owych, marketingowych oraz harmonogramów prac.

Asana jest bardzo rozbudowaną, płatną platformą do tworzenia i śledzenia zadań. Pozwala śledzić projekty według tematu lub terminu realizacji, przypisywać do nich osoby oraz organizować zadania na różne sposoby, zależnie od priorytetów czy stylu działania waszej organizacji.

Taskful oraz Microsoft To-Do (dostępny w ramach pakietu Office 365) ułatwią Wam organizację samodzielnej pracy. Zastąpią kartkę papieru, na której zapisujecie swoje zadania na dziś.

Kalendarze staną na straży ważnych terminów – nie przegapicie istotnego spotkania i utrzymacie wysoką produktywność.

Wspomniany wcześniej Microsoft Outlook posiada także funkcjonalność Kalendarza – umożliwia łatwe dodawanie i śledzenie wydarzeń, jest też zintegrowany z innymi rozwiązaniami Microsoft (Teams, Planner, To Do, Lists).

Jeżeli korzystasz z pakietu Google Workspace, w tej roli świetnie sprawdzi się również Google Calendar zintegrowany z Gmailem. Pozwala na automatyczne dodawanie wydarzeń, przypominanie o nadchodzących terminach, dodawanie zadań i celów do utworzonych wydarzeń.

Podczas spotkań z zespołem pada wiele szczegółowych informacji. Dobrze jest je notować, jeszcze lepiej bezpiecznie przechowywać zapiski w formie cyfrowej. Umożliwiają to następujące narzędzia:

OneNote to nieskomplikowane narzędzie do sporządzania notek, umożliwiające podkreślanie ważnych części tekstu, rysowanie na stronach, a także organizowanie dokumentów w foldery i udostępnianie ich współpracownikom. Zawiera również przydatne funkcje dla osób z niepełnosprawnościami np. czytnik immersyjny. Pomoże również rozwiązać zadania matematyczne. OneNote stanowi część pakietu Microsoft 365, który może być dostępny również bezpłatnie dla NGO. 

Sticky Notes, czyli aplikacja dostępna dla użytkowników Windows 10. Pozwala tworzyć notatki na kolorowych tłach i zamieszczać je w dowolnym miejscu na pulpicie.

Google Keep poza tradycyjną funkcją notatnika, posiada opcję transkrypcji mowy, umożliwia przypomnienia o ważnych terminach czy spotkaniach, a także organizację zdjęć czy dokumentów. Aplikacja jest zintegrowana z Google Drive.

Podczas pracy nad projektem tworzycie rozmaite pliki: prezentacje, skoroszyty, teksty. Chcecie, by były bezpieczne i każdy członek zespołu miał do nich wgląd. Wszystko to oferuje wam Google Drive – pierwsze 15 GB jest darmowe, płatna wersja umożliwia przechowywanie do 30 TB danych. Dobrą alternatywą dla Google Drive jest Microsoft OneDrive – z nim dzielenie się plikami stworzonymi przy pomocy pakietu Office jest jeszcze łatwiejsze. Obie te platformy posiadają funkcję ustawienia uprawnień zapraszanej osoby – może stać się oglądającym, komentującym lub edytującym plik.

LastPass – schowek do loginów i haseł, świetne rozwiązanie dla zapominalskich lub gdy z jednego konta w ramach firmy korzysta wielu użytkowników.

Grammarly – narzędzie sprawdzające poprawność językową tekstów pisanych po angielsku – nie tylko w plikach tekstowych. Zaznacza błędy i sugeruje poprawki, dostępne także w formie wtyczki do przeglądarki.

GetResponse – to kompleksowa platforma do email i online marketingu. Przygotowanie i wysyłka newsletterów, segmentacja bazy czy też automatyzacja wiadomości – to tylko kilka z funkcjonalności GetResponse.

Dzięki promocji świat dowie się o waszym projekcie. Powiadomicie swoją społeczność, a także zainteresujecie potencjalnych partnerów. Nie bójcie się korzystać z Facebooka, YouTube’a, Instagrama, a nawet TikToka – dotrzecie do znacznie szerszej publiczności. W celu promocji Waszej organizacji warto korzystać także z 

Google Ad Grants

 – organizacje spełniające określone kryteria mogą otrzymać miesięcznie 10 000 USD na reklamy w wyszukiwarce, które pojawią się na górze wyników w Google. Aby uzyskać możliwość korzystania z Google Ad Grants należy zgłosić się do programu 

Google dla organizacji non-profit

Sukces w pracy zdalnej to nie tylko kwestia odpowiednio dobranego sprzętu i palety programów – w dużej mierze zależy także od nas samych. Czasem łatwo pogubić się w funkcjonalnościach nowej aplikacji, w takich sytuacjach pomocne okażą się samouczki i tutoriale. Nie wahajmy się poprosić o pomoc pozostałych członków zespołu, jako że może nam zabraknąć rozmów w biurowej kuchni przy kawie – szczypta przyjacielskiej integracji jest nawet wskazana. 

Dobrze wybrać taką przestrzeń do pracy, która pozwoli nam się skupić. Pamiętajmy także o dobrej organizacji pracy, ustalmy sobie jej godziny i starajmy się ich trzymać, abyśmy mogli lepiej się zregenerować.

Przeniesienie działań fundacji i stowarzyszeń do sieci oraz zmiana trybu pracy na zdalny stały się koniecznością w dobie pandemii. Powyższe rozwiązania to nie tylko oszczędność czasu – to również zwiększenie zasięgu działania Waszej organizacji oraz przybliżenie do potencjalnych patronów i partnerów. Rozwój profili Waszej organizacji w mediach społecznościowych unowocześni ją w oczach odbiorców, a także sprawi, że wydacie się im bliżsi, przez większą dostępność informacji. Wolontariusze usłyszą o sprawie, dla której walczycie i wesprą was w realizacji celów.

^[1] https://api.ngo.pl/media/get/153916